Ylimääräinen yhtiökokous, pöytäkirja

Ylimääräinen yhtiökokous pidetään ainoastaan tarvittaessa

Ylimääräinen yhtiökokous on pidettävä esimerkiksi, jos hallitus katsoo sen aiheelliseksi tai yhtiöjärjestyksessä niin määrätään. Yleensä ylimääräinen yhtiökokous pidetään lähinnä tilanteessa, jossa tietty asia on niin kiireellinen, ettei siitä päättämistä voida lykätä seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen.

Miten ylimääräinen yhtiökokous eroaa varsinaisesta yhtiökokouksesta?

Osakkeenomistajat käyttävät osakeyhtiössä päätösvaltaansa yhtiökokouksessa. Käytännössä yhtiökokous päättää vain merkityksellisimmistä asioista, kuten ylimmästä johdosta ja osakkeista. Yhtiökokouksen luonteella – olipa se varsinainen tai ylimääräinen – ei ole merkitystä päätöksenteon kannalta (varsinaisessa yhtiökokouksessa tulee toki aina päättää tietyistä lakisääteisistä asioista, esim. tilinpäätöksen vahvistaminen). Myös menettelysäännöt ovat molemmissa kokouksissa samat, eli kokoukset tulee esimerkiksi kutsua koolle samojen sääntöjen puitteissa.

Pöytäkirjat on laadittava ja arkistoitava

Ylimääräisestä yhtiökokouksesta on laadittava pöytäkirja, johon merkitään kokouksessa tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Pöytäkirjat on arkistoitava, ja niiden tulee olla osakkeenomistajien saatavilla kahden viikon kuluessa kunkin kokouksen pitämisestä. Laadukkaat ja siistit pöytäkirjat antavat ammattimaisen kuvan yrityksen johtamisesta esimerkiksi sijoitusneuvotteluissa.

Palvelumme sisältää osakeyhtiölakiin pohjautuvat yhtiökokouspöytäkirjan mallikirjaukset

Tarjoamme pöytäkirjan mallilausekkeet kymmeniin eri päätöksentekotilanteisiin, kuten yhtiöjärjestyksen muutoksiin, osakeanteihin ja pääomanpalautuksiin SVOP-rahastosta. Mallisisältömme pohjautuvat osakeyhtiölain sääntelyyn. Voit halutessasi muokata kokouspöytäkirjan sisältöjä myös vapaasti omien tarpeidesi mukaan.

Tehosta pikavalinnoilla pöytäkirjan laatimista jopa 10x

Palvelussamme voit laatia allekirjoitusvalmiin ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirjan parhaimmillaan hiirenklikkauksin. Yhtiöoikeuden asiantuntijoiden kehittämät mallikirjaukset mukautuvat tekemiesi valintojen mukaan. Kysymys ei ole perinteisestä yksittäisestä pohjasta tai lomakepohjasta, vaan uudesta teknologiasta, joka sisältää tuhansien eri pohjien ehdot ja mallisisällöt.

Pöytäkirjamallimme sisältää mallisisällöt yli 20 erilaiseen päätöstyyppiin

Välitilinpäätös

• Välitilinpäätöksen käsitteleminen ja vahvistaminen
• Tilintarkastajan valinta
• Tilintarkastajan palkkio

Varojenjako yhtiöstä

• Voittoa tai tappiota koskevat toimenpiteet (osingonjako)
• Pääoman palauttaminen sijoitetun vapaan oman pääoman rahastosta eli SVOP-rahastosta

Yhtiön johto

• Vastuuvapaudesta päättäminen johdolle
• Hallituksen jäsenten palkkiot
• Hallituksen jäsenten lukumäärä
• Hallituksen jäsenten valinta

Omien osakkeiden hankkiminen

• Omien osakkeiden hankkiminen (voi olla myös suunnattu omien osakkeiden hankkiminen)
• Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta
• Omien osakkeiden lunastaminen

Osakeannit

• Osakeanti (maksullinen tai maksuton)
• Suunnattu osakeanti (maksullinen tai maksuton)
• Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista (“osakeantivaltuutus”)

Optio-oikeudet osakkeisiin

• Optio-oikeuksien antaminen
• Hallituksen valtuuttaminen päättämään optio-oikeuksien antamisesta (“optiovaltuutus”)

Muu päätöksenteko

• Yhtiöjärjestyksen muuttaminen
• Tilikauden muuttaminen
• Yhtiön asettaminen selvitystilaan

Näin yhtiökokous etenee pääpiirteissään

1. Yhtiökokouksen avaa kokouksen koolle kutsujan (lähtökohtaisesti hallituksen) nimeämä henkilö.

2. Läsnäolijat valitsevat kokoukselle puheenjohtajan, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Kokouksen puheenjohtaja laatii ääniluettelon, johon merkitään läsnä olevat osakkeenomistajat osake- ja äänimäärineen. Pöytäkirjamallimme sisältää mahdollisuuden ääniluettelon laatimiseen. Puheenjohtajan vastuulla on laatia myös itse pöytäkirja.

3. Yhtiökokouksessa saadaan lähtökohtaisesti päättää vain asiasta, joka on mainittu kokouskutsussa tai joka yhtiöjärjestyksen mukaan on käsiteltävä kokouksessa.

4. Ellei päätöksestä synny yksimielisyyttä, siitä äänestetään. Yhtiökokouksen päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut yli puolet kokouksessa annetuista äänistä, ellei kysymys ole asiasta, joka osakeyhtiölakiin pohjautuen edellyttää 2/3 määräenemmistöpäätöstä (esim. yhtiöjärjestyksen muuttaminen, suunnattu osakeanti). Tietyt yhtiöjärjestyksen muutokset edellyttävät myös suostumusta niiltä osakkeenomistajilta, joiden etuun päätös suoraan vaikuttaa (esim. maksuvelvollisuuden lisäys yhtiötä kohtaan).

5. Pöytäkirja on allekirjoitettava ja arkistoitava, ja sen tulee olla osakkeenomistajien saatavilla kahden viikon kuluessa kokouksen pitämisestä.

Ketkä allekirjoittavat yhtiökokouksen pöytäkirjan?

Pöytäkirjaan tulee saada vähintään kokouksen puheenjohtajan ja yhden pöytäkirjantarkastajan allekirjoitukset.

Miten laadin ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirjan Docuen palvelussa?

1. Valitse pöytäkirjamallin alussa, mistä yhtiökokous on tekemässä päätöstä (esim. suunnattu osakeanti).

2. Palvelu kysyy sinulta kohta kohdalta jatkokysymyksiä, joiden perusteella automaatio muotoilee tekstit pöytäkirjaasi (suunnatussa osakeannissa esim. antiosakkeiden määrä, hinta ja merkitsijät; painava taloudellinen syy annille; osakkeiden merkintäaika)

3. Palvelu neuvoo eri kohdissa osakeyhtiölakiin pohjautuen, mitä yhtiökokouksen on syytä ottaa huomioon päätöksenteossaan (osakeantipäätöksessä esim. erillinen kirjaus siitä, että varat merkitään SVOP-rahastoon, jos osakepääomaa ei haluta korottaa)

4. Kun pöytäkirja on valmis, valitsemasi osapuolet allekirjoittavat sen sähköisesti puhelimella tai tietokoneella

5. Pöytäkirja arkistoituu automaattisesti yrityksesi tilille, jonne pääset hetkessä tietokoneella tai puhelimella

Tags: ylimääräinen yhtiökokous, yhtiökokouksen pöytäkirja, ylimääräinen yhtiökokous pöytäkirja malli, ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja, yhtiökokous pöytäkirja malli