Företagshemligheter och sekretessavtal – sekretessens betydelse inom företag

När kan sekretess vara aktuellt?

Företag har dagligen interaktioner med såväl interna som externa aktörer som innebär någon form av informationsöverföring. Det faktum att en informationsöverföring sker behöver inte nödvändigtvis innebära risker för någondera part. I vissa situationer kan däremot informationen som delas vara av särskilt känslig natur, vilket medför att parterna ofta har en önskan om att kunna skydda informationen från att röjas till utomstående.

En önskan om att reglera sekretess kan bli aktuell i nästintill alla samarbeten där information lämnas i förtroende. I såväl avtalsrelationer mellan näringsidkare som mellan arbetsgivare och arbetstagare kan ett behov av att reglera sekretess uppstå. Men hur regleras egentligen sekretess?

Lag eller avtal

Sekretess kan regleras genom separata sekretessavtal, inklusive avtalsklausuler i separata avtal, och i vissa fall även direkt genom lag. I vissa situationer behöver parterna inte avtala om ett särskilt sekretessåtagande då deras företagshemligheter skyddas direkt genom lagen om företagshemligheter (LFH). En grundförutsättning för att parterna ska kunna förlita sig på skyddet i lagen är att den aktuella information som part önska hemlighålla anses utgöra en företagshemlighet. En företagshemlighet definieras enligt lagen i enlighet med följande:

• Det rör sig om affärs- eller driftförhållanden i en näringsidkares rörelse eller i en forskningsinstitutions verksamhet,

• Informationen är inte allmänt känd eller lättillgänglig för den som normalt har tillgång till information av det aktuella slaget,

• Informationen är av hemlig karaktär, och

• Avslöjande av informationen medför skada i konkurrenshänseende.

Om något av dessa kriterier inte uppfylls faller informationen utanför legaldefinitionen av vad en företagshemlighet är – varför lagen inte blir applicerbar. Lagen uppställer däremot inga kvalitetskrav på vilken typ av information som kan utgöra en företagshemlighet, dess innehåll behöver således inte vara av särskilt komplex art.

För parterna kan det vara svårt att på förhand veta om deras specifika situation kommer att falla in under lagens tillämpningsområde eller inte, varför många väljer att säkra upp med separata sekretessavtal.

Vilken information vill man skydda med sekretessåtaganden?

Karaktären av den information som ska skyddas kommer givetvis att skilja sig åt beroende på parternas individuella situation. Det kan inkludera allt från en muntlig beskrivning av en programfunktion för en anställd, till en presentation av en affärsidé till en potentiell samarbetspartner, eller vägledning och information om optimal användning av en viss immateriell rättighet. Oavsett syftet med sekretessen och den aktuella information som ska hemlighållas är det bra att parterna tydligt reglerar vad de vill skydda, under vilken tid sekretessen ska pågå, samt vad som sker vid ett eventuellt sekretessbrott.

Sekretess kan vara avgörande för framtida juridiska förlopp

Det är inte ovanligt att parter får se sina hårt utarbetade idéer otillbörligen utnyttjas som ett resultat av bristande sekretessregleringar. Exempelvis kan en sekretessreglering vara avgörande för en parts framtida möjlighet att ansöka om patentskydd. En förutsättning för att patent ska utges är att uppfinningen uppfyller ett så kallat nyhetskrav. Nyhetskravet innebär att uppfinningen inte får vara känd eller tillgänglig sedan tidigare. Om nyhetskravet inte uppfylls faller följaktligen möjligheten till patentskydd. För att skydda sig mot otillbörligt utnyttjande och spridningen av känslig information rekommenderas parter därför ofta att redan i förhandlingsstadier införliva en bestämmelse om sekretess. Bestämmer sig parterna sedan för att samarbetet ska fortgå kan den tidigare sekretessbestämmelsen ersättas av sekretessbestämmelser i det slutliga avtalet.

Upprättandet av sekretessavtal – formkrav och giltighet

Det finns i svensk rätt ingen lag som särskilt reglerar sekretessavtal. Det är istället avtalslagen, lag (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område, och allmänna kontraktsrättsliga principer som aktualiseras. I avtalslagen finns inga krav på särskild form vid upprättandet av avtal, varför sekretessavtal kan skapas helt efter parternas egna önskemål. I många fall är det dock direkt olämpligt att reglera sekretess genom något annat än skriftliga åtaganden. Inte minst är det svårt att bevisa omfattningen av sekretessåtagandet om det inte finns skriftligen reglerat vad parternas åtaganden är. Även möjligheten för en part att bevisa sekretessåtagandets faktiska existens, och vilka konsekvenser ett eventuellt avtalsbrott får, försvåras väsentligen genom muntliga avtal.

Vad bör inkluderas i sekretessavtalet?

Syftet med avtalet är att tydliggöra vilken information som ska omfattas av sekretess samt hur hanteringen av den aktuella informationen ska gå till. Sekretessavtal bör således på ett långtgående sätt omfatta de aktuella förutsättningarna för sekretessen. Exempel på sådana förutsättningar är:

• Den information som ska omfattas av sekretess,

• Hur sekretessåtagandet aktualiseras,

• Vem eller vilka som får ta del av sekretessbelagd information,

• Under vilken tid sekretessåtagandet gäller,

• Vilka sanktioner ett sekretessbrott medför.

Fastän både sekretessavtal och lagstiftning medför ett starkt skydd mot otillbörlig hantering av konfidentiell information, är den generella rekommendationen till parterna att endast dela med sig av strikt nödvändig information. Parterna bör följaktligen alltid väga nyttan med utlämnande av information mot den potentiella risk detta kan medföra.

Avtalets olika former – reglera allt direkt i Docue

Ett avtal som reglerar sekretess kan upprättas i olika former beroende på det aktuella syftet med avtalet. Som ovan nämnt kan parterna själva välja om de vill reglera sekretess genom enskilda klausuler eller renodlade sekretessavtal. Parterna kan också välja om de vill upprätta ensidigt- eller ömsesidigt bindande sekretessavtal. Ensidigt bindande sekretessavtal lämpar sig när endast en av parterna delar med sig av konfidentiell information medan ömsesidigt bindande sekretessavtal är lämpliga när det uppstår ett gemensamt informationsutbyte mellan parterna.

Hos Docue ges du möjligheten att upprätta såväl ensidigt- som ömsesidigt bindande sekretessavtal. Om du hellre önskar reglera sekretess direkt i aktuellt avtal är givetvis även detta möjligt. Genom att själv sätta ramarna för ditt avtal kan du enkelt bocka för att allt ifrån ditt anställningsavtal till samarbetsavtal ska inkludera juridiskt bindande klausuler om sekretess.

Du kommer enkelt igång med snabb och smidig avtalsupprättning genom att klicka "Testa gratis" uppe i högra hörnet eller genom att först utforska våra aktuella paket.