Lomautuksen 6 vaihetta – ota huomioon erityisesti lomautusilmoitusaika

1. Varmista, että lomautusperuste täyttyy

Lomauttamisella tarkoitetaan työnantajan aloitteesta tapahtuvaa työnteon ja palkanmaksun väliaikaista keskeyttämistä työsuhteen pysyessä muutoin voimassa.

Työnantaja saa lomauttaa työntekijän kahdella perusteella:

1. tarjolla oleva työ on taloudellisista, tuotannollisista tai työnantajan toiminnan uudelleenjärjestelyistä johtuvista syistä vähentynyt olennaisesti ja pysyvästi; tai

2. työ tai työnantajan edellytykset tarjota työtä ovat vähentyneet tilapäisesti – vähentymistä on pidettävä tilapäisenä, jos sen arvioidaan kestävän enintään 90 päivää.

Lomauttaminen koskee lähtökohtaisesti vain vakituisia työntekijöitä eli työntekijöitä, joilla on toistaiseksi voimassa oleva työsopimus. Määräaikaisessa työsuhteessa olevan työntekijän saa lomauttaa ainoastaan, jos määräaikaisuuden perusteena on sijaisuus ja se työntekijä, jonka sijaisena määräaikainen työntekijä on, saataisiin lomauttaa (ks. palvelumme työsopimusmalli, joka taipuu niin määräaikaisiin kuin vakituisiin työsopimuksiin).

2. Selvitä, voitko järjestää muuta sopivaa työtä tai koulutusta

Lomautusperusteen täyttymisen lisäksi lomautuksen edellytyksenä on, ettei työntekijä ole kohtuudella sijoitettavissa tai koulutettavissa toisiin tehtäviin. Ennen lomautusta työnantajan on siis selvitettävä ja todettava, ettei hän voi järjestää työntekijälle muuta sopivaa työtä tai koulutusta molempien osapuolten intressit huomioon ottaen.

Työn tarjoamis- ja koulutusvelvollisuuden laajuutta on arvioitava jokaisessa lomautustilanteessa erikseen. Arvioinnissa voidaan ottaa huomioon muun muassa työntekijän soveltuvuus toisiin tehtäviin, työnantajan toimintaedellytykset, uudelleenjärjestelyjen kustannukset ja koulutuksen pituus. Työnantaja ei ole velvollinen tarjoamaan muuta työtä tai koulutusta vaikka siihen olisikin mahdollisuus esimerkiksi silloin, kun uudelleenjärjestelyt johtaisivat kohtuuttomiin kustannuksiin tai kun koulutus kestäisi kohtuuttoman kauan ottaen huomioon lomautuksen pituus.

3. Esitä ennakkoselvitys kaavaillusta lomautuksesta

Milloin ennakkoselvitys on esitettävä?

Ennen varsinaisen lomautusilmoituksen antamista työnantajan on esitettävä työntekijälle parhaan tietämyksensä mukainen selvitys tulevasta lomautuksesta. Selvitys on annettava viipymättä lomautuksen tarpeen tultua työnantajan tietoon. Ennakkoselvitys on ikään kuin ennakkovaroitus työnantajan ennakoimasta lomautustarpeesta – sen tarkoituksena on varmistaa, että työntekijä saa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa tiedon tulevasta lomautuksesta.

Ennakkoselvitystä ei kuitenkaan tarvitse esittää, jos työnantajalla on velvollisuus esittää työntekijälle vastaavanlainen selvitys muun lain tai sopimuksen perusteella. Käytännössä tällainen laki on yhteistoimintalaki, jota sovelletaan yrityksiin, jotka työllistävät säännöllisesti vähintään 20 työntekijää. Muutosneuvotteluissa yrityksen tila ja sen suunnitelmat tulevat työntekijöiden tietoon muutenkin.

Ennakkoselvityksen sisältö ja antamistapa

Lomautuksen ennakkoselvityksen tulee sisältää seuraavat asiat:

• lomautuksen peruste eli lomautetaanko työntekijä taloudellisella tai tuotannollisella perusteella vai työn tilapäisen vähentymisen perusteella;

• arvioitu laajuus eli koskeeko lomautus koko henkilöstöä vai ainoastaan tiettyä osaa siitä;

• arvioitu toteuttamistapa eli toteutetaanko lomautus keskeyttämällä työnteko kokonaan vai lyhentämällä työntekijän säännöllistä työaikaa;

• arvioitu alkamisajankohta eli päivämäärä, josta lähtien lomautus on voimassa; ja

• arvioitu kesto eli onko lomautus toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen.

Selvitys tulee antaa pääsääntöisesti työntekijälle henkilökohtaisesti joko suullisesti tai kirjallisesti. Jos lomautus kohdistuu useampaan kuin yhteen työntekijään, voidaan selvitys antaa työntekijöille yhteisesti tai heidän edustajalleen. Työntekijöiden edustaja voi olla esimerkiksi luottamusmies tai luottamusvaltuutettu.

Miten laadin ennakkoselvityksen helpoiten?

Mikäli lomautus tulee ajankohtaiseksi, laadit laadukkaan ja juridisesti pätevän ennakkoselvityksen helpoiten Docuen lomautuksen ennakkoselvityksen mallilla.

4. Varaa työntekijälle tilaisuus tulla kuulluksi

Työnantajan on varattava työntekijälle tai hänen edustajalleen tilaisuus tulla kuulluksi annetusta ennakkoselvityksestä. Kuuleminen on toteutettava selvityksen antamisen jälkeen mutta ennen lomautusilmoituksen antamista siten, että työnantaja voi ottaa työntekijän näkemykset huomioon ennen lopullista lomautusta koskevaa päätöksentekoa.

Jos yritys kuuluu yhteistoimintalain piiriin, työnantajan kuulemisvelvollisuuden sisältö määräytyy kyseisen lain menettelysääntöjen mukaan.

Kutsun kuulemistilaisuuteen laadit vaivattomasti Docuen kuulemistilaisuuden kutsumallilla. Itse kuulemistilaisuudesta kannattaa laatia kirjallinen muistio, joka toimii tarvittaessa todisteena siitä, mitä tilaisuudessa on keskusteltu. Myös muistion laatiminen onnistuu kätevästi Docuen kuulemistilaisuuden muistiomallilla.

5. Anna lomautusilmoitus lomautusilmoitusajan puitteissa

Milloin lomautusilmoitus on annettava?

Ennakkoselvityksen ja työntekijän kuulemisen jälkeen työnantajan on annettava työntekijälle varsinainen lomautusilmoitus. Lomautusilmoitusajan lain mukainen vähimmäispituus on 14 päivää. Työnantajan on siis yleensä annettava lomautusilmoitus vähintään 14 päivää ennen lomautuksen alkamista. Mikäli työsuhteeseen soveltuu jokin työehtosopimus, siinä on voitu sopia pidemmästä tai lyhyemmästäkin lomautusilmoitusajasta. Työnantaja on lisäksi aina vapaa käyttämään laissa tai työehtosopimuksessa määriteltyä pidempää mutta ei lyhyempää ilmoitusaikaa.

Lomautusilmoitusaika lasketaan taaksepäin aiotusta lomautuksen alkamispäivästä siten, että itse alkamispäivää ei lasketa mukaan. Jos esimerkiksi lomautuksessa noudatetaan 14 päivän ilmoitusaikaa ja työntekijä halutaan lomauttaa tiistaista 15.6. alkaen, on lomautusilmoitus annettava viimeistään tiistaina 1.6.

Edellisestä poiketen lomautusilmoitusta ei tarvitse antaa, jos työnantajalla ei ole muun syyn kuin lomautuksen vuoksi koko lomautusaikaan kohdistuvaa palkanmaksuvelvollisuutta. Tällainen syy voi olla esimerkiksi perhevapaa, opintovapaa tai asevelvollisuus. Näissäkin tilanteissa lomautusilmoitus kannattaa antaa siltä varalta, että työntekijän palkaton poissaolo keskeytyisi ennakoitua aikaisemmin.

Lomautusilmoituksen sisältö ja antamistapa

Lomautusilmoituksessa on mainittava seuraavat asiat:

• lomautuksen peruste eli lomautetaanko työntekijä taloudellisella tai tuotannollisella perusteella vai työn tilapäisen vähentymisen perusteella;

• alkamisajankohta eli päivämäärä, josta lähtien lomautus on voimassa; ja

• kesto tai arvioitu kesto – määräaikaisesta lomautuksesta on ilmoitettava tarkka kesto ja toistaiseksi voimassa olevasta arvioitu kesto.

Lomautusilmoitus tulee antaa työntekijälle ensisijaisesti henkilökohtaisesti. Ilmoitus kannattaa antaa kirjallisesti, mutta suullinenkin ilmoitus on pätevä. Ennakkoselvityksestä poiketen lomautusilmoitusta ei saa antaa työntekijän sijasta tämän edustajalle ilman työntekijän suostumusta. Eri asia on, että ilmoitus on erikseen annettava tiedoksi myös edellä tarkoitetulle edustajalle. Mikäli lomautusilmoituksen antaminen henkilökohtaisesti ei ole mahdollista, voi ilmoituksen antaa myös sähköisesti tai postitse lomautusilmoitusaikaa noudattaen.

Miksi lomautusilmoitusaikaan kannattaa kiinnittää huomiota?

Lomautuksen toimeenpanossa kannattaa kiinnittää erityistä huomiota lomautusilmoitusaikaan, sillä työntekijän työntekovelvollisuus ja työnantajan palkanmaksuvelvollisuus lakkaavat vasta ilmoitusajan jälkeen. Tässä mielessä lomautusilmoitusaika sanelee viimesijaisesti lomautuksen alkamisajankohdan.

Jos kuitenkin työnantaja on pannut lomautuksen toimeen lomautusilmoitusaikaa noudattamatta, on lomautus siitä huolimatta pätevä. Tällöin työntekijällä on oikeus vahingonkorvaukseen, jonka määrä on yleensä laiminlyödyltä lomautusilmoitusajalta saamatta jääneen palkan määrä. Jos lisäksi työnantajan on noudatettava jotakin työehtosopimusta, hänet voidaan tuomita maksamaan hyvityssakkoa työehtosopimuksen rikkomisesta.

Työnantajalla on näyttötaakka siitä, että lomautusilmoitus on tullut työntekijän tietoon lomautusilmoitusajan puitteissa. Huomionarvoista tällöin on, että lomautusilmoitusaika alkaa kulua vasta, kun työntekijä on saanut ilmoituksen tosiasiallisesti tiedoksi. Tosiasiallinen tiedoksianto tapahtuu silloin, kun lomautusilmoitus annetaan työntekijälle henkilökohtaisesti tai kun hän saa tietoonsa sähköisesti tai postitse lähetetyn ilmoituksen. Tiedoksiannon kannalta ei ole riittävää, että työntekijällä on ollut mahdollisuus saada esimerkiksi sähköpostitse lähetetty ilmoitus tietoonsa, vaan hänen on tullut myös tosiasiallisesti tutustua siihen. Työnantajan on syytä kiinnittää huomiota lomautusilmoituksen antamistapaan ja -ajankohtaan, jotta osapuolten välille ei myöhemmin synny riitaa lomautusilmoitusajan noudattamisesta.

Miten laadin lomautusilmoituksen helpoiten?

Lomautusilmoitus kannattaa aina laatia kirjallisesti, jotta sen sisällöstä ei jää epäselvyyttä osapuolten välille. Docuen lomautusilmoituksen mallilla laadit juridisesti pätevän lomautusilmoituksen kaikkiin tilanteisiin helposti ja nopeasti. Docuen palvelulla voit pyytää työntekijältä tai mahdolliselta todistajalta sähköisen allekirjoituksen ilmoitukseen, jolloin ilmoituksen tiedoksiannon ajankohdasta jää sähköinen todiste. Näin vältät tiedoksiantoa koskevat riitaisuudet ja annat edistyksellisen kuvan yrityksestäsi.

6. Jos toimintaedellytyksesi paranevat, peruuta tai päätä lomautus

Jos työnantajalle ilmaantuu uutta työtä lomautusilmoitusaikana, on hänen ilmoitettava työntekijälle lomautuksen peruuttamisesta. Lomautettavalla on puolestaan velvollisuus ottaa vastaan tarjottu työ, kunhan se on hänen työsopimuksensa mukainen. Lomautuksen peruuttamisesta seuraa, että uudesta mahdollisesta lomautuksesta on annettava uusi ilmoitus lomautusilmoitusaikaa noudattaen. Työsuhteeseen mahdollisesti soveltuvassa työehtosopimuksessa voi lisäksi olla tarkempia määräyksiä lomautuksen peruuttamisesta tai siirtämisestä.

Lomautuksen kestäessä työnantajan on ilmoitettava työntekijälle lomautuksen päättymisestä ja töiden alkamisesta vähintään seitsemän päivää aikaisemmin, jollei toisin ole sovittu. Ilmoitusvelvollisuus koskee vain toistaiseksi toimeenpantuja lomautuksia, sillä määräaikaisesti lomautetulla on jo lomautuksen alkaessa tieto sen päättymisajankohdasta. Ilmoituksen työn jatkumisesta lomautuksen jälkeen laadit näppärästi tällä mallilla.

Docuen palvelu sisältää muutkin keskeiset asiakirjamallit, jotka voivat tulla ajankohtaisiksi lomautusten yhteydessä. Tällaisia ovat muun muassa lomautustodistuksen malli, irtisanomisilmoituksen malli, suppean tai laajan työtodistuksen malli sekä malli työsopimuksen ehtojen muuttamisesta. Tutustu HR:ään suunnattuihin ratkaisuihimme yleisemmin täällä.