Hur fungerar e-signering?

Sammanfattning:

• Vad är en elektronisk signering? En e-signering används för att lämna en viljeförklaring på ett dokument genom ett elektroniskt avtryck.

• Giltighet: E-signeringar är giltiga i hela EU tack vare eIDAS-förordningen.

• Olika e-signeringar: Det finns tre typer av elektroniska signeringar;

  • elektronisk signering (SES)

  • avancerad elektronisk signering (AES), och

  • kvalificerad elektronisk signering (QES)

• Varför e-signering? Att signera dokument elektroniskt kan hjälpa dig och din avtalspart att spara både tid och pengar. Det kan även vara fördelaktigt ur bevishänseende. Med Docue kan du använda antingen elektronisk signering (SES), eller avancerad elektronisk signering (AES) som e-singeringsmetod.

---

Vad är en e-signering?

En elektronisk signering är, likt en vanlig handskriven underskrift, i grunden ett verktyg för att styrka identiteten av en person som angett sig villig att acceptera till exempel vissa angivna avtalsvillkor. Viljeförklaringen sker genom att personen som signerar avtalet eller dokumentet placerar ett permanent elektroniskt märke på handlingen, vilket i sin tur leder till att bundenhet uppstår.

För att avtal ska uppstå krävs i grunden att det föreligger en uttryckt viljeförklaring mellan parterna. Viljeförklaringen ger uttryck för parternas vilja att binda sig till avtalet. En viljeförklaring kan tas i uttryck på flera olika sätt. Det kan exempelvis ske genom ett muntlig accept, en handskakning, ett kryss i en ruta, eller genom en fysisk eller elektronisk underskrift.

Är elektroniska signeringar juridiskt giltiga?

En huvudregel inom svensk avtalsrätt är avtalsfrihet. Avtalsfriheten medför bland annat en rätt för parter att ingå avtal på det sätt de själva väljer, vilket inkluderar eventuell signeringsmetod. Enligt principen om avtalsfrihet kan två parter därigenom själva välja om de vill ingå ett avtal med hjälp av exempelvis en muntlig accept, en traditionellt handskriven underskrift eller en elektronisk signering. En e-signering får inte nekas rättslig legitimitet enbart till följd av att den är elektronisk och inte fysisk. Det framkommer av EU:s eIDAS-förordning som reglerar giltigheten av elektroniska underskrifter i hela EU.

Undantag: Det finns däremot undantag till huvudregeln, som medför att alla avtal inte kan ingås med hjälp av elektroniska signeringar. För vissa avtal föreligger så kallade legala formkrav, vilket innebär att de måste vara upprättade på ett visst sätt för att bundenhet ska uppstå.

• Ett exempel är fastighetsöverlåtelser som kräver att avtalet ska vara både skriftligt och undertecknat.

Olika sorters e-signeringar

En e-signering kan användas på flera olika sätt. Det kan därigenom vara allt från en underskrift på en touchscreen till avancerade identifieringsmetoder som säkerställer identiteten av den undertecknande parten. Det finns tre typer av e-signeringar;

• Elektronisk underskrift (SES),

• Avancerad elektronisk underskrift (AES), och

• Kvalificerad elektronisk underskrift (QES).

De olika formerna förutsätter olika högt ställda krav. En vanlig elektronisk underskrift är den enklaste varianten, medan både avancerade- och kvalificerade elektroniska underskrifter har högre ställda krav för giltighet.

Varför e-signering?

Tidseffektivt: Det finns flera fördelar med tillämpningen av elektroniska signeringar. Det är exempelvis möjligt att signera avtal även om det föreligger långa geografiska distanser mellan parterna. Då förfarandet är både snabbt och enkelt kan samtliga avtalsparter därigenom spara både tid och pengar genom att välja att tillämpa elektroniska underskrifter över traditionellt handskrivna signaturer.

Bevisning: I vissa situationer kan en e-signering leda till att det är lättare att bevisa att rätt person skrivit under avtalet, eller att avtalet inte har ändrats efter signering.

• En mer avancerad metod medför ett säkrare medel ur bevishänseende då den kan kopplas till den signerande parten på ett mer komplext sätt.

Docue möjliggör för flera olika typer av signering. Du kan själv välja om du vill underteckna dina avtal för hand eller med hjälp av en e-signering. När du har upprättat ett avtal ges du möjligheten att välja signeringsmetod i slutet av dokumentet. Du kan välja att skriva under med en elektronisk signering (SES) genom att skriva en namnteckning på en touchscreen, eller med en avancerad elektronisk signering (AES) med hjälp av BankID. Om du hellre vill signera dokumentet för hand, är det bara att skriva ut dokumentet och underteckna.

Att upprätta avtal ska vara enkelt. Förenkla processen genom att använda dig av Docues dynamiska avtal där du enkelt skriver under med e-signering.

Se exempelvis:

• Anställningsavtal

• Aktieägaravtal

• Köpeavtal

• Licensavtal

• Samarbetsavtal