Työntekijän palkkaaminen – siivitä yrityksesi kasvuun onnistuneella rekrytoinnilla

Tilannekartoitus – onnistuneen rekrytoinnin kulmakivi

Seuraavaksi esitämme sinulle kysymyksiä tilanteestasi. Vastaaminen tapahtuu klikkaamalla sopivaa vastausvaihtoehtoa. Kysymyksiin vastaamisen jälkeen suosittelemme sinulle tilanteeseesi sopivaa rekrytointipolkua, jota seuraamalla onnistut rekrytoinnissa varmasti.

Missä asemassa työntekijä tulee olemaan?

• Ei-johtavassa asemassa

• Johtavassa asemassa

Millainen työaika työntekijällä tulee olemaan?

• Kiinteä (esim. 37,5 h/vko)

• Vaihteleva (esim. 0–20 h/vko)

Kiinteää työaikaa tekevän työntekijän palkkaaminen

1. Etsi sopiva työntekijä

Työntekijän palkkaaminen alkaa sopivan työntekijän etsimisellä. Näin rekrytointi tyypillisesti etenee:

• Päätä, millaisen työntekijän tarvitset: Määritä tuleva työnkuva ja pohdi, millaisen henkilön haluat tehtävään. Laadi aikataulu työntekijän palkkaamiselle.

• Hae työntekijää: Etsi potentiaalisia ehdokkaita verkostostasi ja laadi työpaikkailmoitus. Jaa ilmoitusta kanavissa, joissa oletat potentiaalisen työntekijäsikin viihtyvän.

• Haastattele työnhakijat: Käy hakemukset huolellisesti läpi ja haastattele potentiaalisimmat hakijat. Työhaastattelu on yrityksesi käyntikortti, joten mieti sen sisältö huolellisesti.

• Kontaktoi mahdolliset suosittelijat: Suosittelijoiden kontaktointi on oiva keino selvittää työnhakijan persoonaa ja työskentelytapoja tarkemmin. Olethan yhteydessä vain työnhakijan nimeämiin henkilöihin ja kysyttyäsi luvan hakijalta.

• Valitse työntekijä: Kohtele työnhakijoita tasapuolisesti ja valitse heidän joukostaan henkilö, joka soveltuu tehtävään parhaiten. Ilmoita muille hakijoille, ettei valinta kohdistunut heihin ja valmistaudu myös perustelemaan valintasi.

2. Laadi työsopimus

Hyvä työsopimus voi pelastaa monelta riidalta. Samalla se on näyte työsuhteen ammattimaisesta hoidosta. Tarpeisiisi sopivan työsopimuksen laadit helpoiten Docuen juristien suunnittelemalla työsopimusmallilla, joka ohjaa sinut kohta kohdalta laatimisprosessin läpi. Malli on kehitetty nimenomaan kiinteän työaikaehdon tilanteisiin. Voit laatia sillä kokoaikaisen tai osa-aikaisen, toistaiseksi voimassa olevan tai määräaikaisen työsopimuksen.

3. Laadi muut tarvittavat sopimukset

Jos yritykselläsi on kullanarvoisia liikesalaisuuksia, joihin työntekijä pääsee työssään käsiksi, laadi lisäksi salassapitosopimus. Aina salassapitosopimus ei riitä liikesalaisuuksien suojaamiseen, vaan tehdään myös kilpailukieltosopimus, jolla rajoitetaan työntekijän mahdollisuutta harjoittaa työnantajan kanssa kilpailevaa toimintaa työsuhteen jälkeen. Salassapitoa ja kilpailukieltoa kannattaa tehostaa erillisellä sopimussakolla, joka tulee maksettavaksi, jos työntekijä rikkoo sopimusta – riippumatta aiheutetun vahingon määrästä.

Tutustu lisäksi seuraaviin sopimuksiin, jotka ovat usein tarpeen työsuhteen alkuvaiheessa:

• Henkilöstökäsikirja

• Sopimus liukuvasta työajasta

• Etätyösopimus

• Työaikapankkisopimus

4. Hoida käytännön asiat

Työntekijän palkkaaminen edellyttää monien käytännön asioiden hoitamista ja ilmoitusten tekemistä oikeisiin paikkoihin. Muista hoitaa ainakin seuraavat kriittiset asiat:

• Rekisteröidy työnantajaksi: Sinun tulee ilmoittautua työnantajarekisteriin, jos toimit säännöllisenä työnantajana. Kriteeri täyttyy pääsääntöisesti silloin, kun maksat vakituisesti palkkaa vähintään kahdelle työntekijälle.

• Ota tarvittavat vakuutukset: Sinun on otettava työntekijälle vähintään lakisääteiset vakuutukset, joita ovat työeläkevakuutus sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus. Voit valita vakuutusyhtiön, josta hankit vakuutukset.

• Hoida työterveyshuolto: Olet velvollinen järjestämään työntekijälle vähintään ehkäisevän työterveyshuollon. Voit hankkia työterveyspalvelut joko yksityiseltä tai julkiselta palveluntarjoajalta.

• Järjestä palkkahallinto: Jos sinulla on kirjanpitäjä, sovi hänen kanssaan uuden työntekijän palkanmaksusta. Jos sinulla ei ole kirjanpitäjää, selvitä, miten hoidat palkanmaksun ja ennakonpidätyksen oikein.

• Hanki tarvittavat työvälineet: Hanki työntekijän tarvitsemat työvälineet ja käyttöoikeudet etukäteen siten, että ne ovat hänen käytettävissään ensimmäisenä työpäivänä.

5. Perehdytä työntekijä tehtäväänsä

Uuden työntekijän perehdyttäminen tehtäväänsä on vähintään yhtä tärkeää kuin sopivan työntekijän löytäminen. Mieti, minkälaista perehdytystä työntekijä tarvitsee ja miten se toteutetaan. Perehdytyksessä kannattaa käydä läpi ainakin seuraavat seikat:

• Yrityksen missio, visio ja arvot

• Työntekijän tehtävänkuva

• Tärkeimmät työsuhdeasiat (esim. työaika ja sen seuranta)

• Keinot työn turvallisuuden ja terveellisyyden tukemiseksi

Pohdi myös, miten voit jatkaa työntekijän tukemista perehdytyksen jälkeen. Esimerkiksi työtehtävien tai -menetelmien muuttuessa on tärkeää opastaa työntekijä uusiin asioihin.

Vaihtelevaa työaikaa tekevän työntekijän palkkaaminen

1. Etsi sopiva työntekijä

Työntekijän palkkaaminen alkaa sopivan työntekijän etsimisellä. Näin rekrytointi tyypillisesti etenee:

• Päätä, millaisen työntekijän tarvitset: Määritä tuleva työnkuva ja pohdi, millaisen henkilön haluat tehtävään. Laadi aikataulu työntekijän palkkaamiselle.

• Hae työntekijää: Etsi potentiaalisia ehdokkaita verkostostasi ja laadi työpaikkailmoitus. Jaa ilmoitusta kanavissa, joissa oletat potentiaalisen työntekijäsikin viihtyvän.

• Haastattele työnhakijat: Käy hakemukset huolellisesti läpi ja haastattele potentiaalisimmat hakijat. Työhaastattelu on yrityksesi käyntikortti, joten mieti sen sisältö huolellisesti.

• Kontaktoi mahdolliset suosittelijat: Suosittelijoiden kontaktointi on oiva keino selvittää työnhakijan persoonaa ja työskentelytapoja tarkemmin. Olethan yhteydessä vain työnhakijan nimeämiin henkilöihin ja kysyttyäsi luvan hakijalta.

• Valitse työntekijä: Kohtele työnhakijoita tasapuolisesti ja valitse heidän joukostaan henkilö, joka soveltuu tehtävään parhaiten. Ilmoita muille hakijoille, ettei valinta kohdistunut heihin ja valmistaudu myös perustelemaan valintasi.

2. Laadi työsopimus

Näin laadit helpoiten: Hyvä työsopimus voi pelastaa monelta riidalta. Samalla se on näyte työsuhteen ammattimaisesta hoidosta. Tarpeisiisi sopivan työsopimuksen laadit helpoiten Docuen juristien suunnittelemalla nollatuntisopimuksen mallilla, joka ohjaa sinut kohta kohdalta laatimisprosessin läpi.

Muista vaihtelevan työajan sopimuksen erityispiirteet: Saat solmia nollatuntisopimuksen tai muun vaihtelevan työajan työsopimuksen vain, jos työvoiman tarpeesi todellisuudessa vaihtelee. Jos teet tällaisen työsopimuksen, sinun tulee:

• kirjata sopimukseen, missä tilanteissa ja missä määrin sinulle syntyy työvoiman tarvetta sekä minä viikonpäivinä ja kellonaikoina voit teettää työtä ilman työntekijän kutakin kertaa varten antamaa suostumusta;

• antaa ja myös maksaa työntekijälle työtunnit sopimuksessa sovittujen määrien mukaan;

• tarkastella vähintään 12 kuukauden välein työaikaehdon toteutumista ja määritellä tarvittaessa vähimmäistyöaika korkeammaksi, jos työntekijä suostuu uuteen työaikaehtoon;

• työntekijän pyynnöstä selvittää kirjallisesti tarjolla olevan työn vähentymisen syyt, jos nollatuntisopimuksessa lopetat työn tarjoamisen kokonaan.

3. Laadi muut tarvittavat sopimukset

Jos yritykselläsi on kullanarvoisia liikesalaisuuksia, joihin työntekijä pääsee työssään käsiksi, laadi lisäksi salassapitosopimus. Aina salassapitosopimus ei riitä liikesalaisuuksien suojaamiseen, vaan tehdään myös kilpailukieltosopimus, jolla rajoitetaan työntekijän mahdollisuutta harjoittaa työnantajan kanssa kilpailevaa toimintaa työsuhteen jälkeen. Salassapitoa ja kilpailukieltoa kannattaa tehostaa erillisellä sopimussakolla, joka tulee maksettavaksi, jos työntekijä rikkoo sopimusta – riippumatta aiheutetun vahingon määrästä.

Tutustu lisäksi seuraaviin sopimuksiin, jotka ovat usein tarpeen työsuhteen alkuvaiheessa:

• Henkilöstökäsikirja

• Sopimus liukuvasta työajasta

• Etätyösopimus

• Työaikapankkisopimus

4. Hoida käytännön asiat

Työntekijän palkkaaminen edellyttää monien käytännön asioiden hoitamista ja ilmoitusten tekemistä oikeisiin paikkoihin. Muista hoitaa ainakin seuraavat kriittiset asiat:

• Rekisteröidy työnantajaksi: Sinun tulee ilmoittautua työnantajarekisteriin, jos toimit säännöllisenä työnantajana. Kriteeri täyttyy pääsääntöisesti silloin, kun maksat vakituisesti palkkaa vähintään kahdelle työntekijälle.

• Ota tarvittavat vakuutukset: Sinun on otettava työntekijälle vähintään lakisääteiset vakuutukset, joita ovat työeläkevakuutus sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus. Voit valita vakuutusyhtiön, josta hankit vakuutukset.

• Hoida työterveyshuolto: Olet velvollinen järjestämään työntekijälle vähintään ehkäisevän työterveyshuollon. Voit hankkia työterveyspalvelut joko yksityiseltä tai julkiselta palveluntarjoajalta.

• Järjestä palkkahallinto: Jos sinulla on kirjanpitäjä, sovi hänen kanssaan uuden työntekijän palkanmaksusta. Jos sinulla ei ole kirjanpitäjää, selvitä, miten hoidat palkanmaksun ja ennakonpidätyksen oikein.

• Hanki tarvittavat työvälineet: Hanki työntekijän tarvitsemat työvälineet ja käyttöoikeudet etukäteen siten, että ne ovat hänen käytettävissään ensimmäisenä työpäivänä.

5. Perehdytä työntekijä tehtäväänsä

Uuden työntekijän perehdyttäminen tehtäväänsä on vähintään yhtä tärkeää kuin sopivan työntekijän löytäminen. Mieti, minkälaista perehdytystä työntekijä tarvitsee ja miten se toteutetaan. Perehdytyksessä kannattaa käydä läpi ainakin seuraavat seikat:

• Yrityksen missio, visio ja arvot

• Työntekijän tehtävänkuva

• Tärkeimmät työsuhdeasiat (esim. työaika ja sen seuranta)

• Keinot työn turvallisuuden ja terveellisyyden tukemiseksi

Pohdi myös, miten voit jatkaa työntekijän tukemista perehdytyksen jälkeen. Esimerkiksi työtehtävien tai -menetelmien muuttuessa on tärkeää opastaa työntekijä uusiin asioihin.

Johtavassa asemassa olevan työntekijän palkkaaminen

1. Etsi sopiva työntekijä

Työntekijän palkkaaminen alkaa sopivan työntekijän etsimisellä. Näin rekrytointi tyypillisesti etenee:

• Päätä, millaisen työntekijän tarvitset: Määritä tuleva työnkuva ja pohdi, millaisen henkilön haluat tehtävään. Laadi aikataulu työntekijän palkkaamiselle.

• Hae työntekijää: Etsi potentiaalisia ehdokkaita verkostostasi ja laadi työpaikkailmoitus. Jaa ilmoitusta kanavissa, joissa oletat potentiaalisen työntekijäsikin viihtyvän.

• Haastattele työnhakijat: Käy hakemukset huolellisesti läpi ja haastattele potentiaalisimmat hakijat. Työhaastattelu on yrityksesi käyntikortti, joten mieti sen sisältö huolellisesti.

• Kontaktoi mahdolliset suosittelijat: Suosittelijoiden kontaktointi on oiva keino selvittää työnhakijan persoonaa ja työskentelytapoja tarkemmin. Olethan yhteydessä vain työnhakijan nimeämiin henkilöihin ja kysyttyäsi luvan hakijalta.

• Valitse työntekijä: Kohtele työnhakijoita tasapuolisesti ja valitse heidän joukostaan henkilö, joka soveltuu tehtävään parhaiten. Ilmoita muille hakijoille, ettei valinta kohdistunut heihin ja valmistaudu myös perustelemaan valintasi.

2. Laadi työsopimus

Hyvä työsopimus voi pelastaa monelta riidalta. Samalla se on näyte työsuhteen ammattimaisesta hoidosta. Tarpeisiisi sopivan työsopimuksen laadit helpoiten Docuen juristien suunnittelemalla johtajasopimusmallilla, joka ohjaa sinut kohta kohdalta laatimisprosessin läpi. Malli on tarkoitettu johtavassa asemassa työskenteleville työntekijöille, joilla ei ole työaikaa. Se sisältää kattavat ehdot esimerkiksi johtajan vastuisiin ja sitouttamiseen.

3. Laadi muut tarvittavat sopimukset

Jos yritykselläsi on kullanarvoisia liikesalaisuuksia, joihin työntekijä pääsee työssään käsiksi, laadi lisäksi salassapitosopimus. Aina salassapitosopimus ei riitä liikesalaisuuksien suojaamiseen, vaan tehdään myös kilpailukieltosopimus, jolla rajoitetaan työntekijän mahdollisuutta harjoittaa työnantajan kanssa kilpailevaa toimintaa työsuhteen jälkeen. Salassapitoa ja kilpailukieltoa kannattaa tehostaa erillisellä sopimussakolla, joka tulee maksettavaksi, jos työntekijä rikkoo sopimusta – riippumatta aiheutetun vahingon määrästä.

Tutustu lisäksi seuraaviin sopimuksiin, jotka ovat usein tarpeen työsuhteen alkuvaiheessa:

• Henkilöstökäsikirja

• Sopimus liukuvasta työajasta

• Etätyösopimus

• Työaikapankkisopimus

4. Hoida käytännön asiat

Työntekijän palkkaaminen edellyttää monien käytännön asioiden hoitamista ja ilmoitusten tekemistä oikeisiin paikkoihin. Muista hoitaa ainakin seuraavat kriittiset asiat:

• Rekisteröidy työnantajaksi: Sinun tulee ilmoittautua työnantajarekisteriin, jos toimit säännöllisenä työnantajana. Kriteeri täyttyy pääsääntöisesti silloin, kun maksat vakituisesti palkkaa vähintään kahdelle työntekijälle.

• Ota tarvittavat vakuutukset: Sinun on otettava työntekijälle vähintään lakisääteiset vakuutukset, joita ovat työeläkevakuutus sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus. Voit valita vakuutusyhtiön, josta hankit vakuutukset.

• Hoida työterveyshuolto: Olet velvollinen järjestämään työntekijälle vähintään ehkäisevän työterveyshuollon. Voit hankkia työterveyspalvelut joko yksityiseltä tai julkiselta palveluntarjoajalta.

• Järjestä palkkahallinto: Jos sinulla on kirjanpitäjä, sovi hänen kanssaan uuden työntekijän palkanmaksusta. Jos sinulla ei ole kirjanpitäjää, selvitä, miten hoidat palkanmaksun ja ennakonpidätyksen oikein.

• Hanki tarvittavat työvälineet: Hanki työntekijän tarvitsemat työvälineet ja käyttöoikeudet etukäteen siten, että ne ovat hänen käytettävissään ensimmäisenä työpäivänä.

5. Perehdytä työntekijä tehtäväänsä

Uuden työntekijän perehdyttäminen tehtäväänsä on vähintään yhtä tärkeää kuin sopivan työntekijän löytäminen. Mieti, minkälaista perehdytystä työntekijä tarvitsee ja miten se toteutetaan. Perehdytyksessä kannattaa käydä läpi ainakin seuraavat seikat:

• Yrityksen missio, visio ja arvot

• Työntekijän tehtävänkuva

• Tärkeimmät työsuhdeasiat (esim. työaika ja sen seuranta)

• Keinot työn turvallisuuden ja terveellisyyden tukemiseksi

Pohdi myös, miten voit jatkaa työntekijän tukemista perehdytyksen jälkeen. Esimerkiksi työtehtävien tai -menetelmien muuttuessa on tärkeää opastaa työntekijä uusiin asioihin.