Onko hallituksen kokouksen pöytäkirja julkinen?

TIIVISTELMÄ: Hallituksen pöytäkirjan julkisuus

• Pöytäkirjan julkisuus: Hallituksen kokouksesta laadittu pöytäkirja ei ole julkinen asiakirja. Ainoastaan hallituksen jäsenillä on oikeus saada pöytäkirja nähtäväkseen, eikä edes osakkeenomistajalla ole tätä oikeutta.

• Osakkeenomistajan kyselyoikeus: Osakkeenomistaja voi saada tietoa yhtiön hallinnosta käyttämällä yhtiökokouksessa kyselyoikeuttaan.

• Dokumentointi: Vaikka hallituksen kokouksen pöytäkirja ei ole julkinen, tulee se silti laatia.

  • Hallituksen pöytäkirja – pohja

  • Asunto-osakeyhtiön hallituksen kokouspöytäkirja

Hallituksen kokouksen pöytäkirjaa ei tarvitse näyttää ulkopuolisille

Osallistumisoikeus hallituksen kokoukseen: Jokaisella hallituksen jäsenellä on oikeus osallistua hallituksen kokoukseen henkilökohtaisesti. Hallituksen kokous ei ole julkinen tai muutoinkaan avoin tilaisuus, johon muilla kuin hallituksen jäsenillä – esimerkiksi osakkeenomistajalla – olisi mahdollisuus osallistua.

• Hallituksen jäsenten lisäksi myös toimitusjohtajalla on kyseinen oikeus, vaikkei hän olisikaan hallituksen jäsen. Hallitus voi toisaalta päättää, ettei toimitusjohtaja saa osallistua kokoukseen. Kokous voi päättää sallia myös ulkopuolisten henkilöiden läsnäolon.

Pöytäkirja: Hallituksen kokouksesta tulee laatia pöytäkirja, johon kirjataan kokouksessa tehdyt päätökset. Pöytäkirja toimiikin ensisijaisesti todisteena kokouksessa tehdyistä päätöksistä. Siihen kirjataan tyypillisesti mahdolliset äänestykset ja hallituksen jäsenten eriävät mielipiteet.

Julkisuus: Hallituksen kokousten pöytäkirjoja ei ole säädetty julkisiksi, eli niitä ei tarvitse näyttää hallituksen ulkopuolisille henkilöille. Pöytäkirja onkin nimenomaan hallituksen sisäinen asiakirja. Edes osakkeenomistajalle sitä ei tarvitse näyttää.

• Yhtiökokouksen pöytäkirja: Toisin kuin hallituksen kokouksen pöytäkirja, yhtiökokouksen pöytäkirja on osakkeenomistajille julkinen asiakirja. Yhtiökokouksen pöytäkirja on viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta pidettävä osakkeenomistajien nähtävillä joko yhtiön pääkonttorissa tai Internet-sivuilla. Pöytäkirjasta on myös toimitettava jäljennös sitä pyytävälle osakkeenomistajalle.

  • Yhtiökokouspöytäkirja (varsinainen yhtiökokous)

  • Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja

Osakkaan kyselyoikeus – keino saada tietoa yhtiön hallinnosta

Osakkaan kyselyoikeus tarkoittaa osakkaan mahdollisuutta hankkia yhtiökokouksessa tietoa yhtiön hallinnosta esittämällä yhtiön johdolle kysymyksiä seikoista, jotka voivat vaikuttaa kokouksessa käsiteltävien asioiden arviointiin. Tyypillisesti näihin kysymyksiin vastaa toimitusjohtaja, joka on usein henkilökohtaisesti läsnä kokouksessa. Usein toimitusjohtaja sekä vastaa kysymyksiin että aktiivisesti kertoo yhtiön tilasta.

Osakkaan kyselyoikeuden vastapainona toimii hallituksen ja toimitusjohtajan velvollisuus huolehtia yhtiön liike- ja yrityssalaisuuksien ja muun luottamuksellisen tiedon säilymisestä salaisena. Osakkaalle ei saa antaa sellaista tietoa, jonka antaminen aiheuttaisi olennaista haittaa yhtiölle. Käytännössä tällainen tieto voisi koskea esimerkiksi yhtiölle keskeisiä liikesalaisuuksia.

Jos vastaaminen osakkeenomistajan kysymykseen edellyttää sellaisia tietoja, joita ei kokouksessa ole käytettävissä, tulee vastaus kysymykseen antaa kirjallisesti kahden viikon kuluessa. Vastaus tulee toimittaa kysyjän lisäksi myös muulle osakkeenomistajalle, joka sitä pyytää.

Miten laadin kokouspöytäkirjan helpoiten?

Laadukkaat hallituksen kokousten pöytäkirjat laadit vaivattomasti Docuella. Sisällöt ovat kokeneiden yritysjuristien laatimia.

• Hallituksen pöytäkirja – pohja

• Asunto-osakeyhtiön hallituksen kokouspöytäkirja

Tags: hallituksen pöytäkirjan julkisuus