Skriftlig varning till arbetstagare

Skriftlig varning med påföljd eller erinran till anställd?

När en anställd har begått någon form av misskötsamhet kan det föranleda att arbetsgivaren behöver tilldela denna en varning. Det finns två olika sorters varningar som huvudsakligen används för att varna den anställda:

1. skriftlig varning till anställd, och

2. erinran till anställd.

Skriftlig varning: En skriftlig varning utgör en s.k. disciplinär åtgärd. Det innebär en varning som efterföljs av konkreta disciplinära påföljder. En sådan åtgärd får, i enlighet med lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL), endast vidtas om det finns stöd för det i lag eller kollektivavtal – vilket utgör kravet på rättslig grund.

Erinran till anställd: En erinran behöver å andra sidan inte ett sådant lagstöd då den inte medför någon faktisk disciplinär åtgärd. Erinran ses i stället endast som en tillsägelse och ett tillrättavisande av den anställda till följd av ett oacceptabelt beteende. Därtill behöver erinran inte ske med rättslig grund som vid en skriftlig varning.

När använder arbetsgivare erinran respektive skriftlig varning?

Erinran används i situationer då arbetsgivaren inte vill bestämma någon disciplinär åtgärd tillsammans med tillsägelser. Det kan bero på att det inte finns stöd i lag eller kollektivavtalet för varningen. Punkter som utmärker erinran:

• En mer informell påminnelse till arbetstagaren att agera enligt anställningsavtalet.
• Utgör inte en disciplinär åtgärd.
• Kräver inte stöd i lag eller kollektivavtal.
• Behöver inte förhandlas med ett eventuellt fackförbund.
• Utgör grund för uppsägning om arbetstagaren inte rättar till sitt beteende.

Skriftlig varning används i situationer där man vill bestämma en disciplinär åtgärd tillsammans med tillsägelser. Punkter som utmärker skriftlig varning:

• Ett ingripande sätt att varna arbetstagaren att dennes position som anställd kräver förbättringar.
• Utgör en disciplinär åtgärd.
• Kräver stöd i lag eller kollektivavtal.
• Måste förhandlas med ett eventuellt fackförbund.
• Utgör grund för uppsägning om arbetstagaren inte rättar till sitt beteende.

När ska arbetsgivare upprätta skriftlig varning?

Utred möjligheterna till skriftlig varning: För att skriftlig varning ska aktualiseras ska arbetsgivaren först utreda omständigheterna:

• Den anställda ska ha gjort sig skyldig till ett allvarligt fel eller försummelse i arbetet. Exempel på anledningar – olovlig frånvaro, allvarligt slarv eller åsidosättande av säkerhetsregler

• Varningen ska ha stöd i lagreglering eller tillämpligt kollektivavtal.

Bestäm rimlig påföljd: Därefter ska arbetsgivaren utifrån omständigheterna utvärdera vilken påföljd som är rimlig till händelsen. Exempel på den vanligaste påföljden är omplacering av den anställda.

Påföljd vid tillämpligt kollektivavtal: Om det föreligger ett kollektivavtal och den anställda är fackligt organiserad, ska den anställda få möjlighet att yttra sig. Även fackförbundet ska få möjligheten till överläggning med arbetsgivaren.

Återkommande misskötsel: Om den anställda efter flera upprepade varningar ändå inte korrigerar sitt beteende efter arbetsgivarens anvisningar, riskerar denne att bli uppsagd på grund av personliga skäl. Det är inte möjligt att ge ett definitivt svar på hur många varningar som arbetsgivaren måste tilldela den anställda före uppsägning blir aktuellt – utan det är något som måste bedömas utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Vid allvarligare fall kan avsked också bli en grund för att avsluta anställningen.

Hur upprättar jag en skriftlig varning till anställd?

Skriftlig varning rekommenderas: I varje fall lönar det sig att utfärda varningen bevisligen, dvs. skriftligt. Om den anställda sägs upp vid ett senare tillfälle och det uppstår en tvist om huruvida uppsägningsgrunderna varit tillräckliga, ligger det i arbetsgivarens intresse att bevisa att den anställda har varit medveten om klandervärdheten i sina handlingar. Arbetsgivaren har alltid bevisbördan i arbetsrättsliga tvister, därför rekommenderas en skriftlig varning ur bevissynpunkt. Det rekommenderas även att varningen undertecknas av arbetstagaren då denne har tagit del av det.

Docue tar hänsyn till alla ovanstående punkter: Med Docue kan du effektivt upprätta skriftlig varning med färdigt innehåll där du endast behöver ange omständigheterna för ditt fall och välja den mest lämpliga påföljden. Med hjälp av dokumentmodellen sammanställer du en skriftlig varning på kort tid. Du kan även signera dina dokument med elektroniska underskrifter för att säkra ditt avtal.

Vill du använda dig av en erinran i stället?

Docue erbjuder även alternativet att upprätta en erinran till anställd.

Tags: skriftlig varning, skriftlig varning till anställd, skriftlig varning till arbetstagare, disciplinär åtgärd, påföljd varning