TIIVISTELMÄ: Kokouksen järjestäytyminen eli kokousvirkailijoiden valinta
Kokousvirkailijat valitaan heti kokouksen alussa. Keskeisin kokousvirkailija on kokouksen puheenjohtaja, joka vastaa esimerkiksi pöytäkirjan ja ääniluettelon laatimisesta.
Yhtiökokouksista ja hallituksen kokouksista tulee laatia pöytäkirjat, jotka allekirjoitetaan ja arkistoidaan. Kokouksen järjestäytyminen on yksi pöytäkirjan alkuun sijoitettavista asiakohdista.
Laadi pöytäkirjasi juristien laatimilla mallisisällöillä:
Osakeyhtiö:
Yhtiökokouspöytäkirja (varsinainen yhtiökokous)
Asunto-osakeyhtiö:
Kokouksen järjestäytyminen on osa kokouksen alkutoimia
Kokouksen avaa lähtökohtaisesti se henkilö, joka kutsui kokouksen koolle – yleensä hallituksen puheenjohtaja. Kokouksen järjestäytyminen on vuorossa heti sen jälkeen.
Tyypillisen yhtiökokouksen alku on seuraava:
Kokouksen avaaminen
Kokouksen järjestäytyminen
Kokouksen puheenjohtajan valinta
Pöytäkirjantarkastajan valinta
Mahdollisen sihteerin valinta
Ääniluettelon vahvistaminen
Kokouksen laillisuuden toteaminen
Työjärjestyksen hyväksyminen
Kokousvirkailijoiden roolit
Kokouksen osallistujilla ja toimihenkilöillä on tyypillisesti seuraavia rooleja:
Kokouksen koollekutsuja ei ole varsinainen kokoustoimihenkilö, mutta hänellä on vastuullaan kokouksen avaaminen. Usein koollekutsuja on sama henkilö kuin kokouksen puheenjohtaja.
Puheenjohtaja johtaa kokousta, vastaa pöytäkirjan laatimisesta ja allekirjoittaa pöytäkirjan. Hän vastaa myös siitä, että paikalla olevat osakkeenomistajat ja heidän asiamiehensä osakkeineen ja äänineen kirjataan ääniluetteloon. Ääniluettelo otetaan kokouspöytäkirjan liitteeksi.
Pöytäkirjantarkastaja tarkastaa sihteerin laatiman pöytäkirjan ja puuttuu mahdollisiin virheisiin sekä lopulta allekirjoittaa pöytäkirjan yhdessä puheenjohtajan kanssa. Yleensä riittää, että valitaan yksi pöytäkirjantarkastaja, mutta heitä voi olla myös useampia.
Sihteeri kirjaa ylös kokouksessa käsitellyt asiat ja tehdyt päätökset pöytäkirjaa varten.
Ääntenlaskijat huolehtivat kokouksessa tehtyjen äänestysten äänten laskemisesta, äänten tarkistamisesta ja äänestyksen lopputuloksen ilmoittamisesta. Ääntenlaskijoita ei ole välttämätöntä valita, ellei odotettavissa ole äänestyksiä. Heitä voi olla yksi tai useampia.
Varsinkin pienimuotoisissa kokouksissa samalla henkilöllä on monesti eri rooleja; esimerkiksi pöytäkirjantarkastaja voi toimia myös sihteerinä. Kokouksen puheenjohtajan ja pöytäkirjantarkastajan tulee tosin yleensä olla eri henkilö.
Kokouskohtaiset erot
Osakeyhtiössä ja asunto-osakeyhtiössä kokouksen järjestäytymiseen liittyy tiettyjä eroja, joita käydään läpi seuraavaksi.
Osakeyhtiön yhtiökokous
Koollekutsuminen ja kokouksen avaaminen: Yhtiökokouksen koolle kutsuminen on hallituksen vastuulla. Käytännössä hallituksen puheenjohtaja kantaa kutsumisesta suurimman vastuun. Kokouksen avaa sama henkilö, joka on kutsunut sen koolle. Jos kokouksen puheenjohtaja on määritelty yhtiöjärjestyksessä, avaa hän kokouksen.
Puheenjohtajan ja toimihenkilöiden valinta: Järjestäytymisen yhteydessä kokoukselle valitaan puheenjohtaja, jollei sitä ole jo yhtiöjärjestyksessä määritelty. Lisäksi valitaan pöytäkirjan tarkastaja sekä mahdollinen sihteeri.
Pöytäkirjan allekirjoittaminen: Pöytäkirjan allekirjoittaa yleensä puheenjohtaja yhdessä pöytäkirjan tarkastajan kanssa. Jos yhtiökokouksessa on paikalla vain yksi henkilö, voi hän allekirjoittaa pöytäkirjan yksin.
Osallistumisoikeus: Osakkeenomistajilla on oikeus olla läsnä yhtiökokouksessa joko itse tai asiamiehen välityksellä. Lähtökohtaisesti kokouksessa ei saa olla paikalla muita kuin osakkeenomistajia, mistä voidaan tosin poiketa jos yhtiökokous sallii muiden henkilöiden läsnäolon. Tällöin kyseinen henkilö voi toimia jossakin edellä mainituista rooleista – esimerkiksi sihteerinä.
Toimitusjohtaja ja hallituksen jäsen: Toimitusjohtajalla on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Samoin hallituksen jäsenillä on oikeus olla läsnä ja käyttää puhevaltaa yhtiökokouksessa.
Avustaja: Osakkeenomistaja ja mahdollinen asiamies saavat käyttää kokouksessa avustajaa. Avustaja voi olla esimerkiksi tukihenkilö tai tulkki.
Tilintarkastaja: Tilintarkastajalla on oikeus olla yhtiön toimielinten kokouksissa läsnä siltä osin kuin käsitellään tämän tehtäviin eli kirjanpidon, tilinpäätöksen ja yhtiön hallinnon tarkistamiseen liittyviä asioita.
Osakeyhtiön hallituksen kokous
Koollekutsuja: Hallituksen koolle kutsuminen on hallituksen puheenjohtajan vastuulla. Kokouksen voi puheenjohtajan ollessa estynyt kutsua koolle myös toimitusjohtaja tai hallituksen jäsen, jos puolet hallituksen jäsenistä hyväksyy kutsumisen.
Puheenjohtajan ja toimihenkilöiden valinta: Hallituksen kokouksessa puheenjohtajana toimii yleensä hallituksen puheenjohtaja. Yleensä tämän lisäksi valitaan sihteeri, ellei sihteeriä ole jo aiemmin valittu hallituksen koko toimikaudeksi.
Osallistumisoikeus: Jokaisella hallituksen jäsenellä on oikeus osallistua hallituksen kokoukseen. Hallituksen jäsenen tulee osallistua kokoukseen henkilökohtaisesti. Jos hallituksen jäsen haluaa valtuuttaa toisen henkilön osallistumaan puolestaan kokoukseen, tulee siihen pyytää ennakkolupaa. Kokoukseen ei pääasiassa muutoinkaan saa osallistua hallituksen ulkopuolisia henkilöitä, jollei hallitus päätä toisin.
Toimitusjohtaja: Toimitusjohtajalla on oikeus osallistua hallituksen kokoukseen ja käyttää siinä puhevaltaa, vaikkei hän olisikaan hallituksen jäsen. Hallitus voi yksittäistapauksessa päättää asiasta toisin.
Asunto-osakeyhtiön yhtiökokous
Koollekutsuja: Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle. Myös asunto-osakeyhtiössä kutsumisesta vastaa käytännössä hallituksen puheenjohtaja.
Puheenjohtajan ja toimihenkilöiden valinta: Järjestäytymisen yhteydessä kokoukselle valitaan puheenjohtaja ja pöytäkirjan tarkastaja sekä mahdollinen sihteeri. Sihteerinä toimii usein taloyhtiön isännöitsijä. Usein valitaan myös tarpeellinen määrä ääntenlaskijoita.
Pöytäkirjan allekirjoittaminen: Puheenjohtaja ja vähintään yksi pöytäkirjantarkastaja allekirjoittavat pöytäkirjan. Jos yhtiökokouksessa on paikalla vain yksi henkilö, voi hän allekirjoittaa pöytäkirjan yksin.
Osallistumisoikeus: Osakkeenomistajilla on oikeus olla läsnä yhtiökokouksessa joko henkilökohtaisesti tai valtuutetun välityksellä sekä käyttää kokouksessa avustajaa. Jos osakehuoneiston omistajia on useampi, voivat kaikki omistajat osallistua yhtiökokoukseen.
Asukkaat: Yhtiön rakennuksessa asuvilla vuokralaisilla on tietyissä tilanteissa oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Näin on jos (1) yhtiössä on vähintään viisi asuinhuoneistoa, joilla on eri omistajat ja (2) kokouksessa käsitellään jotain seuraavista:
yhtiössä noudatettavia järjestyssääntöjä;
yhtiön yhteisten tilojen käyttöä; tai
kunnossapitoa tai uudistamista, joka vaikuttaa vuokralaisen tai asukkaan huoneiston tai yleisten tilojen käyttöön olennaisesti.
Isännöitsijä ja hallituksen jäsenet: Isännöitsijällä ja hallituksen jäsenellä on oikeus osallistua asunto-osakeyhtiön yhtiökokoukseen sekä käyttää siinä puhevaltaa, ellei yhtiökokous päätä toisin.
Asunto-osakeyhtiön hallituksen kokous
Koollekutsuja: Päävastuu kutsumisesta on hallituksen puheenjohtajalla. Kokous voidaan kutsua koolle myös isännöitsijän tai hallituksen jäsenen aloitteesta.
Puheenjohtajan ja toimihenkilöiden valinta: Puheenjohtajana toimii yleensä hallituksen puheenjohtaja. Hallituksen kokouksessa valitaan yleensä sihteeri.
Osallistumisoikeus: Jokaisella hallituksen jäsenellä on oikeus osallistua hallituksen kokoukseen. Hallitus voi päättää, että joku muukin kuin hallituksen jäsen, esimerkiksi ulkopuolinen asiantuntija, saa osallistua kokoukseen.
Isännöitsijä: Isännöitsijällä on oikeus osallistua ja käyttää puhevaltaa kokouksessa, vaikkei hän olisikaan hallituksen jäsen. Hallitus voi yksittäistapauksessa päättää, ettei isännöitsijä saa osallistua kokoukseen. Jos isännöitsijä on myös hallituksen jäsen, ei osallistumista kuitenkaan voida kieltää.
Kokousten dokumentointi on lakisääteinen velvollisuus
Pöytäkirjat allekirjoitettava ja arkistoitava: Päätöksenteon dokumentointi on esimerkiksi hallituksen lakisääteinen velvollisuus. Pöytäkirja tulee laadittavaksi hallituksen kokouksessa sekä yhtiökokouksessa, niin osakeyhtiössä kuin asunto-osakeyhtiössäkin. Päätösten lisäksi myös kokouksen aloitusmuodollisuudet on tapana merkitä pöytäkirjaan, sillä ne kuvaavat osaltaan kokouksen päätöksenteon edellytysten täyttymistä. Järjestäytymisen kirjaaminen auttaa lisäksi hahmottamaan eri henkilöiden kokoukseen liittyviä tehtäviä; esimerkiksi sen, kuka vastaa pöytäkirjan tarkastamisesta ja ketkä allekirjoittavat pöytäkirjan.
Pöytäkirjojen merkitys: Pöytäkirjojen laiminlyönti voi johtaa johdon vahingonkorvausvelvollisuuteen. Kysymys ei ole kuitenkaan vain siitä; jos esimerkiksi jokin oikeustoimi on tarpeen rekisteröidä kaupparekisteriin, Patentti- ja rekisterihallitus ei välttämättä hyväksy puutteellista pöytäkirjaa. Laadukkaat pöytäkirjat ovat myös hyvää hallintoa, joka antaa yhtiöstä luotettavan kuvan vaikkapa sijoitusneuvotteluissa.
Miten laadin kokouspöytäkirjan helpoiten?
Laadukkaat hallituksen kokousten ja yhtiökokousten pöytäkirjat laadit vaivattomasti Docuen palvelussa, samoin pätevät kutsut kokouksiin.
Osakeyhtiö:
Yhtiökokouspöytäkirja (varsinainen yhtiökokous)
Asunto-osakeyhtiö:
Tags: kokouksen järjestäytyminen, pöytäkirjan tarkastaja, pöytäkirjantarkastaja, ääntenlaskija, mitä tarkoittaa kokouksen järjestäytyminen, kokouksen avaaminen
Liittyvät artikkelit
Liittyvät asiakirjamallit
Tietoa Docuesta
Docueta käyttävät niin yhden henkilön toiminimet kuin pörssiyhtiötkin.
Valmis kokeilemaan?
Docuella jopa yli 1 000 euron arvoisten asiakirjojen laatiminen onnistuu 10 minuutissa.
