Voiko kokouskutsun lähettää sähköpostilla?

TIIVISTELMÄ: Kokouskutsun lähettäminen sähköpostilla

• Yhtiökokous: Yhtiökokouskutsu tulee pääsääntöisesti lähettää kirjallisesti. Kutsun voi lähettää sähköpostitse, jos osakkeenomistaja on antanut sähköpostiosoitteensa yhtiölle kutsun toimittamista varten.

  • Hallituksen kokouskutsun malli

• Hallituksen kokous: Kutsun hallituksen kokoukseen voi lähettää vapaamuotoisesti, jolloin myös sähköinen muoto on mahdollinen.

  • Yhtiökokouskutsun malli

• Kirjallinen muoto: Kaikenlaiset kutsut on yhtiössä suositeltavaa lähettää kirjallisessa muodossa, sillä kirjallinen kutsu toimii todisteena sekä kutsun lähettämisestä että sen sisällöstä. Kutsujen asianmukainen lähettäminen varmistaa osaltaan myös kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden eli sen, että kokouksessa voidaan tehdä sitovia päätöksiä.

Yhtiökokouskutsu on lähetettävä kirjallisesti

Pääsääntönä kirjallinen kutsu: Jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka osoite on yhtiön tiedossa, tulee lähettää kirjallinen kutsu yhtiökokoukseen. Osakkeenomistajien osoite- ja yhteystiedot ovat tyypillisesti osakasluettelossa, jota yhtiö on velvollinen pitämään. Yhtiöllä ei ole kuitenkaan velvollisuutta laaja-alaisesti ryhtyä selvittämään osakkeenomistajan osoitetta. Jos osoite on kuitenkin helposti löydettävissä, voidaan katsoa yhtiön velvollisuudeksi selvittää kyseinen osoite.

• Kutsu voidaan toimittaa sähköpostitse, jos osakkeenomistaja antaa siihen suostumuksensa. Suostumukseksi riittää, että osakkeenomistaja on antanut sähköpostiosoitteensa kutsujen toimittamista varten.

Poikkeaminen yhtiöjärjestyksessä: Jos yhtiöjärjestyksessä on annettu poikkeavia määräyksiä kutsumismenettelystä, noudatetaan yhtiöjärjestystä. Yhtiöjärjestyksessä on voitu esimerkiksi määritellä kutsujen toimittamistavaksi niiden lähettäminen sähköpostitse.

Poikkeaminen yksimielisellä päätöksellä: Yhtiöjärjestyksen kutsumismenettelyä koskevat määräykset samoin kuin osakeyhtiölain kutsua koskevat säännökset on mahdollista sivuuttaa osakkeenomistajien yksimielisellä päätöksellä. Pienessä osakaskunnassa vapaamuotoinen menettely voi olla jopa suositeltavaa.

Tilanteet, joissa kirjallisesta muodosta ei voi poiketa: Kirjallinen kutsu on tietyissä tilanteissa lähetettävä aina, riippumatta esimerkiksi yhtiöjärjestysmääräyksestä. Näin on esimerkiksi silloin kun kokouksessa päätetään yhtiöjärjestyksen muuttamisesta niin, että osakkeisiin liittyviä oikeuksia tai velvollisuuksia muutetaan jollekin osakkeenomistajalle epäedullisemmaksi (esim. osinko-oikeuksien vähentäminen).

Kutsu hallituksen kokoukseen on suositeltavaa toimittaa kirjallisesti

Kutsu hallituksen kokoukseen on vapaamuotoinen – laissa ei ole tästä erityissäännöksiä. Kutsu on kuitenkin suositeltavaa toimittaa kirjallisena, monestakin syystä.

• Kutsun asianmukainen lähettäminen varmistaa osaltaan kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden eli sen, että kokouksessa voidaan tehdä sitovia päätöksiä. Kirjallinen, esimerkiksi sähköpostitse toimitettu kutsu toimii todisteena sekä kutsun lähettämisestä että sen sisällöstä. Sähköisesti lähetetystä kutsusta voi lisäksi jälkikäteen helposti todentaa kutsun lähettämisajankohdan.

• Kirjallisen kutsun lähettäminen on myös hyvän hallintotavan mukaista. Hyvä hallinnointitapa tarkoittaa sellaisia käytäntöjä ja periaatteita, joiden mukaan yhtiön hallinto tulisi järjestää.

Miten laadin asianmukaisen kokouskutsun helpoiten?

Docuen palvelussa laadit vaivattomasti laadukkaat kutsut hallituksen kokoukseen ja yhtiökokoukseen. Sisällöt ovat juristien laatimia.

Osakeyhtiö:

• Hallituksen kokouskutsun malli

• Yhtiökokouskutsun malli

Asunto-osakeyhtiö:

• Hallituksen kokouskutsun malli

• Yhtiökokouksen kokouskutsun malli

Docuella laadit helposti myös pöytäkirjat kokouksista:

• Hallituksen pöytäkirja, pohja

• Yhtiökokouspöytäkirja (varsinainen yhtiökokous)

• Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja, malli

Tags: kokouskutsu sähköpostilla