Sopimustenhallinta on kriittinen osa liigaseuran arkea
Kiekko-Espoo on jääkiekkoseura, jonka arki on nopeatempoista ja täynnä muuttuvia tilanteita. Kun seura toimii korkeimmalla sarjatasolla, sopimusten määrä ja niiden hallinnan tarkkuus korostuvat. Docue on ollut seuran luottotyökalu jo vuodesta 2021, varmistaen että myynti, asiakkuudet ja HR pysyvät vauhdissa mukana.
Haaste: Manuaalisen työn minimointi ja tiedon löydettävyys
Urheiluseuran toiminnassa sopimuksia syntyy jatkuvasti: yritysten välisiä kumppanuussopimuksia, näkyvyysehdotuksia, aiesopimuksia sekä tapahtumatyöntekijöiden työsopimuksia. Ilman yhtenäistä alustaa sopimusten laatiminen olisi hidasta ja arkistointi pirstaleista.
”Sopimusten hallintajärjestelmä on hyvin kriittinen osa meidän tekemistä. Tarvitsemme selkeän arkistoinnin ja toimivan järjestelmän sopimusten laadintaan ja hallintaan”, toteaa myyntipäällikkö Petteri Huuskonen.
Ratkaisu: Automatisoidut asiakirjamallit ja sähköinen allekirjoitus
Kiekko-Espoo hyödyntää Docueta päivittäin. Erityisen arvokkaaksi on koettu automatisoidut asiakirjamallit, joiden ansiosta uuden sopimuksen luominen ja lähettäminen asiakkaalle vie vain muutaman minuutin.
Docuen keskeiset hyödyt Kiekko-Espoolle:
Nopeus: Valmiit mallit mahdollistavat sopimusten teon ”lennosta”.
Selkeys ja arkistointi: Sopimukset on helppo kansioida kausittain, ja hakuominaisuuden avulla vanhoihin ehtoihin on helppo palata.
Luokittelu: Järjestelmä näyttää yhdellä silmäyksellä, mitkä sopimukset on jo allekirjoitettu ja mitkä vaativat toimenpiteitä.
Muistutustoiminto: Allekirjoitusmuistutusten lähettäminen suoraan järjestelmästä on koettu asiakasystävälliseksi tavaksi vauhdittaa sopimusprosessia.
Tulokset: Enemmän aikaa varsinaiselle työlle
Asiakkuuspäällikkö Annina Rajahuhta käyttää Docueta työkaluna kauden suunnittelussa.
”Se on tosi selkeä työkalu tarkistaa, mitä kullekin kumppanille kuuluu. Käyn sopimukset läpi ja katson, että kaikki sovitut elementit tulevat hoidettua”, Rajahuhta kertoo.
Helppokäyttöisyys on poistanut turhan manuaalisen työn ja teknisen säädön.
”Se on isoin arvo, ettei minulla mene puolta tuntia joka kerta, kun haluan lähettää sopimuksen asiakkaalle. Suosittelemme Docueta varmasti koko seuran toimesta. Olemme olleet erittäin tyytyväisiä palveluun.” – Petteri Huuskonen, Myyntipäällikkö
Haluatko lisää tehoa ja laatua yrityksesi sopimusprosesseihin?
