Suulliseen sopimukseen liittyy aina riskejä ⎼ 4 syytä korvata se kirjallisella sopimuksella

TIIVISTELMÄ

• Suullisen sopimuksen sisällön todistaminen on erittäin vaikeaa

• Tietyt sopimukset tulee lain mukaan aina laatia kirjallisesti

• Kirjallisesta sopimisesta on useita hyötyjä yritystoiminnalle; sopimuksiin liittyvä riski vähenee ja voit jopa houkutella uusia asiakkaita ammattimaisilla sopimuskäytänteillä

Sopimus voidaan pääsääntöisesti tehdä joko suullisesti tai kirjallisesti – sekä suullinen että kirjallinen ovat lähtökohtaisesti sitovia. Sopimukseen sisältyvät velvoitteet on siis pääsääntöisesti täytettävä siten kun osapuolet ovat sopineet. Suullinen sopimus saattaa tekohetkellä tuntua yksinkertaisimmalta vaihtoehdolta, mutta siihen liittyy kuitenkin riskejä, joihin pureudumme tässä artikkelissa.

Käymme läpi 4 syytä, miksi suullinen sopimus kannattaa korvata kirjallisella sopimuksella.

1. Suullisen sopimuksen sisältöä on vaikea näyttää toteen

Suulliseen sopimukseen liittyy riskejä, jotka saattavat realisoitua vasta pidemmän ajan kuluttua. Riskit voivat liittyä sopimuksen olemassaoloon tai sen sisältöön. Osapuolille voi olla epäselvää se, onko sopimusta syntynyt lainkaan vai onko vasta käyty alustavia neuvotteluja tai tehty aiesopimus. Vaikka osapuolet olisivatkin samaa mieltä sopimuksen olemassaolosta, voi heidän välillään vallita erimielisyys siitä, mitä ehtoja sopimukseen on lopulta sisällytetty tai mitä ne käytännössä tarkoittavat.

Mikäli osapuolilla on eriävä käsitys suullisen sopimuksen ehdoista, johtaa se yleensä turhauttavaan “sana sanaa vastaan” -tilanteeseen. Erimielisyys ei välttämättä johdu toisen osapuolen vilpillisestä mielestä, vaan osapuolet voivat yksinkertaisesti muistaa asiat eri tavalla. Vaikka sopimuksen olemassaolosta oltaisiinkin samaa mieltä, epäselvyyttä saattaa syntyä siitä, mitkä ehdot on lopullisesti sopimukseen sisällytetty. Suullista sopimusta tehtäessä paikalla on harvoin myöskään todistajia, jotka voisivat jälkikäteen selventää sopimuksen sisältöä.

Erityistapauksena toista yritystä edustanut henkilö saattaa poistua yrityksen palveluksesta, jolloin ymmärrys suullisen sopimuksen sisällöstä ja sitovuudesta saattaa häiriintyä. Kun sopimuksen ehdot kirjataan ylös, on sopimuksen sisältö tarvittaessa osoitettavissa myös ulkopuolisille, esimerkiksi tuomioistuimelle, joka viime kädessä arvioi sopimuksen pitävyyttä. Siksi myöskään kirjalliset sopimukset, joita on täydennetty suullisilla ehdoilla eivät ole suositeltavia, vaan pienimmätkin lisäykset tulisi sisällyttää kirjalliseen sopimukseen. Kirjallisen sopimuksen näyttöarvo on tuomioistuimessa korkea.

• Esimerkki: Vaasan hovioikeudessa on arvioitu tapausta, jossa veli oli remontoinut sisarensa pyynnöstä tämän mökkiä. Remontista ei ollut olemassa kirjallista sopimusta ja erimielisyys syntyi siitä, oliko remontti ollut tarkoitus suorittaa talkootyönä vai kuuluiko veljen siitä saada rahallinen korvaus. Tuomioistuimen mukaan veljen tekemien töiden laatu ja laajuus sekä niiden suorittamiseen vaadittu ammattitaito huomioon ottaen sisarella ei ollut syytä olettaa, että työt tehdään vastikkeetta. Sisar ei ollut myöskään kyennyt näyttämään toteen väitettään siitä, että kyseessä olisi ollut talkootyö, ja siksi veljellä oli oikeus saada kohtuullinen korvaus tehdystä työstä sekä remontissa käyttämistään tarvikkeista. Tapaus havainnollistaa sitä, kuinka suullisesta sopimuksesta voi helposti aiheutua toiselle osapuolelle yllättäviä vaatimuksia, ja miten vaikeaa suullisen sopimuksen alkuperäisen sisällön toteennäyttäminen on.

Myös sopimuksen kohteen aiheuttamien vahinkojen korvausvelvollisuuden kannalta selkeä sopimus on tärkeä. Sopimuksessa voidaan sopia myös nimenomaisesti vahingonkorvauksen maksuvelvollisuudesta. Kirjalliseen sopimukseen voidaan ottaa erikseen kirjaus sopimussakosta, joka tulee lähtökohtaisesti maksettavaksi sopimuksen rikkomisen perusteella. Sopimussakkolauseke sitouttaa osapuolia sopimukseen ja antaa turvaa rikkomusten varalta. Sillä on siis sekä sopimusrikkomuksia ehkäisevää että niitä korvaavaa vaikutusta. Sopimussakon voidaan ajatella olevan ikään kuin vakiomääräinen vahingonkorvaus, joka tulee maksettavaksi, kun osapuoli rikkoo sopimusta. Tällaisten ehtojen sisällyttäminen suulliseen sopimukseen on käytännössä äärimmäisen vaikeaa.

2. Tietyt sopimukset tulee laatia aina kirjallisesti

Tietyt sopimukset on tehtävä kirjallisessa muodossa, jotta ne olisivat sitovia. Esimerkiksi osakeyhtiön perustamissopimus, avioehtosopimus ja kiinteistön kauppa on lain mukaan tehtävä kirjallisesti. Näihin sopimuksiin liittyy lisäksi muita muotovaatimuksia. Myös esimerkiksi kuitit ja velkakirjat ovat aina kirjallisia.

Kirjallisten sopimusten laatiminen onnistuu helposti Docuen palvelussa. Tutustu esimerkiksi seuraaviin asiakirjamalleihimme, joihin liittyy muotovaatimuksia laissa:

• Velkakirja (pohja)

• Osamaksusopimus

• Osakeyhtiön perustamissopimus

• Avioehtosopimus

• Kiinteistön kauppaa koskeva esisopimus

• Kiinteistön vuokrasopimus (maanvuokrasopimus)

3. Kirjalliset sopimukset antavat ammattimaisen vaikutelman

Laatimalla sopimuksesi kirjallisesti osoitat sopimuskumppanillesi, että hoidat hallintosi ja liiketoimintasi ammattimaisesti. Samalla viestität avoimuutta ja sitoutuneisuutta sopimukseen sekä ilmaiset odottavasi vastapuolelta samaa. Liiketoiminnan kasvaessa sopimusten ja henkilöstön määrä lisääntyy, jolloin suullisten sopimusten käyttäminen muodostuu käytännössä mahdottomaksi. Siksi on jo toiminnan alusta alkaen hyvä käyttää kirjallista muotoa.

Ammattimainen imago kirjallisine sopimuskäytänteineen houkuttelee itsessään uusia asiakkaita, koska näyttäydyt pätevänä neuvottelukumppanina, jolle liiketoiminnassa menestyminen on tärkeää. Kirjalliset sopimukset ovat liike-elämässä yleisiä, joten kirjallista muotoa ei tarvitse juurikaan perustella, jos jaksat vain itse nähdä niiden laatimisen vaivan.

Docuen palvelussa tekemäsi asiakirjat arkistoituvat kätevästi ja löydät helposti etsimäsi dokumentit. Näin säästyt paperikopioiden säilyttämiseltä, mapittamiselta ja epäluotettavalta sähköpostisäilytykseltä.

4. Kirjallinen sopimus on yleensä tarkkaan harkittu

Suullinen sopimus solmitaan yleensä nopeasti ja vaihtelevissa olosuhteissa. Kirjallisen sopimuksen myötä sopimisesta tulee läpinäkyvämpää, kun osapuolet voivat rauhassa tutustua alustaviin sopimusehtoihin ja tarvittaessa kysyä myös muiden mielipidettä niistä. Sopimuksen sisällöllinen harkinta ja sitä myötä sitoutuneisuus sopimukseen kasvavat molemminpuolisesti. Nykyään sopimuksia ei tarvitse enää allekirjoittaa kasvotusten hankalissa yhteistilaisuuksissa. Kun ehdoista on päästy yhteisymmärrykseen, sopimuksen voi allekirjoittaa sähköisesti esimerkiksi Docuen palvelussa.