Yhtiökokouspöytäkirja – varsinainen yhtiökokous

Varsinainen yhtiökokous on pidettävä joka tilikausi

Suuret päätökset kuuluvat yhtiökokoukselle: Osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä osakeyhtiössä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kokouksessa on päätettävä muun muassa tilinpäätöksen vahvistamisesta, voitonjaosta ja vastuuvapaudesta yhtiön johdolle.

Yhtiökokouspöytäkirja on lakisääteinen velvollisuus: Yhtiökokouksesta on laadittava pöytäkirja, johon merkitään kokouksessa tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Laatimisvelvollisuus pohjautuu osakeyhtiölakiin, mutta laadukkaasti tehdyt yhtiökokouspöytäkirjat viestivät samalla yrityksen ammattimaisesta johtamisesta esimerkiksi sijoitusneuvotteluissa.

Pikavalinnat nopeuttavat yhtiökokouspöytäkirjan laatimista jopa 10x

Helpoin tapa laatia varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja: Docuella voit laatia allekirjoitusvalmiin yhtiökokouspöytäkirjan parhaimmillaan hiirenklikkauksin. Juristiemme kehittämät mallikirjaukset mukautuvat palvelussa tekemiesi valintojen mukaan. Kysymys ei siis ole perinteisestä yksittäisestä lomakepohjasta, vaan automatisoidusta mallista, joka aidosti helpottaa työtäsi.

Selkeiden ohjeiden avulla onnistut varmasti: Docuen varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja on paitsi helppokäyttöinen myös sisällöltään laadukas. Yhtiökokouspöytäkirja on suunniteltu ottaen huomioon ajantasainen lainsäädäntö ja parhaat käytännöt. Löydät jokaisesta kohdasta ymmärrettävät ohjeistukset, jotka auttavat varmistamaan, että päätökset tehdään ja dokumentoidaan asianmukaisesti.

Yhtiökokouspöytäkirja, joka sisältää yli 20 erilaisen päätöstyypin mallisisällöt

Sopii joka tilanteeseen: Tarjoamme yhtiökokouspöytäkirjan mallilausekkeet kymmeniin eri päätöksentekotilanteisiin, kuten tilinpäätöksen käsittelyyn, voitonjakoon, yhtiöjärjestyksen muutoksiin ja osakeanteihin. Kaikissa malleissamme on huomioitu lainsäädännön asettamat rajoitukset osakeyhtiön toiminnalle. Voit myös muokata pöytäkirjan sisältöä vapaasti omien tarpeidesi mukaan.

Saat käyttöösi valmiit kirjaukset ja ohjeistukset muun muassa seuraaviin päätöskohtiin:

Yhtiön johto

• Vastuuvapaudesta päättäminen johdolle (aina varsinaisessa yhtiökokouksessa)
• Hallituksen jäsenten palkkiot
• Hallituksen jäsenten lukumäärä (aina varsinaisessa yhtiökokouksessa)
• Hallituksen jäsenten valinta (aina varsinaisessa yhtiökokouksessa)

Tilinpäätös

• Tilinpäätöksen käsitteleminen ja vahvistaminen
• Tilintarkastajan valinta (aina varsinaisessa yhtiökokouksessa)
• Tilintarkastajan palkkio

Varojenjako yhtiöstä

• Taseen osoittaman voiton käyttäminen (sama kuin voittoa tai tappiota koskevat toimenpiteet, mistä tulee päättää aina varsinaisessa yhtiökokouksessa)
• Pääoman palauttaminen sijoitetun vapaan oman pääoman rahastosta eli SVOP-rahastosta

Osakeanti

• Osakeanti (maksullinen tai maksuton)
• Suunnattu osakeanti (maksullinen tai maksuton)
• Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista (“osakeantivaltuutus”)

Optiot osakkeisiin

• Optio-oikeuksien antaminen
• Hallituksen valtuuttaminen päättämään optio-oikeuksien antamisesta (“optiovaltuutus”)

Omien osakkeiden hankkiminen

• Omien osakkeiden hankkiminen (voi olla myös suunnattu omien osakkeiden hankkiminen)
• Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta
• Omien osakkeiden lunastaminen

Muu päätöksenteko

• Yhtiöjärjestyksen muuttaminen
• Tilikauden muuttaminen
• Yhtiön asettaminen selvitystilaan

Näin varsinainen yhtiökokous etenee

1. Kokouksen avaaminen: Yhtiökokouksen avaa kokouksen koolle kutsujan (lähtökohtaisesti hallituksen) nimeämä henkilö.

2. Puheenjohtajan valinta & ääniluettelo: Läsnäolijat valitsevat kokoukselle puheenjohtajan, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Kokouksen puheenjohtajan vastuulla on laatia ääniluettelo, johon merkitään läsnä olevat osakkeenomistajat osake- ja äänimäärineen. Docuen varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirjamalli sisältää mahdollisuuden ääniluettelon laatimiseen. Puheenjohtajan vastuulla on laatia myös itse pöytäkirja.

3. Asioiden käsittely kokouskutsun mukaisesti: Yhtiökokouksessa saadaan lähtökohtaisesti päättää vain asiasta, joka on mainittu kokouskutsussa tai joka yhtiöjärjestyksen mukaan on käsiteltävä kokouksessa.

4. Äänestäminen: Ellei päätöksestä synny yksimielisyyttä, siitä äänestetään. Yhtiökokouksen päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut yli puolet kokouksessa annetuista äänistä, ellei kysymys ole asiasta, joka osakeyhtiölakiin pohjautuen edellyttää 2/3 määräenemmistöpäätöstä (esim. yhtiöjärjestyksen muuttaminen, suunnattu osakeanti). Tietyt yhtiöjärjestyksen muutokset edellyttävät myös suostumusta niiltä osakkeenomistajilta, joiden etuun päätös suoraan vaikuttaa (esim. maksuvelvollisuuden lisäys yhtiötä kohtaan).

5. Yhtiökokouspöytäkirjan allekirjoitus & arkistointi: Yhtiökokouspöytäkirja on allekirjoitettava ja arkistoitava, ja sen tulee olla osakkeenomistajien saatavilla kahden viikon kuluessa kokouksen pitämisestä.

Ketkä allekirjoittavat yhtiökokouspöytäkirjan?

Aina vähintään kaksi allekirjoittajaa: Minimivaatimus on, että yhtiökokouspöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjantarkastaja. Ei kuitenkaan ole mitään estettä sille, että myös muut kokouksen osallistujat allekirjoittavat sen.

Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa sähköisesti: Yhtiökokouspöytäkirjan allekirjoittamiseen kannattaa hyödyntää sähköistä allekirjoitusta, jolloin allekirjoittaminen hoituu joko kosketusnäytölle piirtämällä tai vahvasti pankkitunnuksilla tunnistautumalla.

Miten laadin yhtiökokouspöytäkirjan Docuen palvelussa?

1. Valitse yhtiökokouspöytäkirjan alussa, mistä yhtiökokous on tekemässä päätöstä (esim. taseen osoittaman tuloksen käyttäminen).
2. Palvelu kysyy sinulta kohta kohdalta jatkokysymyksiä, joiden perusteella automaatio muotoilee yhtiökokouspöytäkirjasi tekstit (tuloksen käyttämistä koskevassa kohdassa esim. viimeksi päättyneen tilikauden tulos ja jaetaanko osinkoa)
3. Neuvomme eri kohdissa osakeyhtiölakiin pohjautuen, mitä yhtiökokouksen on syytä ottaa huomioon päätöksenteossaan (esim. mitä osingon jakaminen edellyttää sekä millä perusteella osingon määrä päätetään)
4. Kun yhtiökokouspöytäkirja on valmis, valitsemasi osapuolet allekirjoittavat sen sähköisesti
5. Yhtiökokouspöytäkirja tallentuu automaattisesti yrityksesi tilille, josta löydät sen myöhemmin vaivattomasti valitsemallasi laitteella

Kokeile itse: Sen lisäksi, että Docuella syntyy laadukas varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja, saat käyttöösi yli 400 automatisoidun asiakirjamallin valikoiman juristiemme laatimilla sisällöillä. Tutustu esimerkiksi seuraaviin:

• Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja, malli
• Hallituksen pöytäkirja, pohja
• Osakkeiden kauppakirja, malli
• Velkakirjamalli

Tags: yhtiökokouspöytäkirja, varsinainen yhtiökokous pöytäkirja, yhtiökokous pöytäkirja varsinainen yhtiökokous, varsinainen yhtiökokous pöytäkirjamalli, varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja