Checklista för att ingå anställningsförhållanden
Att rekrytera personal är inte alltid så enkelt. Som arbetsgivare behöver du tänka på olika faktorer såsom anställningsform, arbetstid, lön och tillhörande löneförhandlingar, värvnings- och konkurrensregler och sekretess. I den här guiden kommer vi därför gå genom arbetsgivarens främsta verktyg för att rekrytera rätt typ av personal. Genom att följa de steg vi har förberett kan du vara säker på att du kan rekrytera personal på ett heltäckande sätt.
Anställningsform – olika typer av anställningar
När du som arbetsgivare ska rekrytera personal är det viktigt att ha koll på vilka regler som gäller för varje anställningsform. Man talar vanligtvis om två huvudsakliga typer av anställningsformer: tillsvidareanställning och tidsbegränsad anställning.
Tillsvidareanställning
En tillsvidareanställning, även kallad fast anställning, är en anställning där parterna inte har kommit överens om ett slutdatum för anställningen. Anställningsformen gäller såvida du som arbetsgivare eller arbetstagaren säger upp anställningen. En tillsvidareanställning upphör även om arbetstagaren går i pension.
Tidsbegränsad anställning
En tidsbegränsad anställning, till skillnad från en tillsvidareanställning, är en anställning som har ett avtalat slutdatum. Tidsbegränsade anställningar är endast möjliga utifrån någon av de tillåtna anställningsformerna enligt lagen om anställningsskydd (LAS), det vill säga:
Provanställning
Ingen uppsägningstid krävs: En provanställning utmärks av att både arbetsgivaren och arbetstagaren kan avbryta anställningen när som helst utan någon uppsägningstid. Syftet med provanställning är att arbetsgivaren får möjligheten att testa arbetstagarens kompetens och lämplighet för arbetet under en bestämd tidsperiod. I sin tur har även arbetstagaren rätt att avbryta anställningen i förtid.
Provanställningens längd: Huvudregeln är att en provanställning får pågå under en tid om maximalt sex månader. Om provanställningen inte upphör inom den angivna tiden så övergår anställningen till en tillsvidareanställning.
Särskild visstidsanställning
En särskild visstidsanställning innebär att en arbetsgivare får anställa en arbetstagare under en begränsad tid, utan några särskilda skäl. Det innebär att avtalet i de flesta fall har ett avtalat slutdatum och att anställningen upphör när datumet har passerat. Dock finns det fall där en särskild visstidsanställning övergår till en tillsvidareanställning, vilket du bör ha koll på innan du avtalar om en sådan.
Tolv månader under en femårsperiod: När en arbetstagare har varit anställd hos dig i sammanlagt tolv månader under en femårsperiod övergår anställningen till en tillsvidare anställning. Detta kallas även för “in-LAS:ning” av arbetstagaren.
På varandra följande tjänster: De tolv månader som räknas in för att arbetstagaren ska bli tillsvidareanställd kräver att arbetstagaren ska tillsättas en ny anställning inom sex månader från den föregående anställningens slutdatum. Tänk på att detta inte gäller om arbetstagaren har gått i pension!
Vikariat
Syftet med ett vikariat är att ersätta en tillfälligt frånvarande anställd med en annan. Vikariatet har ett bestämt slutdatum och upphör när slutdatumet har passerat. Även här gäller det att ett vikariat övergår till en tillsvidareanställning om arbetstagaren har varit anställd i mer än två år under en femårsperiod.
Säsongsanställning
En vanlig fråga som uppstår för flera arbetsgivare är vad en säsongsanställning innebär och hur en sådan ingås. I korta drag är en säsongsanställning en så kallad tidsbegränsad anställning som, till följd av naturens växlingar eller andra liknande orsaker, endast kan utföras under en viss del av året. En säsongsanställning gäller alltid under en bestämd tidsperiod, det vill säga från ett datum till ett annat. Det innebär att en säsongsanställning upphör när den bestämda tidsperiod har löpt ut.
Vad gäller för timanställning?
Det är ett vanligt misstag att arbetsgivare uppfattar en timanställning som en av de anställningsformer enligt LAS. I praktiken reglerar man en timanställning genom en tidsbegränsad anställning eller en tillsvidareanställning med oreglerad arbetstid och timlön.
Anställningsavtal - ramverket för alla anställningar
När du väl ska anställa en arbetstagare utifrån en bestämd anställningsform är anställningsavtalet din bästa vän. Avtalet ska innehålla villkor som sätter spelreglerna mellan dig som arbetsgivare och din personal. Ett anställningsavtal kan ingås på två olika sätt: genom ett muntligt avtal eller ett skriftligt sådant.
Muntliga avtal
En mindre vanlig överenskommelse: Detta är ett av de två tillvägagångssätt du som arbetsgivare kan använda dig av inför en rekrytering. Trots att muntliga avtal inte används idag i lika stor omfattning som förr, så kvarstår avtalsformen som ett alternativ för arbetsgivare att ingå i anställningar.
Juridisk bundenhet: Det muntliga avtalet är i regel lika juridiskt bindande som ett skriftligt avtal, men innebär en del risker. Till exempel kan ett muntligt avtal skapa grund för oenighet i ett senare skede av anställningen, där man inte är ense om vad som överenskommits under de inledande förhandlingarna. När det föreligger sådana bevissvårigheter tolkar man vanligtvis villkoren till förmån för arbetstagaren. Ett annat problem som muntliga avtal medför är att arbetsgivaren ändå måste meddela arbetstagaren om vissa villkor senast en vecka efter att anställningen ingås, och andra, senast en månad.
Anställningsavtal
Vi rekommenderar: När du rekryterar personal är ett ordinärt anställningsavtal den mest rekommenderade utgångspunkten för att säkerställa villkoren som gäller mellan respektive parter. Anställningsavtalet fungerar som ett bevis för att anställningen har ägt rum och under vilka villkor. Främst vid tidsbegränsade anställningar där arbetsgivaren måste kunna bevisa att en tidsbegränsad anställning har ägt rum. I den här guiden kommer anställningsavtalet vara ditt främsta verktyg för att rekrytera en arbetstagare under rätt anställningsform, arbetstid, lön, sekretess, tvistlösning etc..
Arbetsgivarens informationsplikt: Som tidigare nämnts är anställningsavtalet inte ett måste, däremot finns det krav på att du som arbetsgivare måste skriftligen meddela arbetstagaren om vissa villkor senast en vecka efter att anställningen ingås, och andra, senast en månad. Detta kallas för arbetsgivarens informationsplikt och innebär att arbetsgivaren måste skriftligen meddela följande information:
Fullständigt namn på arbetstagaren och arbetsgivaren samt adress
Anställningens tillträdesdatum
Placeringsort
Arbetstagarens titel, arbetsuppgifter eller tillhörande arbetsbeskrivning
Anställningsform
Uppsägningstid vid tillsvidareanställning
Slutdatum för tidsbegränsad anställning (inklusive provanställning)
Arbetstid
Semestervillkor
Kollektivavtal (om sådan föreligger)
Registrering hos Skatteverket
När du väl känner dig förberedd att rekrytera personal är det viktigt att du registrerar dig hos Skatteverket för att kunna bli arbetsgivare rent officiellt. Här är det viktigt att du uppger information om:
Datumet för första utbetalning av lön
Antalet månader per år som löneutbetalning sker
Uppskattning av antalet anställda under årets gång
Uppskattning av ersättning som ska utgå till arbetstagare
Anställning i egen verksamhet: Om du bedriver en egen verksamhet och ska vara anställd, gäller olika regler beroende på vilken typ av verksamhet du bedriver. Nedan förklarar vi kortfattat hur detta ser ut.
Enskild näringsidkare: Om du bedriver en enskild firma är det inte möjligt att vara anställd i verksamheten.
Handelsbolag: Om du är delägare i ditt handelsbolag kan du inte vara anställd i bolaget.
Aktiebolag: Bedriver du ett aktiebolag? Om du som delägare tar ut lön eller övriga förmåner så räknas du som anställd och ska registrera bolaget som arbetsgivare hos Skatteverket.
Arbetsgivardeklaration
Arbetsgivardeklarationen är obligatorisk: Som arbetsgivare är det obligatoriskt att du som arbetsgivare kan redovisa utbetald ersättning, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter i en arbetsgivardeklaration för varje löneutbetalning som skett under redovisningsperioden. Till exempel om du har betalat 900 000 kronor i lön mellan 10 februari 2024 - 10 februari 2025 ska du lämna in din arbetsgivardeklaration senast den 12:e februari 2025. Arbetsgivardeklarationen har alltid sin deadline den 12:e för aktuell månad (förutom vid januari och augusti där deadlinen är den 17:e).
Löneadministration
Skatt, lön och avgifter: När du är arbetsgivare ska du börja administrera lön för att kunna betala ut denna till din personal. Lönen ska betalas direkt till arbetstagarens bankkonto, och sociala avgifter samt inkomstskatt ska betalas till Skatteverket.
Datum för löneutbetalning: Lönen kan betalas ut när som helst varje månad, däremot är det allra vanligaste lönedatumet den 25:e varje månad. När du betalar månadslön utgår månadslönen samma månad som arbetstagaren arbetar, medan anställda med timlön får sin lön utbetald i efterskott, det vill säga, den 25:e månaden därpå. A-skatt och sociala avgifter betalas en gång i månaden till Skatteverket.
Löneredovisning: När du betalar lön till den anställda är det viktigt att du har koll på hur du redovisar lönen i bokföringen. Lönen kan bokföras på olika konton, vilket kan bli krångligt om man inte gjort detta tidigare. Bokföring av lön kan se ut enligt följande:
Enligt exemplet ovan har arbetstagaren fått lön (7010) med 31 000 kronor. Från kontot har det även dragits skatt med 9300 kronor ((2710) beräknat utifrån 30%). Arbetstagaren har alltså fått en nettolön med 21 700 kronor (1930). Arbetsgivaravgifter om 31.42% har även redovisats på 9740 kronor (7510) och skuldförs som sociala avgifter under kontonummer 2730.
Outsourcing: Ett annat sätt att sköta bokföringen och utbetalning av löner är genom att använda sig av en redovisningskonsult eller löneadministratör som sköter processen åt dig. Det är inte särskilt kostsamt och besparar dig en del tid.
Kollektivavtal
I Sverige är det vanligt att anställda omfattas av kollektivavtal. Kollektivavtalet sätter grunden för ett företags anställningsavtal och är därför en utgångspunkt för de arbetsgivare som omfattas därav. Kollektivavtalet är ett skriftlig avtal mellan en arbetsgivarorganisation, eller arbetsgivaren själv, och en facklig organisation. Kollektivavtalet tillämpas på en verksamhets anställningsförhållanden och styr tillämpningen av olika villkor på arbetsplatsen. Att teckna kollektivavtal är helt frivilligt. Det föreligger således ingen skyldighet för dig som arbetsgivare att tillhandahålla eller teckna ett kollektivavtal för dina anställda. Däremot har du som arbetsgivare en skyldighet att förhandla med en facklig organisation om tecknandet av ett kollektivavtal respektive hängavtal om det begärs av den fackliga organisationen.
Hur du rekryterar rätt personal
Steg 1 – hitta potentiella arbetstagare
Att hitta rätt personal för ditt företag kan vara en resurskrävande process. Det handlar ofta om att hitta rätt profil för de segment du önskar att anställa personal inom. Som blivande arbetsgivare är det viktigt att du kan utröna svaren på punkter som:
vilken tjänst som ska tillgängliggöras,
vilken kompetens som är nödvändig för arbetet,
vilken utbildning arbetstagaren bör ha,
tidigare erfarenheter, personliga egenskaper, och
vilka anställningsvillkor som du är villig att gå med på.
När du har bestämt vilken typ av profil du söker så ska du börja leta efter rätt person för tjänsten i fråga. Här kan du använda dig av ditt sociala nätverk, rekryteringssidor, linkedin och andra alternativ för att kunna söka bland en större pool av profiler. Det är viktigt att du är så tydlig som möjligt i din jobbannons för att matcha med rätt personer. Kom ihåg att vara kräsen!
Steg 2 – kallelse till intervju
Efter att du har fått in CV:n och personliga brev kommer du hitta en del profiler som matchar det du eftersöker. Då är det dags för intervjuer. Detta är en chans för dig som arbetsgivare och din potentiella arbetstagare att lära känna varandra och få ett intryck. När du intervjuar ditt urval av ansökanden behöver du tänka på vissa saker.
Ställ personliga frågor – det är alltid bra att lära känna personen i fråga genom att ställa frågor som hänför sig till denna personligen. Här kan du fråga om intressen, hobbyn, om det personliga brevet och dylikt.
Fråga om utbildning och erfarenhet – efter att du har lärt känna personen kan du fråga mer om personens tidigare utbildning och erfarenhet. Det kan vara allt från hur denna hanterade sina arbetsuppgifter på sitt tidigare jobb till hur personen arbetar i teammiljöer.
Simulera ett case – här kan du fråga personen om denna anser att den har en svaghet som den besitter och hur personen hanterar det. Det är alltid bra att se om en person kan vara självkritisk. Undvik negativa-positiviteter som “jag är för omtänksam” och dylikt. Du kan även ta reda på hur arbetstagaren skulle tackla ett case.
Du kan dessutom kalla personen på flera intervjuer om detta är nödvändigt för att diskutera andra punkter du önskar svar på. I vissa fall kan du be den potentiella arbetstagaren att göra kognitiva och/eller numeriska tester.
Steg 3 – kontakta referenser
Det är alltid bra att undvika onödiga risker och kontakta referenser efter intervjun om sådana finns. Här kan du säkerställa att du gör rätt beslut inför en anställning. Om allt känns grönt, så har du hittat rätt person för jobbet. Du kan nu skicka över ditt anställningsavtal!
