Distansarbete har kommit för att stanna – men hänger juridiken med?
Många arbetsplatser har förändrats i grunden de senaste åren. Möten sker över video, köksbord har blivit skrivbord och kontorets väggar har bytts ut mot hem, stugor eller till och med andra länder. Flexibiliteten är något som uppskattas, men den ställer även krav på både arbetsgivare och arbetstagare. Så hur ser regelverket egentligen ut när kontoret blir digitalt? Vilket ansvar har arbetsgivaren? Och vad måste egentligen stå i ett avtal om distansarbete? Här reder vi ut vad som gäller – och vad du behöver tänka på innan nästa distanslösning blir verklighet.
Vad är egentligen distansarbete?
Det kanske låter som en enkel fråga – men faktum är att begreppet inte är definierat i någon lag. I praktiken avses vanligtvis arbete som sker utanför den ordinarie arbetsplatsen, till exempel hemifrån. Men inte allt arbete som sker utanför kontoret räknas som distansarbete. Exempelvis omfattas inte byggarbetare på en byggarbetsplats eller städpersonal i privata hem – trots att arbetsgivaren inte är fysiskt närvarande.
Det handlar alltså om situationer där arbetet sker självständigt, på distans från arbetsgivarens lokaler, men fortfarande under arbetsgivarens ansvar.
Skrivna avtal skapar trygghet – även på distans
Det kanske känns enkelt att komma överens om hemarbete i en snabb konversation – men det kan skapa problem längre fram. Ett skriftligt avtal som reglerar distansarbetet kan minska osäkerhet, särskilt när det gäller viktiga villkor som:
Arbetstid och tillgänglighet
Ansvar för utrustning och kostnader
Vad som gäller för sekretess och informationssäkerhet
I vilken mån arbetsgivaren kontrollerar arbetsmiljön
Hur ofta arbetstagaren förväntas vara på plats fysiskt
Visste du att... det är först när ni dokumenterar distansarbetet som det blir riktigt tryggt, både för arbetsgivare och arbetstagare. Det krävs inget formellt avtal enligt lag, men skriftlig dokumentation underlättar allt från arbetsmiljöansvar till skattefrågor och försäkringsärenden.
På heltid, deltid – eller något mittemellan
Distansarbete kan se ut på många olika sätt i praktiken:
Heltid: Arbetstagaren arbetar huvudsakligen på distans.
Deltid: Ett par dagar i veckan hemifrån – resten på kontoret.
Flexibelt: Avtalet anger att distansarbete kan förekomma, men utan fasta tider.
Det vanligaste är en blandning – där vissa arbetsuppgifter eller veckodagar lämpar sig bättre för distansarbete än andra. Det viktiga är att vara överens och att det är tydligt vad som gäller.
Arbetsmiljön tar inte paus bara för att arbetstagaren jobbar hemifrån
Visste du att arbetsgivaren har samma arbetsmiljöansvar oavsett var arbetet sker? Det innebär att en riskbedömning kan behöva göras även för hemkontoret. Är arbetsplatsen ergonomisk? Finns det tillräcklig belysning? Behöver du som arbetsgivare bidra med utrustning? I en hybrid värld behöver rutiner och kontroller av arbetsmiljön hänga med i utvecklingen.
Docue underlättar juridiken i företag
Våra mallar: Docues juridiska mallar är skapade av jurister, underhålls av jurister och har vägledningar utformade av jurister för att leda dig genom varje steg av att utforma ett avtal som passar ditt företag.
Lätt att använda: Med Docue kan ditt företag skapa, anpassa, signera, lagra och hantera avtal på ett och samma ställe. Klicka helt enkelt igenom de intelligenta kryssrutevalen och textfälten, och du har en omfattande, skräddarsydd och färdig att använda avtalsmall på nolltid.
Hela kontraktsprocessen: När du har skapat ett avtal som är anpassat efter ditt företags behov kan du skicka avtalet till varje part för e-signering. När avtalet är signerat kan du lagra avtalet i Docues arkiv, Docue Drive, för att säkerställa att du alltid har snabb och enkel tillgång till dina avtal på ett och samma ställe. Du kan också se till att du aldrig missar en kontraktsförnyelse igen genom att aktivera Docues praktiska påminnelser för att meddela dig om nästa deadline.
Arian Sadeghi | Jurist