Taloyhtiön hallituksen tehtävät
Asunto-osakeyhtiöllä (eli taloyhtiöllä) on oltava hallitus. Sen tehtävänä on huolehtia yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Lisäksi hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.
Taloyhtiön hallituksen kokous järjestetään tarpeen vaatiessa, ja koolle kutsumisesta vastaa hallituksen puheenjohtaja. Kokous on kutsuttava koolle myös hallituksen jäsenen tai isännöitsijän vaatimuksesta.
Pöytäkirjat on laadittava ja arkistoitava
Taloyhtiön hallituksen kokouksesta on laadittava pöytäkirja, johon kirjataan kokouksessa tehdyt päätökset. Pöytäkirjat tulee myös numeroida ja arkistoida. Jos hallitus – erityisesti puheenjohtaja – ei ole joka vuosi sama, laadukkaat pöytäkirjat toimivassa arkistossa on varsin vaivaton tapa välittää tietoa eteenpäin tuleville vastuuhenkilöille.
Allekirjoitetut ja sisällöllisesti kattavat pöytäkirjat ovat käytännössä vahvin todiste siitä, mitä kokouksissa on päätetty. Pöytäkirjoihin tarvitaan vähintään kaksi allekirjoitusta: puheenjohtajan sekä jonkun paikalla olleen hallituksen jäsenen tai vaihtoehtoisesti paikalla olleen isännöitsijän. Monesti tapana kuitenkin on, että kaikki taloyhtiön hallituksen jäsenet allekirjoittavat pöytäkirjan.
Laadukas pöytäkirja voi pelastaa vahingonkorvausvastuulta
Pöytäkirjaan kannattaa merkitä päätösten ohella mahdolliset eriävät mielipiteet ja äänestysten tulokset, koska niillä voi olla merkitystä mahdollista taloyhtiön hallituksen jäsenen vastuuta arvioitaessa. Hallituksen on lain mukaan tehtävä päätöksensä huolellisesti. Jos hallituksen jäsen on tilanteessa, jossa muu hallitus on hänen mielestään tekemässä holtitonta päätöstä, kannattaa hänen ”pestä kätensä” asiasta jättämällä eriävä mielipiteensä siitä. Hallituksen jäsenellä ja isännöitsijällä on oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi pöytäkirjaan.
On tärkeä ymmärtää, että taloyhtiön hallituksen jäsenillä on vahingonkorvausvastuu aiheuttamistaan vahingoista yhtiölle, jos jäsenet eivät ole toimineet huolellisesti. Hallituksen jäsenet eivät ole yleensä kiinteistöalan ammattilaisia, mikä otetaan tyypillisesti lieventävänä asianhaarana huomioon vastuuarvioinnissa. Siitä huolimatta jäsenillä on lähtökohtaisesti yhtäläinen velvollisuus huolelliseen päätöksentekoon kuin minkä tahansa osakeyhtiön hallituksessa. Taloyhtiön hallituksen jäsen saa siis olla maallikko, mutta huolellisesti toimiva sellainen.
Osakkailla on kirjallinen tiedonsaantioikeus
Osakkeenomistajalla on oikeus saada tieto sellaisesta hallituksen päätöksestä, joka koskee hänen omistamiinsa yhtiön osakkeisiin perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta suhteessa yhtiöön tai toiseen osakkeenomistajaan. Tieto on pyydettäessä annettava kirjallisesti.
Jos edellä tarkoitetusta päätöksestä on laadittu asianmukainen pöytäkirja, kirjallinen tieto voidaan parhaassa tapauksessa antaa suoraan pöytäkirjaotteena. Laadukkaat kirjalliset päätökset voivat olla siis monin tavoin hyödyksi.
Miten laadin asunto-osakeyhtiön hallituksen kokouspöytäkirjan Docuella?
Palvelumme sisältää asunto-osakeyhtiön hallitukselle suunnatun kokouspöytäkirjamallin, joka sisältää juristiemme laatimat mallikirjaukset kymmeniin eri asiakohtiin. Voit valita omaan pöytäkirjaasi juuri ne kohdat, jotka itse haluat. Kysymys ei ole siis yksittäisestä pöytäkirjapohjasta, vaan kymmenien pohjien yhdistelmästä, joka muuntuu pikavalintojen avulla allekirjoitusvalmiiksi pöytäkirjaksi.
Mallikirjauksia on tarjolla muun muassa seuraaviin kohtiin:
- Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Tilinpäätöksen käsitteleminen ja hyväksyminen
- Kunnossapitotarveselvitys
- Selvitys yhtiössä suoritetuista kunnossapito- ja muutostöistä
- Talousarvion ja yhtiövastikkeen käsitteleminen
- Yhtiön taloudellinen tilanne
- Hallituksen puheenjohtajan valitseminen
- Isännöitsijän valitseminen ja vaihtaminen
- Pankkitilin avaaminen yhtiön nimiin
- Lainan ottaminen
- Osakkaiden kunnossapito- ja muutostyöilmoitusten käsittely
- Varoituksen antaminen
- Esitys yhtiöjärjestyksen muuttamiseksi
- Esitys järjestyssääntöjen muuttamiseksi
- Talkoiden järjestäminen
- Yhtiökokouksen koollekutsuminen
Voit halutessasi myös muokata mallikirjauksiamme tai kirjoittaa vapaasti omia sisältöjäsi.
Miten pöytäkirjat allekirjoitetaan ja arkistoidaan?
Kaikki palvelussamme laatimasi asiakirjat arkistoituvat automaattisesti, joten mikään dokumentti ei pääse häviämään. Kun pöytäkirja on valmis, voit lähettää asianosaisille sähköpostilla tai tekstiviestillä linkin, jonka kautta he pääsevät tarkastelemaan asiakirjaa. He voivat myös allekirjoittaa pöytäkirjan sähköisesti, jos hyväksyvät sen sisällön. Jos sähköistä allekirjoitusta ei jostain syystä voida käyttää, tulostaminenkin on toki mahdollista.
Palvelun hyödyt taloyhtiölle
- Laadukkaat, juristien laatimat vakiosisällöt pöytäkirjoihin ja sopimuksiin
- Allekirjoitukset hoituvat etänä sähköisesti – säästää aikaa ja vaivaa
- Koko hallinto yhdessä sähköisessä arkistossa, johon voi suoda pääsyn esimerkiksi koko hallitukselle
