Työsuhdeopas työnantajalle

Työsopimus kannattaa aina laatia kirjallisesti. Suullinen sopimus on nimittäin helposti altis jälkikäteisille erimielisyyksille, ja monesti työnantaja on tällöin heikommassa asemassa. Laadukas työsopimus voi pelastaa monelta riidalta sekä pienentää työnantajan riskejä. Samalla se on näyte työsuhteen ammattimaisesta hoidosta.

Työnantajan liikesalaisuuksien salassapidosta kannattaa aina sopia joko työsopimukseen otettavalla salassapitoehdolla tai erillisellä salassapitosopimuksella. Suositeltavaa on, että salassapitosopimus tehdään heti työsuhteen alkaessa.

Jos työntekijä käsittelee työssään yrityksen arkaluontoisia liikesalaisuuksia tai työntekijällä on pääsy tällaisiin tietoihin, on salassapitosopimus usein välttämätön. Mikäli työnantajan liikesalaisuudet paljastuvat esimerkiksi kilpailijoille, vahinko voi olla korvaamatonta. Salassapitosopimuksen olemassaolo ehkäisee väärinkäytöksiä jo itsessään.

Lakisääteisesti suojaa saavat vain liikesalaisuuden määritelmän täyttävät tiedot. Monet yrityksille arvokkaista tiedoista eivät kuitenkaan kriteeriä täytä. Lisäksi liikesalaisuuksia koskevien lakien soveltaminen on varsin epäselvää. Tämän takia salassapitosopimus on usein ensiarvoisen tärkeä. Salassapitosopimuksessa voidaan laajentaa liikesalaisuuden käsitettä ja määritellä salassapidettävät tiedot kulloisenkin tarpeen mukaan. Tällöin ei ole epäselvää, mitä tietoja salassapitovelvoite koskee.

Salassapitovelvoitteen rikkomisesta aiheutuneet vahingot ovat usein vaikeita näyttää toteen ja mitata rahassa. Nämä ongelmat ovat ohitettavissa, kun sovitaan riittävän suuruisesta sopimussakosta. Sopimussakko toimii myös pelotteena ja ehkäisee väärinkäytöksiä.

Johtajasopimuksella tarkoitetaan työsopimusta, joka solmitaan johtavassa asemassa olevan työntekijän kanssa. Johtajasopimukseen sisällytetään tyypillisesti enemmän työsuhde-etuja kuin tavanomaiseen työsopimukseen, mutta samalla myös kieltoja ja rajoituksia. Työnantajana sinun kannattaa kiinnittää huomiota etenkin seuraavista asioista sopimiseen.

1. Harkitse tarkkaan palkka ja erityisesti tulospalkkio

Johtajan palkan suuruudesta voidaan sopia vapaasti. Johtajan palkka on tyypillisesti työn vaativuuden ja vastuullisuuden vuoksi korkeampi kuin muiden työntekijöiden. Lähes poikkeuksetta johtajasopimuksen palkka sisältää myös jonkinlaisen tulospalkkion – näin johtajaa saadaan luontevammin ohjattua osakkeenomistajien edun mukaisesti. Jos johtajalla on tulospalkkio, kannattaa erikseen sopia, millä ehdoin siihen on oikeus työsuhteen päättymistilanteessa. Esimerkiksi vuosittaisen tulospalkkion osalta sovitaan tyypillisesti, että johtajalle maksetaan työsuhteen päättyessä tulospalkkiosta vain se osuus, joka vastaa johtajan työskentelyaikaa täysinä kuukausina kyseisen tilikauden aikana.

2. Tarkista, tuleeko johtajalle maksaa ylityökorvauksia

Johtajan työtä pidetään yleensä sellaisena itsenäisenä johtamistehtävänä, ettei siihen sovelleta työaikalakia, eikä johtajalle siten tarvitse maksaa lain mukaisia ylityökorvauksia. Pelkkä johtajan titteli ei kuitenkaan johda työaikalain soveltumattomuuteen – lain ulkopuolelle jääminen edellyttää, että johtajalla on tosiasiallisesti paljon valtaa ja vastuuta yrityksessä. Lisäksi edellytetään, että työntekijän työaikaa ei ennalta määritellä eikä työajan käyttöä valvota (ns. työaika-autonomia). Johtajasopimuksen palkan tulisikin olla sen verran korkea, että se kattaa myös mahdolliset ylityöt. Vaihtoehtoisesti johtajasopimuksessa voidaan sopia ylityökorvausten maksamisesta normaalien sääntöjen mukaisesti.

3. Mieti tarkkaan johtajasopimuksen irtisanomisaika

Johtaja on yritykselle tärkeä avaintyöntekijä, minkä vuoksi johtajasopimuksen irtisanomisessa kiinnitetään huomiota hieman eri seikkoihin kuin tavallisen työsopimuksen irtisanomisessa. Erityisesti johtajasopimuksen irtisanomisaika kannattaa pohtia tarkkaan. Vastuullisessa asemassa olevaa johtajaa on vaikea korvata, mikä puhuu pidemmän irtisanomisajan puolesta. Toisaalta esimerkiksi irtisanoutunutta johtajaa ei yleensä haluta pitää enää liiketoiminnan ytimessä. Monesti pitkien irtisanomisaikojen sijaan sovitaankin kiinteistä erokorvauksista (“kultainen kädenpuristus”), jotka tulevat maksettavaksi ilman työntekovelvoitetta.

! Toimitusjohtaja ei ole työsuhteessa yritykseen

Kannattaa huomata, että toimitusjohtajalle tehdään tavallisesti erillinen toimitusjohtajasopimus. Toimitusjohtajan asemassa on se erikoisuus, että juridisesti toimitusjohtaja on yrityksen toimielin eikä ole näin ollen työsuhteessa yritykseen. Koska kyse ei ole työsuhteesta, ei toimitusjohtajasopimukseen sovelleta pakottavaa työlainsäädäntöä. Toimitusjohtajasopimuksessa voidaan sopia siis varsin vapaasti esimerkiksi palkkauksesta, lomista, kilpailukiellosta ja irtisanomisehdoista.

Jos työntekijä on laiminlyönyt työsuhteesta johtuvien velvollisuuksiensa täyttämisen tai rikkonut niitä, ei työntekijää pääsääntöisesti saa irtisanoa ennen kuin hänelle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä.

Varoitus kannattaa antaa todisteellisesti eli käytännössä kirjallisesti. Jos työntekijä pitää myöhemmin irtisanoa ja irtisanomisperusteiden riittävyydestä syntyy kiistaa, on työnantajan etu, että työntekijän voidaan todistetusti olleen tietoinen toimintansa moitittavuudesta.

Varoituksen ja irtisanomisperusteen välillä on oltava asiallinen yhteys, minkä takia työnantaja ei voi irtisanomistilanteessa vedota varoitukseen, joka on annettu kokonaan toisella perusteella. Toisaalta jos työntekijän sopimusrikkomukset ilmentävät kaikki samanlaista piittaamattomuutta työnantajan ohjeista, aiempi varoitus voi mahdollistaa irtisanomisen.

Jos yritykseen soveltuu yhteistoimintalaki, tulee muutosneuvottelut (eli yt-neuvottelut) pitää tiettyjä organisaatiomuutoksia toteutettaessa. Lakia sovelletaan yrityksiin, joiden työsuhteessa olevien työntekijöiden määrä säännöllisesti on vähintään 20. Neuvottelut tulee nimenomaisesti kutsua koolle, ja kutsun niihin esittää työnantaja. Itse neuvotteluista kannattaa laatia pöytäkirja, joka toimii tarvittaessa todisteena siitä, miten neuvottelut ovat edenneet.

Muutosneuvottelujen tarkoitus on yhteisymmärryksessä kehittää yrityksen toimintaa ja työntekijöiden mahdollisuuksia vaikuttaa yrityksessä tehtäviin päätöksiin, jotka koskevat heidän työtään, työolojaan ja asemaansa yrityksessä. Tarkoituksena on myös tiivistää työnantajan ja henkilöstön välistä kommunikaatiota työntekijöiden aseman parantamiseksi ja heidän työllistymisensä tukemiseksi yrityksen toimintamuutosten yhteydessä.

Osa-aikaistamisella tarkoitetaan työntekijän työtuntien pysyvää vähentämistä. Työnantaja saa osa-aikaistaa työsuhteen ilman työntekijän suostumusta vain, jos työtä ei ole enää tarjolla vanhaa tuntimäärää. Työn tarpeen tulee olla vähentynyt olennaisesti ja pysyvästi. Osa-aikaistamisen perustetta arvioidaan näin samoista lähtökohdista kuin irtisanomista tuotannollisin ja taloudellisin perustein. Samoja periaatteita sovelletaan tilanteeseen, jossa työsuhde on jo valmiiksi osa-aikainen ja työtunteja vähennetään entisestään.

Osa-aikaistamisesta kannattaa ilmoittaa kirjallisella ilmoituksella, jotta sen sisällöstä ja ajankohdasta jää selkeä todiste. Ilmoituksen tiedoksiannon ajankohdalla on keskeinen merkitys, koska osa-aikaisuus tulee voimaan vasta irtisanomisajan pituisen ajan kuluttua.

Irtisanomisilmoitus on syytä antaa kirjallisena, koska työnantajan on tarvittaessa pystyttävä näyttämään, minkä sisältöinen irtisanomisilmoitus työntekijälle on annettu ja milloin. Kummankin osapuolen allekirjoittama irtisanomisilmoitus toimii todisteena siitä, että irtisanomisesta on annettu asianmukaisesti tieto työntekijälle. Tiedoksiannon ajankohdalla on keskeinen merkitys, koska irtisanomisaika alkaa kulua kyseisestä hetkestä.

Irtisanomisperusteet jaetaan oikeudellisesti 1) työntekijän henkilöön liittyviin perusteisiin sekä 2) taloudellisiin ja tuotannollisiin perusteisiin. Molemmissa tapauksissa irtisanominen voidaan tehdä vain asiallisesta ja painavasta syystä.

Irtisanomisperusteet

• Jos irtisanomisen syyt ovat työntekijään itseensä liittyviä, irtisanominen edellyttää työntekijän velvoitteiden olennaista rikkomista tai laiminlyöntiä. Irtisanomisperusteena voi olla myös työntekijän sairaudesta johtuva pysyvä ja olennainen työkyvyn aleneminen. Työntekijälle on lähtökohtaisesti annettava varoitus rikkeestä ennen työsopimuksen irtisanomista. Irtisanominen on tällöin mahdollista vain, jos moitittava menettely toistuu.

• Työntekijän irtisanominen on mahdollista ilman varoitusta, jos tarjottava työ on taloudellisista, tuotannollisista tai työnantajan toiminnan uudelleenjärjestelyistä johtuvista syistä vähentynyt olennaisesti ja pysyvästi. Työnantajalla on velvollisuus pyrkiä sijoittamaan tai kouluttamaan työntekijä toisiin tehtäviin ennen irtisanomista.

Jos työntekijää ollaan irtisanomassa henkilöön liittyvillä perusteilla, hänelle on lähtökohtaisesti varattava tilaisuus tulla kuulluksi ennen työsopimuksen irtisanomista. Jos kysymys on taas tuotannollisesta tai taloudellisesta irtisanomisperusteesta, tulee työntekijälle selvittää irtisanomisen perusteet ja vaihtoehdot. Erillistä selvitystä ei kuitenkaan tarvitse antaa, jos irtisanomisesta on käytävä muutosneuvottelut.

Työnantajalla on velvollisuus antaa työntekijälle kirjallinen työtodistus työsuhteen päätyttyä, jos työntekijä todistusta pyytää. Työtodistus on annettava, jos sitä pyydetään 10 vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä, tietyin edellytyksin sen jälkeenkin. Samoin edellytyksin työnantajan on annettava kadonneen todistuksen tilalle uusi.

Työtodistustyyppejä on kaksi

1. Niin sanottuun laajaan työtodistukseen kirjataan työsuhteen keston ja työtehtävien lisäksi arvio työntekijän suoriutumisesta työtehtävissään ja syy työsuhteen päättymiselle taikka työntekijän valinnan mukaan pelkästään jompikumpi jäljempänä mainituista.

2. Vaihtoehto on niin sanottu suppea työtodistus, jossa on ainoastaan työsuhteen kesto sekä kuvaus työntekijän suorittamista työtehtävistä.

Työntekijä saa päättää, onko työtodistus muodoltaan laaja vai suppea. Työntekijälle annetaan suppea todistus, jos hän ei muuta pyydä. Huomaathan siis varmistaa, että et kirjoita laajaa työtodistusta turhaan, ellei työntekijä sellaista halua. Hänellä on toisaalta oikeus saada myöhemmin pyynnöstä myös laaja työtodistus, vaikka olisi alun perin pyytänyt suppean version.