Nämä kaksi dokumenttivirhettä uusi yritys monesti tekee – lue ratkaisut
Uuden yrityksen perustaminen on jännittävä ja työntäyteinen projekti. Alkuvaiheessa monet keskittyvät liiketoiminnan kasvattamiseen ja asiakkaiden hankkimiseen, mutta samalla on tärkeää varmistaa, että yrityksen dokumentit ovat kunnossa. Kaksi yleistä virhettä uusilla yrityksillä liittyy asiakirjojen laadintaan ja dokumentaation hallintaan. Onneksi näihin löytyy yksinkertaiset ratkaisut.
1. Puuttuvat tai epäselvät asiakirjat – näkymätön riski liiketoiminnalle
Ongelmana puutteellinen dokumentaatio: Moni uusi yritys luottaa sinisilmäisesti suullisiin sopimuksiin tai käyttää netistä löytyviä pohjia, joiden tekijästä ja ajantasaisuudesta ei ole varmuutta. Uusia haasteita tuo myös sopimusten laatiminen tekoälysovelluksilla, jotka eivät tunne paikallista lainsäädäntöä ja voivat tuottaa juridisesti puutteellisia asiakirjoja. Tämä voi aiheuttaa ongelmia myöhemmin, jos epäselvyyksiä syntyy esimerkiksi asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden tai työntekijöiden kanssa. Ilman selkeitä sopimuksia yritys altistuu riskeille, joita olisi voitu välttää asianmukaisella dokumentoinnilla.
Ratkaisu: Docuen asiakirjamallit tarjoavat selkeän ja juridisesti pätevän pohjan kaikille keskeisille sopimuksille ja yrityshallinnon asiakirjoille. Asiakirjamallit ovat helposti muokattavissa yrityksesi tarpeisiin, ja juristimme pitävät ne ajan tasalla lakimuutosten mukaisesti. Näin yrityksesi voi keskittyä olennaiseen.
Hyödynnä esimerkiksi seuraavia suosittuja asiakirjamalleja:
Hallituksen kokouspöytäkirja dokumentoi päätökset selkeästi alusta alkaen.
Asiakassopimus ehkäisee väärinkäsityksiä ja turvaa molempien osapuolten oikeudet.
Yhteistyösopimus selkeyttää osapuolten vastuut ja varmistaa yhteisten tavoitteiden saavuttamisen.
Työsopimus turvaa selustasi työnantajana ja suojaa mahdollisilta kiistoilta.
2. Heikko dokumentaation hallinta – kostautuu ajan myötä
Ongelmana dokumenttikaaos: Monessa yrityksessä asiakirjoja on tallennettuna eri paikkoihin, kuten työntekijöiden sähköposteihin, työpöydille tai satunnaisiin paperikasoihin. Aluksi tämä voi tuntua pieneltä asialta, mutta ajan myötä se kostautuu – tärkeitä asiakirjoja voi kadota, tietoturvariskit kasvavat ja asiakirjojen päivittäminen muuttuu hankalaksi. Et varmasti halua hukata ainoatakaan arvokasta työtuntia kadonneiden lippulappujen metsästämiseen. Siksi dokumentaation hallinta on tärkeää huolehtia jo yritystoiminnan alussa huolella kuntoon.
Ratkaisu: Docue Drive on suunniteltu helpottamaan asiakirjojen hallintaa. Se kokoaa kaikki yrityksesi asiakirjat yhteen paikkaan, missä niitä on helppo hallita, jakaa ja päivittää. Lisäksi kaikki tiedostot tallentuvat turvallisesti pilveen, joten ne ovat aina saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.
Näin Docue Drive helpottaa työtäsi:
Automaattiset tunnistetiedot helpottavat asiakirjojen järjestämistä lisäämällä niiden yhteyteen metatiedot, kuten asiakirjan tyypin, laatijan ja päivämäärän, mikä nopeuttaa hakua ja selkeyttää hallintaa.
Tekoäly tuottaa asiakirjasta tiivistelmän, jolloin tärkein sisältö on helposti hahmotettavissa ja tarvittaessa saatavilla eri kielillä.
Sopimusten tärkeät päivämäärät pysyvät tallessa muistutuksilla, jotka varmistavat, etteivät esimerkiksi irtisanomisajat, koeajan päättymiset ja hinnankorotukset pääse unohtumaan.
Älykäs ja salamannopea haku varmistaa, että löydät tarvitsemasi asiakirjan hetkessä – myös vuosien päästä.
Hyödyntämällä Docuen palvelua taklaat uuden yrityksen tyypilliset ongelmat vaivatta – käytä palvelua siis mahdollisimman laajasti yrityksesi eri tarpeisiin alusta alkaen. Pääset kokeilemaan asiakirjojen laatimista uudella helpolla tavalla rekisteröitymällä tästä.
Kirjoittaja on Docuen juristi.
Hanna Lahtela