Hallituksen jäsenen valinta on osakkeenomistajien tärkeimpiä päätöksiä – lue menettelyvaatimukset

TIIVISTELMÄ: näin hallituksen jäsenen valinta tyypillisesti etenee

1. Kokouskutsu: Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle. Yhtiökokouskutsussa tulee eritellä, että hallitusvalinta kuuluu kokouksen asialistalle. Käytännössä hallitus tekee myös esityksen henkilövalinnoista.
   → Yhtiökokouskutsun malli

2. Päätös & pöytäkirja: Yhtiökokous päättää henkilövalinnoista. Kokouksesta tulee laatia pöytäkirja, johon päätökset ja äänestysten lopputulokset kirjataan.
   → Yhtiökokouspöytäkirja (varsinainen yhtiökokous) / Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja – malli

3. Kaupparekisteri-ilmoitus: Jos yhtiökokouksessa tehtiin henkilövalintoja, tee muutosilmoitus kaupparekisteriin → Muista liittää ilmoitukseesi kopio tai ote yhtiökokouspöytäkirjasta

Hallituksen jäsenen valinta kuuluu tavallisesti yhtiökokoukselle

Pääsääntö: Hallituksen jäsenten valinta ja erottaminen kuuluvat vahvana pääsääntönä yhtiökokoukselle, jossa yhtiön omistajat käyttävät päätösvaltaansa.

Mahdollisuus delegoida valintaoikeus: Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä edellä mainittuun pääsääntöön poikkeuksia, joskin rajatusti. Nimittämisvaltaa voidaan siirtää esimerkiksi yhtiön henkilökunnalle, tietylle velkojalle tai tietylle kumppaniyritykselle. Tällaisten tahojen valintaoikeus rajoittuu kuitenkin alle puoleen hallituksen jäsenistä.

"Hygieniapoikkeus" edelliseen: Yleisesti on tulkittu, ettei hallituksen jäsenen valintaoikeus ole missään tilanteessa annettavissa yhtiön toimitusjohtajalle, tilintarkastajalle tai hallitukselle itselleen, vaikka osakeyhtiölaki ei tätä nimenomaisesti kielläkään. Mainitut tahot eivät siis saa nimittää edes vähemmistöä hallituksen jäsenistä.

Hallintoneuvosto (harvinainen): Yhtiöjärjestyksen määräyksin hallituksen valintaoikeus voidaan delegoida yhtiön hallintoneuvostolle, jos sellainen on olemassa. Kysymyksessä on valvontaelin, joka valvoo hallitusta ja toimitusjohtajaa. Hallintoneuvosto on yksityisomisteisissa osakeyhtiöissä kuitenkin harvinainen Suomessa. Jos hallintoneuvosto sattuu kuitenkin olemaan, sille on mahdollista delegoida oikeus nimittää ja erottaa koko hallitus – ei vain vähemmistöä siitä.

Henkilövalintojen ajoitus – milloin yhtiökokouksen tulee päättää hallituksen jäsenen valinnasta?

Pääsääntöisesti hallituksen jäsenten valinta tehdään varsinaisessa yhtiökokouksessa eli keväisin, jos tilikausi on kalenterivuosi. Henkilövalintoja saatetaan kuitenkin joutua tekemään ylimääräisissäkin yhtiökokouksissa, jos joku jäsenistä eroaa tai joudutaan erottamaan.

Hallituksen toimikauden pituus määrittää, kuinka usein henkilövalintoja on lähtökohtaisesti tehtävä. Yhtiöjärjestyksessä hallituksen toimikaudesta voidaan määrätä varsin vapaasti. Jos yhtiöjärjestykseen ei kuitenkaan ole otettu erityisiä määräyksiä, noudatetaan osakeyhtiölain olettamasäännöksiä:

• Yksityisissä osakeyhtiöissä hallituksen jäsenen toimikausi on lähtökohtaisesti voimassa toistaiseksi, joten varsinaisessa yhtiökokouksessa ei ole välttämätöntä päättää hallituksen valinnasta. Yhtiökokous päättää jäsenten valinnasta ainoastaan, kun siihen on nimenomainen tarve eli silloin, kun joku eroaa tai joudutaan erottamaan.

• Julkisissa osakeyhtiöissä (tyypillisesti lähinnä pörssiyhtiöt) lähtökohtana on, että kunkin hallituksen jäsenen toimikausi päättyy hänen valintaansa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Tällöin jäsenvalintoja on tehtävä säännöllisesti varsinaisissa yhtiökokouksissa.

Yksimieliset osakkeenomistajat saavat tehdä henkilövalintoja myös yhtiökokousta pitämättä. Päätöksenteko edellyttää tällöin, että jokainen osakkeenomistaja hyväksyy poikkeamisen yhtiökokousta ja kokouskutsua koskevista muotosäännöksistä. Menettelyn etuna on, että osakkeenomistajat pystyvät tekemään päätöksen saman tien – käytännössä ei siis tarvitse odottaa, että yhtiökokouksen koollekutsumisaika on kulunut umpeen ennen kuin henkilövalinta voidaan suorittaa (koollekutsumisaika on lähtökohtaisesti viikko).

Miten laadin pöytäkirjat päätöksistä helpoiten?

Yhtiökokouksesta on lain mukaan laadittava pöytäkirja, johon merkitään kokouksessa tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Docuen palvelussa käytettävissäsi ovat juristien laatimat mallisisällöt sekä pöytäkirjoihin että kokouskutsuihin (mukana hallituksen jäsenen valinta / erottaminen):

• Yhtiökokouspöytäkirja (varsinainen yhtiökokous)

• Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja – malli

• Yhtiökokouskutsun malli

Myös osakkeenomistajien yksimielinen päätös on dokumentoitava asianmukaisesti. Jos osakkeenomistajat ovat päättäneet henkilövalinnasta yhtiökokousta pitämättä, hyödynnä seuraavaa asiakirjamallia:

• Osakkeenomistajien yksimielinen päätös, pöytäkirjamalli

Varmista hallituksen toimintakykyisyys

Riittävä jäsenmäärä: Hallitukseen on lähtökohtaisesti valittava yhdestä viiteen varsinaista jäsentä, joskin yhtiöjärjestyksessä tästä voidaan määrätä toisin. Hallituksessa on lisäksi aina oltava ainakin yksi varajäsen, jos hallitukseen kuuluu vähemmän kuin kolme jäsentä.

Erotetun tai eronneen hallituksen jäsenen sijalle tulee varajäsen sen mukaan kuin yhtiöjärjestyksessä määrätään tai varajäsentä nimitettäessä on päätetty. Hallituksella ei kuitenkaan välttämättä ole varajäsentä, koska, kuten todettua, varajäsenten valitseminen ei ole pakollista, jos hallituksessa oli alun alkaen vähintään kolme jäsentä. Tämänkaltaisia tilanteita silmällä pitäen hallituksen jäsenillä on velvollisuus huolehtia, että uusi jäsen nimitetään vanhan tilalle tarvittaessa (käytännössä kutsumalla yhtiökokous koolle). Tähän liittyvänä erityissääntönä yksittäisellä hallituksen jäsenellä on velvollisuus huolehtia, että yhtiökokous kutsutaan koolle valitsemaan uutta hallitusta, jos hänellä on tehtävästään erotessa syytä olettaa, että yhtiöllä ei enää ole muita hallituksen jäseniä.

Päätösvaltaisuus kokouksissa: Hallitus on pääsääntöisesti päätösvaltainen, kun paikalla on yli puolet sen valituista jäsenistä (yhtiöjärjestyksessä voidaan edellyttää suurempaakin määrää). Jos hallitukseen kuuluu esimerkiksi neljä jäsentä, kolmen heistä (tai kahden ja varajäsenen) on oltava kokouksessa läsnä päätösvaltaisuuden saavuttamiseksi.

Passiivisella hallituksen jäsenellä on siten merkitystä hallituksen toimintakykyyn; jos yksi jäsenistä on menettänyt mielenkiintonsa tai mahdollisuutensa hallitustyöskentelyyn eikä osallistu hallituksen kokouksiin, muut jäsenet eivät voi juurikaan jättäytyä pois kokouksista, ellei voida käyttää varajäseniä.

Millaisia kelpoisuusvaatimuksia hallituksen jäseneksi valittavan pitää täyttää?

Osakeyhtiölaki asettaa hallitukseen valittavalle tiettyjä kelpoisuusvaatimuksia, joilla pyritään turvaamaan, että yrityksen johtoon kuuluvilla on riittävät oikeudelliset ja taloudelliset resurssit vastuullisiin tehtäviinsä. Hallituksen jäseneksi valittavan on oltava:

1. täysi-ikäinen,

2. luonnollinen henkilö (esimerkiksi toista yhtiötä ei siis voi valita hallituksen jäseneksi),

3. jolle ei ole määrätty edunvalvojaa tai toimintakelpoisuuden rajoituksia, ja

4. joka ei henkilökohtaisessa konkurssissa tai liiketoimintakiellossa.

Lisäksi vähintään yhdellä hallituksen jäsenellä täytyy olla asuinpaikka Euroopan talousalueella. Vaatimuksesta voidaan kuitenkin poiketa Patentti- ja rekisterihallituksen luvalla.

Yhtiöjärjestyksessä voidaan asettaa tarkempia vaatimuksia hallitukseen valittavan henkilökohtaisista ominaisuuksista. Osakeyhtiölaissa ei sen sijaan säädetä hallituksen jäsenen tiedollisista kelpoisuusvaatimuksista – laki ei siis edellytä esimerkiksi tiettyä koulutustaustaa tai erityisosaamista yhtiön toimialalta. Tarkempien kelpoisuusvaatimusten määritteleminen on siten lähtökohtaisesti hallituksen valintaan oikeutettujen tahojen vapaassa harkinnassa, jollei yhtiöjärjestyksestä muuta johdu.

Hallituksen jäseneksi voidaan valita sekä yhtiön osakkeenomistajia että ulkopuolisia asiantuntijoita. Yhtiön tilintarkastajaa tai hallintoneuvoston jäsentä ei kuitenkaan saa valita hallitukseen.

Valittavan on annettava suostumuksensa tehtävään

Hallituksen jäsenenä toimiminen on vastuullinen luottamustoimi. Ketään ei saa valita hallituksen jäseneksi vastoin hänen tahtoaan tai hänen tietämättään. Jäseneksi valittavalta edellytetään siis aina suostumusta tehtävään. Suostumuksen ei tarvitse olla kirjallinen, vaan myös suullisesti annettu suostumus riittää.

Muista ilmoittaa hallituksen jäsenten ja varajäsenten henkilötiedot kaupparekisteriin

Osakeyhtiön hallituksen kokoonpanossa tapahtuneet muutokset tulee ilmoittaa kaupparekisteriin viivytyksettä. Kaupparekisteriin merkittyjen tietojen perusteella yhtiön ulkopuoliset tahot voivat esimerkiksi selvittää, kenellä on oikeus yhtiön edustamiseen; pelkästään sen vuoksi on tärkeää, että kaupparekisteristä saatavat tiedot ovat ajantasaiset. Muutosilmoitukseen on liitettävä hallituksen jäsenen valintaa koskeva päätös eli käytännössä kopio tai ote yhtiökokouksen pöytäkirjasta yhden henkilön oikeaksi todistamana.

Kaupparekisteri-ilmoituksen voi allekirjoittaa yhtiön toimitusjohtaja tai joku hallituksen jäsenistä. Kaupparekisteriin merkitty henkilö saa tehdä ilmoituksen luottamustoimensa päättymisestä myös itse. Tarvittaessa toimitusjohtaja tai hallituksen varsinainen jäsen voi valtuuttaa yhtiön ulkopuolisen henkilön tekemään muutosilmoituksen. Huomioithan, että mahdollisella prokuristilla ei ole oikeutta allekirjoittaa muutosilmoitusta yhtiön puolesta.

Tags: hallituksen jäsenen valinta, hallituksen jäsenten valinta, osakeyhtiön johto, johdon nimittäminen, hallitusvalinnat