Hallituksen jäsenen esteellisyys – milloin jäsen ei saa osallistua päätöksentekoon?

TIIVISTELMÄ: muista nämä hallituksen jäsenen esteellisyydestä

• Hallituksen jäsenen esteellisyys hallituksen kokouksessa: Hallituksen jäsen on esteellinen hallituksen käsitellessä a) hänen ja yhtiön välistä sopimusta, b) muuta oikeustointa tai c) oikeudenkäyntiä. Esteellisyys voi syntyä myös käsiteltäessä d) yhtiön ja kolmannen välistä asiaa, jos siitä on odotettavissa hallituksen jäsenelle olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa. Esteellinen jäsen ei saa osallistua asian käsittelyyn.

• Hallituksen jäsenen esteellisyys yhtiökokouksessa: Hallituksen jäsen on osakkeenomistajana esteellinen äänestämään a) häntä vastaan ajettavasta kanteesta taikka b) hänen vapauttamisestaan velvoitteesta yhtiötä kohtaan. Esteellisyys voi syntyä myös silloin, kun kyse on c) yhtiön ja kolmannen välisestä kanteesta tai velvoitteesta, jos hänellä on asiassa odotettavana olennaista etua ja tämä etu saattaa olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa. Esteellisellä osakkeenomistajalla on läsnäolo- ja puheoikeus, mutta ei äänioikeutta.

• Esteellisyyssääntöjen laiminlyömisen seuraukset: Esteellisyyssääntöjen sivuuttaminen saattaa johtaa tehdyn päätöksen pätemättömyyteen ja vahingonkorvausvastuun syntymiseen.

• Dokumentoi esteellisyyssääntöjen noudattaminen pöytäkirjoihin: Kokouksista laadittavat pöytäkirjat toimivat todisteena esteellisyyssääntöjen asianmukaisesta noudattamisesta  – mahdolliset esteellisyydet ja jääväytymiset päätöksenteosta kannattaakin merkitä pöytäkirjoihin.

1) ESTEELLISYYS HALLITUKSEN KOKOUKSESSA

1.1 Esteettömyyden voi aiheuttaa esimerkiksi kauppa tai lahja

Hallituksen jäsen ei saa osallistua asian käsittelyyn hallituksessa, jos hän on esteellinen. Jäsen on esteellinen esimerkiksi silloin, kun hallitus käsittelee:

• hänen ja yhtiön välistä sopimusta (tai muuta oikeustointa, kuten optio-oikeuksien myöntämistä hallituksen jäsenelle);

• oikeudenkäyntiä, jossa hallituksen jäsen on yhtiön vastapuolena; tai

• yhtiön ja kolmannen välistä sopimusta (tai muuta oikeustointa), jos siitä on odotettavissa hallituksen jäsenelle olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa.

Samat esteellisyyssäännöt koskevat myös hallituksen varajäsentä hänen osallistuessaan hallituksen päätöksentekoon.

1.2 Esteellisellä jäsenellä ei ole puhe-, ääni- tai läsnäolo-oikeutta

Esteellisen jäsenen tulee jäävätä itsensä asian käsittelystä. Ei siis riitä, että jäsen muodollisesti jättäytyisi varsinaisen päätöksenteon (ja mahdollisen äänestyksen) ulkopuolelle – hänen tulee jäävätä itsensä myös asian valmisteluun ja muuhun käsittelyyn liittyvistä toimista.

On kuitenkin korostettava, etteivät esteellisyyssäännöt merkitse hallituksen jäsenen vapauttamista hänen lakisääteisistä velvollisuuksistaan yhtiötä kohtaan. Hallituksen jäsenen lojaliteettivelvollisuus koskee nimittäin myös esteellistä jäsentä. Hallituksen jäsenen on siis esteellisyydestään huolimatta saatettava muun hallituksen tietoon päätöksenteon kannalta olennaiset seikat.

1.3 Jäsenen on jäävättävä itsensä, jos on riittävä epäily puolueettomuuden vaarantumisesta

Hallituksen jäsenen tulee ensisijaisesti itse tunnistaa ne tilanteet, jolloin hänen riippumattomuutensa voi vaarantua. Jäsenen tulee ilmoittaa esteellisyydestään muulle hallitukselle sekä jättäytyä pois asian käsittelystä.

Tarvittaessa myös muu hallitus voi tehdä jäsenensä jääväämisestä päätöksen, jos esteellinen jäsen ei jättäydy päätöksenteon ulkopuolelle oma-aloitteisesti.

1.4 Esteellisyyssääntöjen noudattaminen on syytä ottaa vakavasti – riskinä päätöksen pätemättömyys ja vahingonkorvausvastuu

Jos esteellinen hallituksen jäsen osallistuu asian käsittelyyn hallituksessa, seurauksena saattaa olla päätöksen pätemättömyys. → Hallitus ei lähtökohtaisesti voi noudattaa pätemätöntä päätöstä.

Esteellisyyssääntöjen noudattamatta jättäminen voi myös johtaa hallituksen jäsenen henkilökohtaiseen vahingonkorvausvastuuseen, jos laiminlyönnin seurauksena yhtiölle, osakkeenomistajalle tai muulle henkilölle on aiheutunut vahinkoa.

2) HALLITUKSEN JÄSENEN ESTEELLISYYS YHTIÖKOKOUKSESSA

Monissa yrityksissä hallituksen jäsenet ovat myös yhtiön osakkeenomistajia – he ovat siis oikeutettuja osallistumaan yhtiötä koskevaan päätöksentekoon paitsi hallituksessa myös yhtiökokouksessa. Tämä kaksoisrooli luonnollisesti herättää kysymyksen siitä, milloin hallituksen jäsen on esteellinen käyttämään hänelle osakkuutensa perusteella kuuluvaa päätösvaltaa.

2.1 Hallituksen jäsen on esteellinen, jos asia koskee hänen omaa velvollisuuttaan yhtiötä kohtaan

Osakeyhtiölain mukaan osakkeenomistaja (tai hänen valtuuttamansa asiamies) ei saa äänestää asiassa, joka koskee:

1. kannetta osakkeenomistajaa itseään vastaan;

2. osakkeenomistajan vapauttamista vahingonkorvausvelvollisuudesta tai muusta velvoitteesta yhtiötä kohtaan; taikka

3. kannetta muuta henkilöä vastaan tai hänen vapauttamistaan velvoitteesta yhtiötä kohtaan, jos osakkeenomistajalla on odotettavana olennaista etua asiassa ja tämä etu saattaa olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa.

2.2 Vain äänestäminen on kielletty

Hallituksen jäsen ei siis esimerkiksi saa osakkeenomistajan roolissa äänestää omasta vastuuvapaudestaan edeltävällä tilikaudella. Toisin kuin hallituksen sisäisessä päätöksenteossa, osakkeenomistaja (hallituksen jäsen) saa kuitenkin olla läsnä ja käyttää puhevaltaansa käsiteltäessä vastuuvapauskysymystä yhtiökokouksessa.

Yhtiökokousta koskevaa esteellisyyssääntöä ei sovelleta silloin, jos kaikki osakkeenomistajat olisivat esteellisiä äänestämään asiassa. Näin voi olla esimerkiksi tilanteessa, jossa yhtiön kaikki osakkeenomistajat istuvat myös hallituksessa ja äänestävät omasta vastuuvapaudestaan.

2.3 Hallituksen yhtiökokoukselle tekemät ehdotukset – voiko osakkeenomistaja osallistua päätöksentekoon hallituksessa?

Yhtiön osakkeiden omistaminen ei tee automaattisesti hallituksen jäsenestä esteellistä käsittelemään hallituksessa yhtiökokoukselle tehtäviä ehdotuksia (esim. hallituksen voitonjakoesitys). Hallituksen jäsenen esteellisyys voi syntyä vain, jos tällainen esitys saattaa olla yhtiön edun vastainen.

2.4 Entä jos esteellisyyssääntöjä rikotaan?

Jos esteellinen osakkeenomistaja äänestää yhtiökokouksessa, voi seurauksena olla kokouksessa tehdyn päätöksen pätemättömyys. Yhtiökokouksen päätöksen pätemättömyyteen on pääsääntöisesti vedottava käräjäoikeudessa nostettavalla moitekanteella. Kanne on nostettava kolmen kuukauden kuluessa päätöksen tekemisestä.

Esteellisyyssääntöjen sivuuttaminen saattaa johtaa myös osakkeenomistajan vahingonkorvausvastuuseen.

3) ESTEETTÖMYYDEN DOKUMENTOINTI

Kirjaa mahdolliset esteellisyydet pöytäkirjaan

Kokousten pöytäkirjat toimivat todisteena esteellisyyssääntöjen asianmukaisesta noudattamisesta; sen vuoksi mahdolliset esteellisyydet ja jääväytymiset päätöksenteosta on syytä merkitä huolellisesti kokouksista laadittaviin pöytäkirjoihin.

Docuen palvelun avulla voit vaivattomasti laatia laadukkaat pöytäkirjat niin hallituksen kokouksista kuin varsinaisista ja ylimääräisistä yhtiökokouksista. Pöytäkirjamalleihin sisältyy lukuisia juristien suunnittelemia malliehtoja, joiden avulla pystyt kätevästi kirjaamaan kokouksissa tehdyt päätökset.

• Hallituksen pöytäkirja – pohja

• Yhtiökokouspöytäkirja (varsinainen yhtiökokous)

• Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja – malli

Tags: hallituksen jäsenen esteellisyys hallituksen kokouksessa, hallituksen jäsenen esteellisyys yhtiökokouksessa