Yhtiökokouskausi lähestyy – katso juristin opastusvideo pöytäkirjan laatimiseen
Yhtiökokous tekee osakeyhtiön tärkeimmät päätökset, ja ne tulee dokumentoida osakeyhtiölain mukaan. Katso juristiemme ohjeet, miten päätökset kannattaa kirjata yhtiökokouspöytäkirjaan.
Perusasiat yhtiökokouksista – vähintään kerran vuodessa, prosessi tarkoin säännelty
Osakeyhtiön vuosikelloon kuuluu varsinainen yhtiökokous, joka tulee poikkeuksetta pitää vuosittain. Kokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yleisin tilikausi on kalenterivuosi, joten kevät on yhtiökokousten sesonkia.
Kokouksessa on päätettävä aina tilinpäätöksen vahvistamisesta, voitonjaosta ja vastuuvapaudesta yhtiön johdolle. Mahdollista on päättää samassa kokouksessa myös muista asioista – tyypillisesti esimerkiksi hallituksen jäsenten vaihtamisesta.
Yhtiökokouksia voi pitää useamminkin kuin kerran vuodessa, jolloin puhutaan ylimääräisistä yhtiökokouksista. Niitä koskevat lähtökohtaisesti samat menettelysäännöt kuin varsinaisia yhtiökokouksia, mutta kokouksen asialistaan ei ole mitään lakisääteisiä vaatimuksia.
Yhtiökokousten järjestämis- ja päätöksentekotapa on varsin tarkkaan normitettua, ja tietyistä muotovaatimuksista ei ole mahdollista poiketa edes osakkeenomistajien yksimielisellä päätöksellä. Yksi tällaisista muotovaatimuksista on kokouspöytäkirjan laatiminen ja allekirjoittaminen.
Pöytäkirja pitää aina laatia, mutta kirjaukset ovat varsin joustavia
Yhtiökokouksesta on osakeyhtiölain mukaan laadittava pöytäkirja, johon merkitään kokouksessa tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Pöytäkirja tulee lähtökohtaisesti laatia kahden viikon kuluessa kokouksen pitämisestä.
Puheenjohtajan ja yhden pöytäkirjan tarkastajaksi valitun on allekirjoitettava pöytäkirja. Ääniluettelo kokouksessa edustetuista osakkeenomistajista tulee sisällyttää pöytäkirjaan tai sen liitteeksi.
Yhtiökokouspöytäkirjan sanamuotoja ei säännellä osakeyhtiölaissa erityisen tarkkaan, muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta. Tiettyjä peruskirjauksia on kuitenkin hyvä käyttää, jotta pöytäkirjan informatiivisuus ja todistusarvo saadaan maksimoitua. Päätökset on mahdollista kirjata menestyksekkäästi ilman oikeustieteellistä loppututkintoa, jos käytössäsi on oikeat työkalut.
Nämä hyödyt saat laatimalla yhtiökokouspöytäkirjasi Docuella
Laadi, allekirjoita ja arkistoi pöytäkirjasi samassa palvelussa ilman erillisiä työkaluja.
Palvelu tarjoaa automaattisesti suomalaisten juristien suunnittelemat mallikirjaukset eri päätöksentekotilanteisiin.
Palvelu antaa virheilmoituksen tyhjiksi unohtuneista kriittisistä kentistä, mikä vähentää huolimattomuusvirheitä.
Pöytäkirjaan kuuluu automaattisilla laskukaavoilla toimiva ääniluettelo sekä automatisoitu Y-tunnusten haku suoraan kaupparekisteristä.
Valmista pöytäkirjaa on helppo monistaa ja muokata seuraaviin kokouksiin.
Katso opastusvideo varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirjan laatimiseen Docuella
Katso video YouTubessa (7 min)
Docuesta löydät automatisoidut asiakirjamallit kaikkiin yritystoiminnan tilanteisiin. Sisällöt ovat juristiemme kehittämiä ja vastaavat ajantasaista Suomen lainsäädäntöä. Samassa palvelussa allekirjoitat ja arkistoit asiakirjasi.
Docue