Allt du behöver veta om HR-dokument: En komplett guide

Vilka är de vanligaste HR-dokumenten?

Inom arbetsrätten finns det flertalet juridiska handlingar som är viktiga för arbetsgivarens juridiska rättigheter och skyldigheter. Det kan vara svårt att hålla koll på exakt allt du behöver (vilket är helt okej!) – men det finns vissa dokument som ett seriöst och lagenligt företag ska ha koll på. De viktigaste dokumenten som kommer att behandlas i den här bloggen är:

1. Anställningsavtalet – kärnan bland parternas rättigheter och skyldigheter;

2. Olika dokument för uppsägningsprocesser – vilka, hur och var dessa används vid uppsägningfrågor;

3. Arbetsgivarintyget – ett underlag för arbetstagarens ansökan om ersättning hos A-kassan samt referens.

Tänk på att den här bloggen inte går genom vad som gäller när det föreligger kollektivavtal mellan arbetsgivaren och arbetstagaren.

1. Anställningsavtal

Nästintill alla arbetsgivare har upprättat anställningsavtal tidigare och tror sig vara fullt medvetna om vad ett anställningsavtal ska innehålla. Men så behöver inte alltid vara fallet; till och med den som tidigare skapat anställningsavtal kan ha missat viktiga punkter som faktiskt omfattas av arbetsgivarens skyldigheter enligt lag.

Håll dig till en bestämd avtalsform!

Ett anställningsavtal kan ingås på två olika sätt; antingen genom ett muntligt eller skriftligt avtal. Varje dag ingås anställningsavtal på båda sätten, även om skriftliga avtal är betydligt vanligare än muntliga. Vi på Docue rekommenderar att alla arbetsgivare använder sig av skriftliga avtal och nedan förklarar vi exakt varför:

1. Grund för oenighet: När arbetsgivare och anställda ingår i muntliga anställningsavtal kan det leda till oenigheter kring exakt vilka frågor som är reglerade eller inte. I många fall har det gått så pass lång tid att parterna glömmer sina skyldigheter utöver de skyldigheter som finns i skrift, vilket inte sällan leder till tvister. Vid tvister är det väldigt vanligt att man tolkar villkoren till förmån för arbetstagaren genom att placera bevisbördan på arbetsgivaren (det vill säga att arbetsgivaren ska bevisa att villkoret inte fanns med).

2. En del villkor måste oavsett meddelas skriftligen: Arbetsgivaren har en så kallad informationsplikt, vilket innebär att denne ska meddela skriftlig information om de mest centrala anställningsvillkoren. Dessa regleras i lagen om anställningsskydd (LAS) och tillämpas på alla anställningar. En del villkor ska lämnas senast en vecka efter anställningens inledningsdatum, och andra, senast en månad efter.

3. Pålitlighet och ansvarsfullhet: En arbetsgivare som alltid klargör vilka regler och villkor som gäller mellan företaget och de anställda visar att den bedriver en omsorgsfull och ansvarsfull verksamhet. Det ser bra ut för företaget både internt och externt – vilket kan vara viktigt när du vill bygga ett “track-record” i de första stadierna av företagets drift.

Betydelsen av strukturerade och välskrivna villkor

Anställningsavtalet är ett oerhört flexibelt dokument som kan innehålla hundratals, om inte tusentals, kombinationer av uppsatta villkor och regler inom ramen för anställningen. Till exempel kan man avtala kring om anställningen:

• Ska utgöra en fast (tillsvidare) eller tidsbegränsad anställning.

• Vilken typ av tidsbegränsad anställning som anställningen omfattar?

  • T.ex. särskild visstidsanställning, säsongsarbete, att arbetstagaren är pensionerad m.fl..

• Om en tillsvidareanställning ska föregås av en provanställning.

• Om uppsägningstiden ska bestämmas enligt lag eller själva avtalet.

Det som angivits ovan är bara en bråkdel av vad som kan ingå i anställningsavtalet. Många arbetsgivare inkluderar även villkor om konkurrens- och värvningsförbud, sekretess, imateriella rättigheter och incitamentsprogram.

Docue erbjuder färdiga klausuler för samtliga villkor

Som du förmodligen insett kan anställningsavtalet innehålla extremt många villkor som kan enkelt bli otydliga när du som arbetsgivare vill tillämpa dessa mellan dig och dina anställda. Det kan även bli mycket kostsamt om det uppstår en ekonomisk intressekonflikt mellan dig och en anställd och något villkor är oklart.

Därför har vi på Docue tagit fram en dynamisk mall som fungerar för alla anställningsförhållanden – där du med ett fåtal klick kan skapa och använda passande klausuler – som är juridiskt giltiga. Vi har exempelklausuler för allt som föreskrivs ovan, med tillhörande informationsboxar som vägleder dig juridiskt när du upprättar avtalet, och så mycket mer! Du kan testa mallen genom att klicka här.

2. Dokument vid uppsägningar (och hur dessa används)

När en arbetsgivare vill avsluta ett anställningsförhållande finns det flera olika saker att hålla koll på för att uppsägningen ska ske på korrekt sätt. De två vanligaste skälen som används vid uppsägningar (sakliga skäl) är uppsägning på grund av arbetsbrist och personliga skäl. För varje skäl finns det olika uppgifter och dokumentationer som arbetsgivaren behöver ordna för att uppsägningen ska vara giltig.

Avsked: Du har med störst sannolikhet hört talas om avsked tidigare, vilket skiljer sig markant från en vanlig uppsägning. Ett avsked är endast tillämpligt när arbetsgivare behöver avsluta anställningen till följd av att den anställda grovt åsidosatt sina förpliktelser gentemot arbetsgivaren. Du kan läsa mer om skillnaden mellan uppsägning och avsked i vår artikel.

Arbetsbrist

Anställningar som sägs upp på grund av ekonomiska, organisatoriska eller tekniska skär brukar benämnas som arbetsbrist. Innan en uppsägning på grund av arbetsbrist är möjlig, finns ett flertal viktiga punkter som arbetsgivaren behöver bocka av:

Steg 1: Omplaceringsutredning

Först och främst ska arbetsgivaren ta reda på om det finns möjlighet att omplacera arbetstagaren till en ledig tjänst som arbetstagaren har tillräckliga kvalifikationer för. Det innebär att arbetstagaren helt enkelt, med beaktande av dennes kompetens, kvalifikationer och personliga egenskaper, kan ta sig an den lediga tjänsten. För att bedöma detta ska du som arbetsgivare göra en omplaceringsutredning.

Tänk på att man räknar med att arbetstagaren även ska ges en viss inskolningstid för att ta sig an den nya rollen.

Är det möjligt att omplacera arbetstagaren? Då ska du erbjuda arbetstagaren ett nytt anställningsavtal eller ändra de befintliga villkoren.

Om det inte är möjligt så går vi vidare till nästa steg.

Steg 2: Turordningslista

När det inte är möjligt att omplacera arbetstagaren enligt omplaceringsutredningen kan arbetsgivaren gå vidare genom att upprätta en turordningslista med alla anställda inkluderade. Turordningslistan ska vara baserad på de anställdas anställningstid på företaget (i enlighet med sist-in, först-ut principen). Huvudregeln är att den som blev anställd sist ska först ut vid arbetsbrist.

Om en arbetstagare varit anställd längre än en annan arbetstagare med samma eller en liknande roll ska den som varit anställd kortast tid sägas upp först.

I fall två arbetstagare påbörjat sina tjänster vid samma tidpunkt är åldern av betydelse för uppsägningen. Äldre arbetstagare erhåller alltid ett starkare skydd enligt lag.

Undantagsregel: Det finns ett undantag från turordningslistan som innebär att en arbetsgivare kan undanta högst tre anställda från turordningen. Det innebär att dessa tre inte kommer att påverkas av turordningslistan. Dessa anställda ska anses vara av väsentlig betydelse för verksamhetens fortsatta drift.

Du kan använda Docues mall för omplaceringsutredning för att upprätta en turordningslista.

Har du undantagit den anställda eller sagt upp en annan anställd enligt sist-in, först-ut principen? Då behöver du inte ändra något!

Har du istället utrett att den anställda kan sägas upp i enlighet med turordningslistan? Då går vi vidare till nästa steg.

Steg 3: Uppsägningsbesked

När du har utrett alla möjligheter kan du gå vidare med att upprätta ett skriftligt uppsägningsbesked med arbetsbrist som grund. Det kan även vara smart att bifoga omplaceringsutredningen och en eventuell turordningslista till beskedet.

Personliga skäl

Det andra skälet för en uppsägning är, som nämnts, personliga skäl, vilket kan innebära uppsägning av många olika anledningar. Man talar om att arbetstagaren har varit misskötsam på ett oacceptabelt sätt. Det innebär vanligtvis:

• Frånvaro eller bristfälligt utförande av arbetsuppgifter.

• Ogiltig frånvaro från arbetet.

• Underlåtenhet att följa arbetsgivarens anvisningar.

• Otillbörligt beteende, t.ex. i form av diskriminering och olämpligt uppträdande.

Innan en uppsägning som hänför sig till personliga skäl är möjlig ska arbetsgivaren vidta vissa åtgärder:

Steg 1: Utfärda en varning

En arbetstagare ska som huvudregel inte sägas upp förrän denne fått en varning och därmed haft möjlighet att rätta till sitt beteende. Denna varning behöver nödvändigtvis inte vara skriftlig, men arbetsgivaren ska kunna bevisa att arbetstagaren tagit del varningen.

Varningen utfärdas i form av 1) en erinran, vilket utgör en skriftlig varning med en påminnelse till arbetstagaren om dennes skyldigheter, eller 2) skriftlig varning, som innebär en påminnelse till arbetstagaren om dennes skyldigheter samt en disciplinär åtgärd (t.ex. löneavdrag).

Har du inte utfärdat en erinran eller skriftlig varning ännu? Ingen fara! Du kan använda vår mall för erinran här eller för skriftlig varning här.

Om du redan har uppfyllt din skyldighet, så går vi vidare till nästa steg.

Steg 2: Omplaceringsutredning (precis som vid arbetsbrist)

Återigen ska du som arbetsgivare undersöka om den anställda har tillräckliga kvalifikationer för en annan befattning på arbetsplatsen. Finns möjlighet att omplacera arbetstagaren så ska du ge denna ett omplaceringserbjudande.

Ingen överenskommelse? I det fall den anställda tackar nej till ett rimligt erbjudande eller om omplacering inte är möjligt så går vi vidare till nästa steg.

Steg 3: Utfärda en underrättelse till arbetstagaren

När du har genomfört de tidigare stegen i den här guiden så ska du lämna en underrättelse innan uppsägningen minst två veckor i förväg. Underrättelsen ska innehålla information om vissa obligatoriska punkter som arbetstagaren ska ta del av innan uppsägningen kan ske. Du kan läsa mer om vår underrättelse-mall.

Steg 4: Uppsägningsbesked

Efter att du har agerat i enlighet med alla föregående steg kan du gå vidare med att upprätta ett skriftligt uppsägningsbesked med personliga skäl som grund.

3. Arbetsgivarintyg

Arbetsgivarintyget är bland de vanligaste HR-dokumenten som används i Sverige. Därför rekommenderar vi att du alltid har dokumentet redo då uppsägningar är relativt vanliga från både arbetsgivarens och arbetstagarens sida.

Krav enligt lag

En anställd har enligt lag alltid rätt till ett arbetsgivarintyg. Intyget används främst som ett underlag för en arbetstagares eventuella ansökan om ersättning från A-kassan, och i andra fall, som ett referensunderlag vid en arbetsansökan.

Obligatoriskt innehåll

Arbetsgivarintyget ska innehålla information om en rad viktiga punkter för att anses vara juridiskt giltig. Det innebär att det ska finnas information om följande:

• den anställdes namn och personnummer,

• arbetsgivarens kontaktuppgifter,

• information om anställningens omfattning,

• uppgifter om anställningsperioden,

• arbetsuppgifter, samt

• information om varför anställningen upphörde.

Docue erbjuder en komplett HR-lösning

Vare sig det gäller anställningsavtal, olika uppsägningsdokument eller arbetsgivarintyg, kan du med hjälp av Docue underlätta ditt arbete med de juridiska handlingarna. De nämnda dokumenten utgör endast en bråkdel av vårt utbud av mallar inom HR.

Med Docue kan du upprätta alla dina nödvändiga dokument med smarta dynamiska mallar – som ständigt anpassar sig efter de alternativ du klickar in och den information du anger i varje del av dokumentet. Men det bästa av allt? Till ett extremt konkurrenskraftigt pris!

Testa plattformen gratis genom att klicka längst upp till höger eller utforska våra paket här för att komma igång med Docue.