Hallituksen tehtävät ja merkitys osakeyhtiössä
Yleistoimivalta: Hallitus muodostaa osakeyhtiön ylimmän johdon. Hallituksella on niin sanottu yleistoimivalta – jos toimivalta tietyn päätöksen tekemiseen ei osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen mukaan kuulu yhtiökokoukselle, asia kuuluu hallitukselle. Hallituksen tehtävät vaihtelevat liiketoiminnan luonteen ja laajuuden mukaan, mutta keskeisimpänä tehtävänä pidetään yleensä toimitusjohtajan valitsemista.
Merkitys riippuu yrityksen koosta: Pienessä yrityksessä hallitus on monesti sama kuin toimiva johto, mutta hallituksen juridinen toimivalta on hyvä pitää takaraivossa. Kun yritys kasvaa tai mukaan tulee ulkopuolisia rahoittajia, hallituksen merkitys korostuu.
Hallituksen työskentelyä koordinoi puheenjohtaja: Hallituksen puheenjohtaja huolehtii, että hallitus kokoontuu tarvittaessa sekä kutsuu hallituksen koolle, jos hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja sitä vaatii. Yleensä hallituksen puheenjohtaja myös johtaa kokouksia.
Hallituksen kokouksesta on laadittava pöytäkirja
Lakisääteinen velvoite: Osakeyhtiön hallituksen kokouksesta on lain mukaan laadittava pöytäkirja, johon kirjataan kokouksessa tehdyt päätökset. Hallituksen kokouspöytäkirja tulee myös numeroida ja arkistoida.
Kokouksen päätösvaltaisuus: Hallitus on lähtökohtaisesti päätösvaltainen, kun paikalla on yli puolet jäsenistä ja koko hallitukselle on annettu mahdollisuus osallistua päätöksentekoon. Tämä on tapana todeta kokouksen aluksi sekä kirjata myös lopulliseen hallituksen kokouspöytäkirjaan.
Pöytäkirjan allekirjoittaminen: Hallituksen kokouspöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja, jos hallitukseen kuuluu useita jäseniä, vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen. Monissa yrityksissä on tapana, että kaikki hallituksen jäsenet allekirjoittavat pöytäkirjan.
Kolme syytä panostaa laadukkaaseen hallituksen kokouspöytäkirjaan
Hallituksen kokouspöytäkirja ei ole vain “pakollinen paha”, vaan hyvin tehtynä siitä on yritykselle paljon hyötyä:
1. Todistaa riidattomasti tehdyt päätökset: Laadukas hallituksen kokouspöytäkirja toimii vankkana näyttönä siitä, mitä kokouksessa on päätetty. Parhaimmillaan se kuvaa päätökset ja niiden taustasyyt selkeästi ja ymmärrettävästi.
2. Suojaa hallituksen jäseniä: Huolella tehty hallituksen kokouspöytäkirja suojaa hallituksen jäseniä heidän henkilökohtaista vastuutaan arvioitaessa. Hallitus ei nimittäin vastaa liiketoimintapäätöksestään aiheutuneesta vahingosta, jos päätös on perustunut olosuhteisiin nähden asianmukaiseen harkintaan ja selvitykseen. Hallituksen jäsenellä ja toimitusjohtajalla on lisäksi mahdollisuus merkitä pöytäkirjaan eriäviä mielipiteitä ja näin mahdollisesti välttää henkilökohtainen vastuu huolimattomasta päätöksestä.
3. Viestii yrityksen ammattimaisesta johtamisesta: Selkeästi dokumentoidut päätökset ja niiden perustelut osoittavat, että yrityksen hallitus toimii vastuullisesti ja ammattimaisesti. Tämä voi olla eduksi esimerkiksi sijoitusneuvotteluissa.
Helpoin tapa laatia hallituksen pöytäkirja – pohja joka tilanteeseen
Juristien suunnittelemat mallikirjaukset: Docuen hallituksen kokouspöytäkirjan mallilla laadit jopa 10 minuutissa laadukkaan ja juridisesti pätevän hallituksen kokouspöytäkirjan. Saat käyttöösi tarkkaan kehitetyt mallilausekkeet kymmeniin eri päätöksentekotilanteisiin, kuten tilinpäätöksen käsittelyyn, lainoihin ja osakeanteihin. Pikavalintojen ansioista hallituksen kokouspöytäkirja syntyy melkein kuin itsestään.
Muuntuu tilanteeseen sopivaksi: Hallituksen kokouspöytäkirjan mallissa huomioidaan lainsäädännön asettamat rajoitukset osakeyhtiön toiminnalle. Voit toisaalta muokata pöytäkirjan sisältöä vapaasti omien tarpeidesi mukaan. Kysymyksessä ei ole siis yksittäinen hallituksen pöytäkirjapohja, vaan automatisoitu asiakirjamalli, joka muuntuu juuri sinulle sopivaksi.
Ei vaadi tulostamista: Hallituksen kokouspöytäkirja allekirjoitetaan sähköisesti ja se arkistoituu automaattisesti käyttäjätilillesi. Docuen avulla jätät papereiden pyörittelyn taaksesi ja siirryt yrityshallinnon uudelle aikakaudelle.
Hallituksen kokouspöytäkirja sisältää mallikirjaukset yli 40 erilaiseen päätöstyyppiin
Hyödyntämällä Docuen hallituksen kokouspöytäkirjan mallia saat valmiit sisällöt muun muassa seuraaviin kirjauksiin:
Yhtiön johto
- Toimitusjohtajan valitseminen
- Toimitusjohtajan palkitseminen
- Prokuran antaminen tai peruuttaminen
- Hallituksen puheenjohtajan valitseminen
- Esitys hallituksen jäsenten palkkioista*
- Esitys hallituksen jäsenten lukumäärästä*
- Esitys hallituksen jäsenistä*
Tilinpäätös ja talous
- Tilinpäätöksen käsitteleminen ja hyväksyminen
- Poistosuunnitelman muuttaminen kirjanpidossa
- Budjetin käsitteleminen
- Luottotappioiden ja arvonalennusten toteaminen
- Esitys tilintarkastajaksi*
- Esitys tilintarkastajan palkkiosta*
Merkittävät liiketaloudelliset päätökset
- Suuret investoinnit
- Huomattavat henkilöstömuutokset
- Strategian päivittäminen
Varojenjako
- Esitys voittoa tai tappiota koskeviksi toimenpiteiksi (taseen osoittaman voiton käyttäminen, mistä tulee päättää varsinaisessa yhtiökokouksessa)*
- Esitys pääoman palauttamisesta sijoitetun vapaan oman pääoman rahastosta eli SVOP-rahastosta (vaihtoehtoisesti suora päätös varojen palauttamisesta, jos yhtiökokous on valtuuttanut hallituksen siihen)*
Rahoitus
- Pankkitilin avaaminen yhtiön nimiin
- Lainan tai pankkitakauksen ottaminen (ks. myös palvelun velkakirjamalli)
- Luotto- tai rahoituslimiitin ottaminen tai sellaisen korotus
- Sijoituksen vastaanottaminen sijoitetun vapaan oman pääoman rahastoon (SVOP-rahastoon)
- Esitys vaihtovelkakirjan antamisesta*
- Suora päätös vaihtovelkakirjan antamisesta, jos yhtiökokous on valtuuttanut hallituksen siihen
Osakeanti
- Esitys osakeannista (myös suunnatut osakeannit, maksulliset tai maksuttomat)*
- Suora päätös osakeannista, jos yhtiökokous on valtuuttanut hallituksen siihen
- Esitys hallituksen valtuuttamisesta päättämään osakeannista (“osakeantivaltuutus”)*
Optio-oikeudet osakkeisiin
- Esitys optio-oikeuksien antamisesta*
- Suora päätös optioiden antamisesta, jos yhtiökokous on valtuuttanut hallituksen siihen
- Esitys hallituksen valtuuttamisesta päättämään optioiden antamisesta (“optiovaltuutus”)*
Omien osakkeiden hankkiminen
- Esitys omien osakkeiden hankkimisesta (voi olla myös suunnattu)*
- Suora päätös omien osakkeiden hankkimisesta, jos yhtiökokous on valtuuttanut hankintaan
- Esitys hallituksen valtuuttamisesta päättämään omien osakkeiden hankkimisesta*
Muu päätöksenteko
- Esitys yhtiöjärjestyksen muuttamisesta*
- Esitys yhtiön asettamisesta selvitystilaan*
- Yhtiökokouksen koollekutsuminen
*Hallituksen esitys yhtiökokoukselle, jolle lopullinen päätös lähtökohtaisesti kuuluu
Miten Docuen hallituksen kokouspöytäkirja tarkalleen ottaen toimii?
-
Valitse valmiista listasta, mistä hallitus on tekemässä päätöstä (esim. esitys suunnatusta osakeannista).
-
Palvelu kysyy sinulta kohta kohdalta jatkokysymyksiä, joiden perusteella automaatio muotoilee hallituksen kokouspöytäkirjan tekstit (osakeannissa esim. antiosakkeiden määrä, hinta ja merkitsijät; lain edellyttämä painava taloudellinen syy annille; osakkeiden merkintäaika)
-
Palvelu neuvoo kohta kohdalta lakiin perustuen, mitä sinun on syytä ottaa huomioon kirjauksissa (osakeantipäätöksessä esim. muistutus siitä, että on erikseen mainittava varojen merkitsemisestä SVOP-rahastoon, jos osakepääomaa ei haluta korottaa)
-
Kun hallituksen kokouspöytäkirja on valmis, valitsemasi osapuolet allekirjoittavat sen sähköisesti puhelimella tai tietokoneella
-
Hallituksen kokouspöytäkirja arkistoituu automaattisesti yrityksesi käyttäjätilille, johon pääset myöhemmin helposti valitsemallasi laitteella
Kokeile jo tänään: Suositun hallituksen kokouspöytäkirjan lisäksi löydät Docuen valikoimasta yli 400 juristien suunnittelemaa ja ylläpitämää asiakirjamallia. Saatat olla kiinnostunut esimerkiksi seuraavista:
- Yhtiökokouspöytäkirja (varsinainen yhtiökokous)
- Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja, malli
- Osakkeiden kauppakirja, malli
Tags: osakeyhtiön hallituksen pöytäkirja malli, hallituksen pöytäkirja pohja, hallituksen kokouspöytäkirja, hallituksen kokouksen pöytäkirja malli, pöytäkirjapohja hallituksen kokoukseen, hallituksen kokous pöytäkirja malli, hallituksen kokouksen pöytäkirja pohja, hallituksen pöytäkirja malli, hallituksen pöytäkirja luonnos, pöytäkirja mallipohja, hallituksen pöytäkirja pääomalaina
