Integritetspolicy, EN [Privacy Statement]

En integritetspolicy (Privacy Statement/Privacy Policy) är ett dokument som enkelt och lättillgängligt informerar om hur ett företag behandlar personuppgifter som samlas in i företagets verksamhet. Denna version är Docues engelska mall för integritetspolicy, utarbetad i enlighet med GDPR och är särskilt anpassad för företag. Description:

Vad är en integritetspolicy och behöver vi en sådan?

Kommunikation: En integritetspolicy, i det här fallet på engelska, är ett instrument för att kommunicera hur företaget behandlar de personuppgifter som samlas in i verksamheten. Policyn fungerar som ett kommunikationsmedel mellan företaget som samlar in personuppgifter och personerna vars uppgifter behandlas.

Integritetspolicy hemsida Policyn ska hållas tillgänglig för personerna och publiceras därför vanligtvis på företagets hemsida. Det är inte heller ovanligt att företag i sina mailutskick bifogar en länk till aktuell integritetspolicy.

Lätt att förstå: GDPR ställer krav på krav på transparens vid behandling av personuppgifter, vilket är anledningen till att företag som regel klargör sina villkor i en integritetspolicy. GDPR kräver att den information som lämnas är förståelig och i ett lättillgängligt format. Policyn bör finnas tillgänglig direkt när personuppgifterna samlas in, det är inte rekommenderat att upprätta den i efterhand.

4 viktiga klausuler att inkludera i integritetspolicyn

Docues exempel på integritetspolicy innehåller b.la. följande klausuler:

1. Ändamål: Er integritetspolicy måste innehålla ett särskilt och uttryckligt angivet ändamål. Ändamålet ska även vara berättigat. Detta innebär att ni inte kan ange ett ändamål som strider mot regleringarna i GDPR. Se även till att ändamålet inte är alldeles för allmänt skrivet. Docues exempel på Integritetspolicy innehåller förslag på formulering av ändamål, skriven av våra jurister.

2. Uppgiftsminimering: Vilka personuppgifter behövs för det avsedda ändamålet? Definiera de personuppgifter som behövs för er verksamhets specifika ändamål, innan ni upprättar er integritetspolicy.

Exempel: Bolag A samlar in namn och e-mail adresser i syfte att skicka ut nyhetsbrev till existerande kunder. För att Bolag A ska kunna uppfylla ändamålet behöver de endast existerande kunders namn och e-mail adresser. Med anledning därav, får insamling av ytterligare personuppgifter inte ske, såvida inte ändamålet förändras.

3. Lagringsminimering: Hur länge behöver ni behandla personuppgifterna för att uppfylla det avsedda ändamålet?

Exempel: Bolag A avser att skicka ut månatliga nyhetsbrev till existerande kunder. Detta innebär att det endast är nödvändigt att behandla kundernas personuppgifter under den tid som de är kunder och som nyhetsbreven skickas ut. Om en individ upphör att vara kund, ska dennes personuppgifter raderas, eftersom lagring av personuppgifterna inte är nödvändigt för uppfyllande av ändamålet. Detta är även fallet om utskick av nyhetsbrev upphör.

Notera att även lagring utgör en slags behandling av personuppgifter, trots att personuppgifterna inte används i praktiken.

4. Säkerhetsåtgärder: Ange de tekniska och organisatoriska åtgärder som er verksamhet tar för att skydda insamlade personuppgifter genom klausulerna om principer för skydd av personuppgifter och raderingsprocesser i Docues mall för integritetspolicy.

Utöver ovan nämnda klausuler, innehåller Docues mall för integritetspolicy följande klausuler:

• Personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter
• Definitioner:
  • personuppgiftsansvarig
  • personuppgiftsbiträde
  • personuppgifter
  • personuppgiftsbehandling
• Den registrerades rättigheter
• Insamling av personuppgifter
• Utlämnande av personuppgifter till utomstående
• Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES-området
• Principer för skydd av personuppgifter
• Profilering
• Information om hantering av personuppgifter kopplade till barn
• Ändring av integritetspolicyn

Om du vill läsa mer om viktiga punkter att ha med i policyn, klicka här

Använd Docue för att upprätta er integritetspolicy på engelska

Docue ger er möjlighet att skapa högkvalitativa avtal och dokument. Tjänsten innefattar modellklausuler skrivna av jurister och är så pass enkel att avtal och juridiska dokument kan skrivas utan inblandning av jurister eller annan extern rådgivning. Oavsett om det är fråga om en integritetspolicy till er webshop eller för intern hantering av personalens personuppgifter, är Docue det smartaste valet.

Tags: exempel på integritetspolicy, Integritetspolicy hemsida, Integritetspolicy webshop.