Hallituksen kokouksen esityslista – mitä se sisältää?

TIIVISTELMÄ: Hallituksen kokouksen esityslista

• Esityslistan laatimiselle on monta hyvää syytä:

  1. Esityslistan laatiminen edistää hyvää hallintotapaa, johon kuuluu avoin ja kirjallinen hallitustyöskentelyn dokumentointi.

  2. Esityslista varmistaa tärkeiden asioiden tulevan varmasti käsitellyiksi hallituksen kokouksessa.

  3. Esityslista helpottaa kokouksen seuraamista, siihen osallistumista ja siihen valmistautumista.

• Tilanteeseen sopivat asiakirjamallit:

  • Hallituksen kokous, kutsu

    • Voit laatia hallituksen kokouksen esityslistan ja kokouskutsun samassa asiakirjassa.

  • Hallituksen pöytäkirja, pohja

Mikä on hallituksen kokouksen esityslista?

Hallituksen kokouksen esityslista tai asialista on lista kokouksessa käsiteltävistä asioista ja niiden käsittelyjärjestyksestä. Tarkemmin ottaen se on luonteeltaan ehdotus, sillä listaa on tarpeen tullen mahdollista muuttaa kokouksen aikana.

Miksi esityslista kannattaa laatia?

Hallituksen kokouksen esityslista kannattaa laatia ainakin seuraavista syistä:

1. Esityslista edistää yhtiön hyvää hallinnointitapaa.

   • Hyvä hallinnointitapa tarkoittaa hyviä käytäntöjä ja periaatteita, joiden mukaan yhtiön hallinto tulisi järjestää.

   • Esityslista palvelee hyvää hallinnointitapaa edistämällä tiedonkulkua esimerkiksi niin, että hallituksen jäsenille toimitetaan kokouskutsun yhteydessä listaus kokouksessa käsiteltävistä asioista. Esityslista kannattaakin toimittaa jo etukäteen, vaikka sinänsä se voidaan jakaa osallistujille kokouksen alussakin.

2. Esityslista varmistaa, että tarpeelliset asiat käsitellään kokouksessa.

3. Esityslista auttaa osallistujia valmistautumaan kokoukseen ja seuraamaan sitä.

Mitä esityslista sisältää ja kuka sen laatii?

Esityslistan rakenne noudattaa pitkälti hallituksen kokouksen pöytäkirjan rakennetta.

Esityslista sisältää yleensä seuraavat kohdat:

1. Kokouksen avaaminen

   • Kokouksen avaa tyypillisesti hallituksen puheenjohtaja.

2. Kokouksen päätösvaltaisuus

   • Hallitus on päätösvaltainen lähtökohtaisesti kun paikalla on yli puolet jäsenistä ja koko hallitukselle on annettu mahdollisuus osallistua päätöksentekoon. Tämä on tapana todeta kokouksen aluksi ja kirjata myös lopulliseen kokouspöytäkirjaan.

3. Kokouksen järjestäytyminen

   • Kokouksen alussa päätetään, kuka toimii kokouksen puheenjohtajana ja kuka sihteerinä. He voivat olla myös sama henkilö.

4. Päätettävät tai käsiteltävät asiat

   • Käsiteltäviä asioita voivat olla esimerkiksi tilinpäätöksen käsitteleminen, henkilöstömuutokset, toimitusjohtajan valitseminen tai lainan ottaminen.

   • Kohdat numeroidaan yleensä. Asioita ei ole kuitenkaan lähtökohtaisesti pakko käsitellä siinä järjestyksessä kuin ne ovat esityslistalla.

5. Seuraavan hallituksen kokouksen ajankohta.

6. Kokouksen päättäminen

Esityslista on vapaamuotoinen asiakirja, joten sen voi halutessaan laatia hyvinkin suppeana. On kuitenkin suositeltavaa, että kaikki keskeiset päätettävät asiat ovat listalla, loogisessa järjestyksessä.

Esityslistan laatii tyypillisesti kokouksen puheenjohtaja, koska tavanomaisesti hän kutsuu kokouksen myös koolle.

Miten laadin hallituksen kokouksen esityslistan helpoiten?

Docuen palvelussa laadit laadukkaan ja hyvän hallintotavan mukaisen kutsun ja siihen sisältyvän esityslistan hallituksen kokoukseen vaivattomasti. Sisällöt ovat juristien laatimia.

Docuen palvelusta löydät hallituksen kokouksen esityslistan mallin:

• Hallituksen kokous, kutsu (sisältää hallituksen kokouksen esityslistan mallin)

• Hallituksen pöytäkirja, pohja

Tutustu myös muihin palvelun pöytäkirjamalleihin:

• Yhtiökokouspöytäkirja (varsinainen yhtiökokous)

• Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja, malli

Tags: hallituksen kokous esityslista, hallituksen kokouksen esityslista, hallituksen kokous esityslista malli