Palvelusopimuspohja – sovi ainakin näistä kuudesta seikasta

TIIVISTELMÄ: Palvelusopimuspohja – keskeisimmät kohdat

1. Palvelun sisältö: Yksi tyypillisistä riidoista kehkeytyy siitä, kuinka kattavasta palvelusta on sovittu. Määrittele palvelun sisältö siis huolellisesti.

2. Palkkio ja maksuehdot: Palkkion suuruus tai sen määräytymistapa, eräpäivät, maksutapa ja esimerkiksi viivästyskorko kannattaa yleensä kirjata sopimukseen.

3. Aikataulu ja sopimuksen voimassaolo: Aikataulut herättävät helposti närää. Palvelusopimukseen kannattaakin kirjata, mihin mennessä työn tulee olla valmis ja mitkä ovat mahdollisen viivästyksen seuraukset.

4. Osapuolten vastuut ja velvollisuudet: Osapuolten vastuuta ja velvollisuuksia koskevat ehdot selventävät kokonaiskuvaa tai tiettyjä erityistilanteita (esim. laiminlyönnit, ylivoimaiset esteet, henkilötietojen käsittely).

5. Salassapito: Liikesalaisuuksien suojaaminen on niin keskeistä, että niiden salassapidosta sovitaan rutinoituneesti lähes kaikissa palvelusopimuksissa. Velvoitetta kannattaa tehostaa riittävän suurella sopimussakolla.

6. Immateriaalioikeudet: Immateriaalioikeuksien (esim. tekijänoikeuksien) omistajuudesta on järkevää sopia erityisesti palveluissa, joiden osana tehdään keksintöjä tai luovaa työtä.

Mistä löydän parhaan palvelusopimuspohjan? Docuelta – kokeile juristiemme kehittämää palvelusopimusmallia heti tänään.

1. Palvelun sisältö – muodostaa koko palvelusopimuksen ytimen

Palvelukuvaus määrittää palvelun sisällön: Palvelusopimuksen lähtökohtana on, että asiakkaalla on jokin tietty tulos, jonka se haluaa saada aikaiseksi, ja tähän yritys hankkii palvelusuorituksia ulkopuoliselta palveluntarjoajalta. Eri aloilla palvelukuvaukset voivat näyttää hyvinkin erilaisilta, joten yleispätevää palvelukuvauksen sisältävää palvelusopimuspohjaa ei ole olemassa. Palvelun laajuuteen liittyvät kysymykset aiheuttavat toisaalta yleensä eniten riitoja, alasta riippumatta. Tämän takia on tärkeää määritellä palvelun sisältö riittävän tarkasti ja huolehtia, että molemmat osapuolet ovat samaa mieltä siitä, mitä palvelu kattaa.

Miksi, mitä & miten: Palvelukuvaukseen kannattaa kirjata ylös, 1) mikä sopimuksen tarkoitus on, 2) millaista palvelua sopimus sisältää ja 3) miten se tullaan toteuttamaan. Toisinaan voi olla syytä todeta, mikä ei kuulu palveluun. Tämä koskee erityisesti laajoja palvelukokonaisuuksia, joissa on monta eri vaihetta.

2. Palkkio ja maksuehdot – mitä tarkemmin erittelet, sen parempi

Erittele ainakin nämä seikat: Palkkion suuruus tai sen määräytymistapa, eräpäivät, maksutapa ja esimerkiksi viivästyskorko kannattaa yleensä kirjata sopimukseen. Palkkio voidaan määritellä monella eri tavalla. Se voi olla esimerkiksi kiinteä ennalta määrätty hinta tai tuntihinta, jolloin palvelun lopullinen hinta selviää vasta työn valmistuttua.

Viivästyskorkoa kertyy maksuviivästyksistä: Viivästyskorkoa kertyy, jos sovittuja maksuja ei suoriteta ajoissa. Jollei viivästyskorosta ole sovittu erikseen, noudatetaan lakisääteistä viivästyskorkoa. Laki siis asettaa korkolain mukaisen viivästyskoron oletukseksi, ellei toisin ole sovittu. Korkolain mukainen viivästyskorko on elinkeinonharjoittajien välillä aina vähintään 8 % (+ viitekorko) vuodessa. Lakisääteinen viivästyskorko sopii useimpiin tilanteisiin sellaisenaan, mutta toisinaan korosta on syytä sopia toisin.

Muut kulut: Jos palvelusta voi aiheutua lisäkuluja, on syytä sopia, mitkä kulut asiakas hyvittää palveluntarjoajalle ja mitkä ei. Tällaisia kuluja voivat olla esimerkiksi materiaalikustannukset, matka- ja majoituskorvaukset sekä viranomaismaksut.

3. Aikataulu ja sopimuksen voimassaolo – aiheuttavat helposti eripuraa

Palvelun aikataulu & viivästyksen seuraukset: Aikataulut herättävät helposti närää. Palvelusopimukseen kannattaakin kirjata, mihin mennessä työn tulee olla valmis ja mitkä ovat mahdollisen viivästyksen seuraukset. Jos palvelu koostuu useasta eri osasuorituksesta, voidaan jokaiselle osasuoritukselle asettaa oma määräaikansa. Näin molemmille osapuolille on selvää, missä aikataulussa projekti etenee.

Sopimuksen voimassaolo & irtisanomisaika: Monesti voi olla epäselvää, onko sopimus voimassa vain tietyn työn valmistumiseen saakka vai jatkuuko se toistaiseksi. Jos sopimuksen voimassaolosta ei ole sovittu eikä se muutoin ilmene palvelun luonteesta, osapuolilla on mahdollisuus irtisanoa sopimus kohtuullisella (tapauskohtaisella) irtisanomisajalla. Kohtuullinen irtisanomisaika on kuitenkin niin helposti kiistanalainen käsite, että voimassaolosta ja irtisanomisajasta kannattaa sopia etukäteen.

4. Osapuolten vastuut ja velvollisuudet – pelastusrengas ongelmatilanteita varten

Varaudu myös erityistilanteisiin: Osapuolten vastuuta ja velvollisuuksia koskevat ehdot ovat yleisluontoisia ehtoja, jotka eivät ole keskeisiä varsinaisen palvelun määrittelyssä, mutta selventävät kokonaiskuvaa tai tiettyjä erityistilanteita. Erityistilanteessa voi olla kyse esimerkiksi laiminlyönnistä, ylivoimaisesta esteestä (force majeure), lain vastaisesta työn tuloksesta tai henkilötietojen käsittelystä.

Ylivoimaiset esteet: Tyypillisesti esimerkiksi palveluntarjoaja pyrkii rajaamaan vastuutaan tilanteissa, joissa sopimuksen mukainen suoritus estyy palveluntarjoajasta riippumattoman, vaikeasti ennakoitavan esteen vuoksi. Näissä tilanteissa on suuri etu, jos ylivoimaisista esteistä on otettu esimerkinomainen luettelo sopimukseen, jolloin palveluntarjoajan on helppo vedota siihen.

5. Salassapito – suojaa kullanarvoiset liikesalaisuutesi

Salassapidosta kannattaa sopia aina: Liikesalaisuuksien suojaaminen on niin keskeistä, että niiden salassapidosta sovitaan rutinoituneesti lähes kaikissa palvelusopimuksissa. Salassapidosta kannattaa sopia myös tilanteissa, joissa tietoa ei ole varsinaisesti tarkoitus vaihtaa, mutta osapuolilla on tavalla tai toisella pääsy toistensa arkaluontoisiin tietoihin. Näin voi olla esimerkiksi toimitiloista huolehtivalla siivoojalla tai pilvipalveluita hallinnoivalla rekisterinpitäjällä.

Tehosta sopimussakolla: Jos lisäät salassapitovelvollisuuden, kannattaa sopimusrikkomuksille samalla määrittää riittävä sopimussakko. Jos vastapuoli rikkoo sopimusta, hänen tulee maksaa sakko. Sopimusrikkomuksen vahingot joutuu korvaamaan toiselle osapuolelle ilman sakkoakin, ainakin teoriassa. Salassapitovelvoitteen rikkomisesta aiheutuneet vahingot ovat kuitenkin usein vaikeita näyttää toteen ja mitata rahassa. Näihin ongelmiin sopimussakko auttaa: se tulee lähtökohtaisesti maksettavaksi, vaikka vahinkoja ei pystyisi näyttämään toteen.

Näin sovit: Salassapitoehto voidaan ottaa palvelusopimukseen, tai salassapidosta voidaan laatia erillinen salassapitosopimus (“NDA”). Valitse tarpeisiisi sopiva salassapitosopimuksen malli seuraavista vaihtoehdoistamme:

• Salassapitosopimus – kun vain toinen osapuoli luovuttaa toiselle salassa pidettäviä tietoja

• Molemminpuolinen salassapitosopimus – kun molemmat osapuolet luovuttavat toisilleen salassa pidettäviä tietoja

6. Immateriaalioikeudet – sovi aina luovan työn palveluissa

Omistajuus ei ole aina selvää: Immateriaalioikeuksilla tarkoitetaan esimerkiksi tekijänoikeuksia ja tavaramerkkejä. Laajemmassa mielessä niillä voidaan tarkoittaa myös esimerkiksi liikeideoita. Tällaisten oikeuksien omistajuudesta on järkevää sopia erityisesti palveluissa, joiden osana tehdään keksintöjä tai luovaa työtä. Toisaalta jos osapuolet pääsevät osana yhteistyötä käsiksi toistensa jo olemassa oleviin immateriaalioikeuksiin, kannattaa täsmentää, mihin käyttöoikeus rajoittuu.

Mistä löydän parhaan palvelusopimuspohjan?

Docuen muuntuva pohja: Tässä artikkelissa käsitellyistä sekä monista muista seikoista sovit helpoiten Docuen älykkäällä mallilla “palvelusopimus”. Malli sisältää juristiemme laatimat malliehdot, jotka muuntuvat pikavalinnoin juuri sinun tarpeisiisi sopiviksi. Kyseessä ei siis ole perinteinen lomake tai sopimuspohja, vaan älykäs teknologia, joka sisältää satojen eri pohjien mallisisällöt. Asiakkaamme ovat laatineet muuntuvalla palvelusopimuksen mallillamme jo kymmeniä tuhansia sopimuksia.

Sopimusmallit kaikkiin tilanteisiin: Suositun palvelusopimusmallin lisäksi löydät Docuen valikoimasta yli 50 kaupallista sopimusmallia juristiemme laatimilla sisällöillä. Tutustu esimerkiksi seuraaviin malleihimme:

• Alihankintasopimus

• Freelancer-sopimus

• Yhteistyösopimus

• Jälleenmyyntisopimus

• Osakkeiden kauppakirja

Tags: palvelusopimus pohja, palvelusopimuspohja