Mikä on henkilöstön tietosuojaseloste? Entä henkilötieto?
Työntekijän yksityisyyden suoja: Suomessa työntekijöiden yksityisyyden suojaa turvataan erillisellä työelämän tietosuojaa koskevalla lailla. Työntekijöidensä henkilötietoja käsitellessään työnantajan on huomioitava myös EU:n tietosuoja-asetus, joka soveltuu paitsi esimerkiksi asiakkaiden, myös henkilökunnan henkilötietojen käsittelyyn.
Kuvaus henkilötietojen käsittelystä: Henkilöstön tietosuojaselosteessa kuvataan miten, mihin tarkoitukseen ja millä perusteella yritys käsittelee työntekijöittensä henkilötietoja. Selosteessa informoidaan työntekijöitä heidän oikeuksistaan ja siitä, miten niitä voidaan käyttää.
Henkilötiedon määritelmä: Henkilötiedot ovat tunnistetietoja, jotka ovat suoraan tai epäsuorasti liitettävissä henkilöön. Työntekijää koskevia henkilötietoja ovat esimerkiksi henkilöllisyystiedot, yhteystiedot, terveystiedot, valokuvat ja sijaintitiedot. Käytännössä jokainen työnantaja kerää henkilöstöstään henkilötietoja esimerkiksi palkanmaksua varten.
Miksi henkilöstön tietosuojaseloste tulisi laatia?
Työnantajalla informointivelvollisuus: Tietosuojalainsäädäntö edellyttää työnantajia tiedottamaan työntekijöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä selkeällä ja ymmärrettävällä tavalla. Henkilöstön tietosuojaselosteella täytät lakisääteisen velvollisuutesi.
Todistaa lainmukaisuuden: Tietosuojaselosteen avulla yritys kertoo henkilökunnalleen tietosuojaan liittyvistä käytännöistään. Sen avulla yritys myös osoittaa, että se ottaa tietosuojalainsäädännön huomioon henkilötietoja käsitellessään ja toimii sen mukaisesti. Hyvin laadittu henkilöstön tietosuojaseloste edistää tietosuojalainsäädännössä edellytettävää tietojen käsittelyä koskevaa läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa työntekijöille heidän oikeuksiensa käyttämisen.
Lisää luottamusta: Tietojen käsittelyä koskeva läpinäkyvyys ja avoimuus lisäävät työntekijöiden luottamusta työnantajaansa kohtaan. Avoimuus parantaa lisäksi yrityksen työnantajakuvaa potentiaalisiin työnhakijoihin nähden.
Missä henkilöstön tietosuojaseloste julkaistaan?
Varmista saavutettavuus: Tärkeintä on, että tietosuojaseloste on helposti kaikkien työntekijöiden saatavilla. Tietosuojaseloste voidaan tallettaa saataville esimerkiksi yrityksen nettisivuille tai intranettiin.
Mitä kohtia henkilöstön tietosuojaseloste sisältää?
Selosteessa on tarpeen kuvata ainakin seuraavat asiat:
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot: Työntekijälle tulee selvittää rekisterinpitäjän yhteystiedot. Jos organisaatiossa on nimitetty erillinen tietosuojavastaava, on hänen yhteystietonsa ilmoitettava selosteessa.
Henkilötietojen käyttötarkoitus: Tietojen keräämisen tulee perustua ennalta määriteltyyn käyttötarkoitukseen ja sen tulee olla tarpeellista työsuhteen kannalta. Muita kuin tarpeellisia tietoja ei tule käsitellä.
Käsittelyn peruste: Henkilötietojen keräämiselle, käyttämiselle tai jakamiselle on oltava laillinen peruste. Laillisia perusteita ovat esimerkiksi sopimus, rekisteröidyn suostumus ja työnantajan oikeutetut liiketoiminnalliset edut.
Henkilötietojen suojaaminen: Työnantajan tulee varmistaa, että käsiteltävät henkilötiedot suojataan asianmukaisella tavalla. Suojauskeinoina voivat olla esimerkiksi tietoturvatoimien säännöllinen testaus ja henkilöstön kouluttaminen henkilötietojen käyttöä koskevissa asioissa.
Henkilötietojen säilyttäminen: Tiedot tulee pitää ajan tasalla. Vanhentuneita tai virheellisiä tietoja ei saa säilyttää. Tiedot tulee poistaa lähtökohtaisesti heti, kun niiden säilyttämiseen ei ole enää tarvetta.
Mitä malliehtoja Docuen henkilöstön tietosuojaselosteen malli sisältää?
Docuen henkilöstön tietosuojaselosteen malli sisältää esimerkiksi seuraavat kohdat:
- Tausta
- Yrityksen tiedot
- Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot
- Käsiteltävät henkilötiedot
- Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
- Henkilötietojen luovuttaminen
- Henkilötietojen sijainti ja siirtäminen EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
- Henkilötietojen suojauksen periaatteet
- Henkilötietojen säilytysaika
- Rekisteröidyn oikeudet
- Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen
Voit tarvittaessa helposti lisätä omia kohtiasi tai muokata mallikohtien sisältöjä.
Laadi henkilöstön tietosuojaseloste helposti Docuen avulla
Juristien suunnittelema: Docuen henkilöstön tietosuojaselosteen malli on juristiemme suunnittelema ja ylläpitämä. Malli sisältää kattavat ohjeet, jotka opastavat sinua asiakirjan laatimisen jokaisessa vaiheessa.
Helppokäyttöinen: Docuen mallilla laadit tietosuojaselosteen helposti valmiiden sisältöjemme avulla. Palvelu kysyy sinulta, mitä kohtia haluat tietosuojaselosteeseesi ja muotoilee valmiin selosteen lähes puolestasi. Voit valita valmiista listasta, mitä sisältöjä haluat selosteeseesi – samalla varmistat, että tärkeitä kohtia ei jää puuttumaan valmiista selosteestasi.
Työsopimukset tekemättä? Työntekijöiden työsopimuksissa voidaan tarvittaessa viitata henkilöstön tietosuojaselosteeseen. Työsopimuksille on palvelussamme oma mallinsa, työsopimusmalli, joka on yksi palvelumme suosituimmista. Tutustu myös laadukkaaseen nollatuntisopimuksen pohjaan, jolla laadit vaivattomasti työsopimuksen, jossa noudatetaan vaihtelevaa työaikaa.
Tags: henkilöstön tietosuojaseloste malli, työntekijöiden tietosuojaseloste, työelämän tietosuoja, työntekijän tietosuoja, työelämän tietosuojalaki
