Dokumentmallar

Skriftlig varning till arbetstagare, EN [Written Warning to Employee]

Den här dokumentmallen erbjuder standardinnehåll för situationer där en anställd ska ges en varning om att denne har åsidosatt sina förpliktelser som följer av anställningsförhållandet. Denna avtalsmodell är på engelska. Läs mer
Lagstiftning SE
Språk en engelska
Områden Uppdaterad av jurist 29 jan. 2025

Skriftlig varning med påföljd eller erinran till anställd?

En anställd är skyldig att följa det som framgår av anställningsavtalet. Om den anställda handlar i strid med anställningsavtalet eller åsidosätter sina förpliktelser kan arbetsgivaren agera genom att utfärda en erinran eller skriftlig varning med påföljd till sin anställda.

Som arbetsgivare kan du välja mellan två olika typer av varningar

Det finns två olika typer av varningar som huvudsakligen används för ovan nämnda ändamål; skriftliga varningar med påföljd och erinringar. Den väsentliga skillnaden mellan dessa två alternativ är att en skriftlig varning med påföljd utgör en disciplinär åtgärd. Med detta avses att konkreta disciplinära påföljder efterföljer varningen. Disciplinära åtgärder får enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet endast vidtas om det finns stöd till det i lag eller kollektivavtal. En erinran å andra sidan utgör inte en disciplinär åtgärd, utan fungerar i stället som en tillsägelse till den anställda på grund av ett oacceptabelt beteende. En erinran behöver därmed inte stöd i lag och den behöver inte heller förhandlas med ett eventuellt fackförbund.

Sammanfattat är skillnaderna mellan de två alternativen följande:

Skriftlig varning med påföljd

  • Ett ingripande sätt att varna den anställda att dess position som anställd kräver förbättringar.
  • Utgör en disciplinär åtgärd.
  • Kräver stöd i lag eller kollektivavtal.
  • Måste förhandlas med ett eventuellt fackförbund.
  • Utgör grund för uppsägning om förändring inte sker.

Erinran

  • En mer informell påminnelse till den anställda att agera enligt anställningsavtalet.
  • Utgör inte en disciplinär åtgärd.
  • Kräver inte stöd i lag eller kollektivavtal.
  • Behöver inte förhandlas med ett eventuellt fackförbund.
  • Utgör grund för uppsägning om förändring inte sker.

Skriftlig varning med påföljd

En anställd som missköter sig i sin anställning ska enligt huvudregeln ha möjlighet att ändra sitt beteende innan en uppsägning kan bli aktuell. En sådan möjlighet till förändring kan ges genom att den anställda ges en skriftlig varning med påföljd där det förklaras att denne inte sköter sina uppgifter på ett tillfredsställande sätt. Det ska vidare framgå vilka konsekvenser som kan bli aktuella om ingen förändring sker, dvs. att den anställda riskerar att bli uppsagd.

En anställd som inte efter upprepade varningar korrigerar sitt beteende eller följer arbetsgivarens anvisningar riskerar att bli uppsagd på grund av personliga skäl. Antalet varningar som arbetsgivaren måste ge före uppsägning avgörs från fall till fall.

I varje fall lönar det sig att utfärda varningen bevisligen, dvs. i praktiken skriftligt. Om den anställda sägs upp vid ett senare tillfälle och det uppstår en tvist om huruvida uppsägningsgrunderna varit tillräckliga, ligger det i arbetsgivarens intresse att bevisa att den anställda har varit medveten om klandervärdheten i sina handlingar.

Att upprätta en skriftlig varning med påföljd är enkelt med Docue. Vi erbjuder även möjligheten att skriva under varningen elektroniskt.

Kom ihåg dessa saker om du vill upprätta en skriftlig varning med påföljd

Disciplinära åtgärder får enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet endast vidtas om det finns stöd för det i lag eller kollektivavtal. Lagbestämmelser för när löneavdrag eller andra disciplinära åtgärder får vidtas finns inom den offentliga sektorn. Inom kommunerna och regionerna finns det i sin tur stöd för motsvarande disciplinåtgärder i kollektivavtal. På den privata sektorn finns det dock sällan kollektivavtal som innehåller regler om detta.

Innan en disciplinär åtgärd vidtas är arbetsgivaren även skyldig att föra förhandlingar med ett eventuellt fackförbund. Se till att du gjort detta innan du delger varningen till den anställda.

Vill du använda dig av en erinran i stället?

Docue erbjuder även alternativet att upprätta en erinran.

Lagstiftning SE
Språk en engelska
Områden Uppdaterad av jurist 29 jan. 2025

Docue ger dig tillgång till 150+ smarta dokumentmallar utformade av erfarna svenska jurister. Över 100 000 företag har redan förlitat sig på vår plattform.

"Docue har utmärkta mallar på både svenska och engelska, bättre än andra tjänster vi provat. De har ett robust system för att fylla i dem enligt mall men också ett flexibelt system för att köra över mallen när det behövs."

Sebastian Lundgren

VD, Winning Impact AB

"Det som gör att Docue särskiljer sig från andra alternativ är att de erbjuder hela paketet som en startup behöver, där andra begränsar tillgången till vissa dokument bakom ett erbjudande som bara stora bolag har råd med."

Jacob Hjalmarsson

COO, Arboair

Docue är nu ISO 27001-certifierat – dina uppgifter är i trygga händer

Den 28 april 2025 tilldelades Docue en ISO 27001-certifiering efter en omfattande granskning av vår informationssäkerhet. Certifieringen, som utfärdats av ett oberoende expertorgan, bekräftar att vårt säkerhetsarbete uppfyller de högsta internationella standarderna.

Docue Technologies Sweden

2.6.2025

Inför sommaren: så fungerar säsongsanställningar för arbetsgivare

Nu när sommaren närmar sig ökar efterfrågan på arbetskraft inom flera branscher. Turism, handel, jordbruk, livsmedel och trädgårdsnäring är bara några exempel på områden där det blir rusning efter säsongsarbetare. För många arbetsgivare dyker då samma fråga upp: Vad innebär en säsongsanställning, och hur ingås den på rätt sätt?

Arian Sadeghi | Jurist

15.5.2025

Distansarbete har kommit för att stanna – men hänger juridiken med?

Många arbetsplatser har förändrats i grunden de senaste åren. Möten sker över video, köksbord har blivit skrivbord och kontorets väggar har bytts ut mot hem, stugor eller till och med andra länder. Flexibiliteten är något som uppskattas, men den ställer även krav på både arbetsgivare och arbetstagare. Så hur ser regelverket egentligen ut när kontoret blir digitalt? Vilket ansvar har arbetsgivaren? Och vad måste egentligen stå i ett avtal om distansarbete? Här reder vi ut vad som gäller – och vad du behöver tänka på innan nästa distanslösning blir verklighet.

Arian Sadeghi | Jurist

10.4.2025