Ylimääräinen yhtiökokous, pöytäkirja, EN [Extraordinary general meeting, minutes]

Ylimääräisestä yhtiökokouksesta on laadittava pöytäkirja

Tarve ylimääräisen yhtiökokouksen järjestämiseen voi perustua esimerkiksi hallituksen arvioon kokouksen tarpeellisuudesta tai yhtiöjärjestyksen määräykseen. Tyypillisesti ylimääräinen yhtiökokous järjestetään jos ilmenee jokin kiireellinen asia, josta tulee tehdä päätös ennen seuraavaa varsinaista yhtiökokousta.

Ylimääräisestä yhtiökokouksesta tulee laatia pöytäkirja. Pöytäkirjaan merkitään kokouksessa tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Pöytäkirjat on arkistoitava, ja niiden tulee olla osakkeenomistajien saatavilla kahden viikon kuluessa kunkin kokouksen pitämisestä.

Hyödynnä englanninkieliset malliehdot kymmeniin erilaisiin päätöstyyppeihin

Voit laatia allekirjoitusvalmiin pöytäkirjan parhaimmillaan muutamilla klikkauksilla Docuen palvelussa. Yhtiöoikeuden asiantuntijoiden kehittämät mallikirjaukset mukautuvat tekemiesi valintojen mukaan. Voit hyödyntää esimerkiksi seuraaviin tilanteisiin räätälöidyt englanninkieliset malliehtomme:

• Yhtiön johto (esim. vastuuvapaudesta päättäminen johdolle, hallituksen jäsenten palkkiot)
• Välitilinpäätös (esim. käsitteleminen ja vahvistaminen, tilintarkastajan valinta ja palkkio)
• Voitonjako yhtiöstä (esim. osingonjako ja pääoman palauttaminen sijoitetun vapaan oman pääoman rahastosta)
• Osakeannit (maksullinen tai maksuton, suunnattu osakeanti, osakeantivaltuus)
• Omien osakkeiden hankkiminen
• Optio-oikeudet osakkeisiin
• Muu päätöksenteko (yhtiöjärjestyksen muuttaminen, tilikauden muuttaminen, yhtiön asettaminen selvitystilaan)

Ketkä allekirjoittavat pöytäkirjan?

Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirjaan otetaan allekirjoitukset vähintäänkin kokouksen puheenjohtajalta ja yhdeltä pöytäkirjantarkastajalta.

Miten laadin englanninkielisen pöytäkirjan Docuen palvelussa?

1. Valitse, mistä yhtiökokous on tekemässä päätöstä (esim. suunnatusta osakeannista).

2. Vastaa palvelun esittämiin jatkokysymyksiin – automaatio muotoilee pöytäkirjan tekstit puolestasi (suunnatussa osakeannissa esim. antiosakkeiden määrä, hinta ja merkitsijät; lain edellyttämä painava taloudellinen syy annille; osakkeiden merkintäaika)

3. Palvelu neuvoo sinua eri kohdissa osakeyhtiölakiin pohjautuen, mitä yhtiökokouksen on syytä ottaa huomioon päätöksenteossaan (osakeantipäätöksessä esim. erillinen kirjaus siitä, että varat merkitään SVOP-rahastoon, jos osakepääomaa ei haluta korottaa).

4. Valitsemasi osapuolet allekirjoittavat pöytäkirjan sähköisesti puhelimella tai tietokoneella.

5. Pöytäkirja arkistoituu automaattisesti yrityksesi käyttäjätilille, jonne pääset hetkessä tietokoneella tai puhelimella.