Tilinpäätöksen hyväksyminen – miten se eroaa vahvistamisesta?

Tiivistelmä: tilinpäätöksen hyväksyminen

• Hallituksen vastuulla on laatia ja hyväksyä tilinpäätös osakeyhtiön tilinpäätös vuosittain. Tilinpäätös tulee myös allekirjoittaa.

• Hallituksen jäsenen kannattaa henkilökohtaisen vastuunsa vuoksi hyväksyä ainoastaan sellainen tilinpäätös, jonka laatimisperiaatteet hän tuntee ja jonka oikeellisuuden takana hän voi seistä.

• Hallituksen kokouksesta tulee laatia pöytäkirja, johon tilinpäätöksen hyväksyminen merkitään.

  • Hallituksen pöytäkirja (pohja)

Aluksi: tilinpäätös antaa kuvan yhtiön taloudellisesta asemasta

Tilinpäätöksen tarkoituksena on antaa kuva yhtiön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Se toimii perustana muun muassa yhtiön verotettavan tulon määrittämisessä sekä varojenjaossa. Esimerkiksi osingonjaon tulee aina perustua viimeksi vahvistettuun tilinpäätökseen. Tilinpäätöksen avulla myös sijoittajat voivat saada yleiskuvan yhtiöstä mahdollisena sijoituskohteena.

Tilinpäätöksen sisältö: Tilinpäätös koostuu neljästä osasta.

1. Tase kuvaa tilinpäätöspäivän taloudellista asemaa.

2. Tuloslaskelma ilmentää tuloksen muodostumista.

3. Rahoituslaskelma (koskee vain suuryrityksiä ja yleisen edun kannalta merkittäviä yhteisöjä) selvittää varojen hankintaa ja niiden käyttöä.

4. Liitetiedot täydentävät ja erittelevät tilinpäätöksen muissa osissa annettuja tietoja.

Tilinpäätöksen ajankohta: Tilinpäätös on laadittava jokaiselta tilikaudelta. Yritysverotukseen perustuen lähtökohtaisena aikarajana on, että tilinpäätös on tehtävä neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Mikäli tilikautena on kalenterivuosi, on tilinpäätöksen oltava valmiina huhtikuun loppuun mennessä. Tilinpäätös voidaan kuitenkin tehdä myös kesken tilikauden (ns. välitilinpäätös).

Tilinpäätöksen hyväksyminen: hallitus hyväksyy tilinpäätöksen yhtiökokousta varten

Hallitus muodostaa osakeyhtiön ylimmän johdon. Sen vastuulla on, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on järjestetty asianmukaisesti. Tilinpäätös on tämän valvonnan tärkeimpiä välineitä. Vaikka tilinpäätös laaditaankin usein esimerkiksi tilitoimistossa, säilyy vastuu tilinpäätöksen laatimisesta kuitenkin aina hallituksella.

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen: Osakeyhtiön tilinpäätös ei ole valmis ennen kuin hallitus (toimitusjohtajan lisäksi) on allekirjoittanut sen. Tilinpäätöksen allekirjoittaminen voidaan katsoa toimeksi, jolla myös tilinpäätöksen sisältö hyväksytään. Hallitus ei voi siirtää vastuutaan esimerkiksi yksin yhtiön toimitusjohtajalle. Myös sellaisten hallituksen jäsenten, jotka ovat aloittaneet tehtävänsä vasta tilikauden päättymisen jälkeen, täytyy allekirjoittaa tilinpäätös.

Tilinpäätöksen hyväksymisen ja vahvistamisen ero: Kun hallitus on valmistellut ja hyväksynyt tilinpäätöksen, se voi edetä yhtiökokouksen vahvistettavaksi. Tilinpäätöksen hyväksyminen ja vahvistaminen tarkoittavat molemmat käytännössä hyväksymistä – erona on se, tekeekö toimen hallitus vai yhtiökokous. Tilinpäätöksen hyväksyminen tarkoittaa vastuun ottamista tilinpäätöksestä; tilinpäätöksen vahvistaminen taas mahdollistaa esimerkiksi osingonjaon ja muun varojenjaon kyseisen tilinpäätöksen perusteella.

Hallituksen jäsen – muista tarvittaessa merkitä eriävä mielipiteesi tilinpäätökseen

Hallituksen on lain mukaan huolellisesti toimien edistettävä yhtiön etua. Tätä velvollisuutta nimitetään yleisesti johdon huolellisuusvelvoitteeksi. Se ulottuu hallituksen kaikkeen toimintaan ja näin ollen myös tilinpäätöksen hyväksymiseen.

Hallituksen jäsenen vastuu: Hallituksen jäsen on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on tehtävässään huolellisuusvelvoitteen vastaisesti tahallaan tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhtiölle. Jäsenten vahingonkorvausvastuuta arvioidaan erikseen. Allekirjoittamalla tilinpäätöksen hallituksen jäsen ottaa vastuun siitä, että tilinpäätös on tehty oikein ja sisältää kaiken tarvittavan informaation. Tilinpäätöksen yhteydessä hallituksen jäsenen korvausvastuu voi konkretisoitua esimerkiksi tilanteessa, jossa tilinpäätös on puutteellinen tai se ei anna oikeaa kuvaa yhtiön taloudellisesta tilanteesta.

Aktiivinen vastustaminen: Yksittäisellä hallituksen jäsenellä on oikeus ilmaista eriävä mielipiteensä tilinpäätöksestä. Mikäli hallituksen jäsen esittää eriävän mielipiteen, on tätä koskeva lausuma sisällytettävä tilinpäätökseen hänen vaatimuksestaan. Eriävä mielipide voi koskea esimerkiksi tulon tai menon sisällyttämistä tilinpäätökseen tai tietyn omaisuuserän arvostamista. Eriävän mielipiteen jättämällä hallituksen jäsen voi mahdollisesti välttää jälkikäteisen henkilökohtaisen vastuun, mikäli tilinpäätös todetaan esimerkiksi lainvastaiseksi. Käytä siis tätä "vastustamisoikeutta", jos on pakko.

Näin laadit hallituksen asiakirjat helpoiten

Laki edellyttää tilinpäätökseen liittyvän päätöksenteon dokumentointia. Hallituksen kokouksesta tulee laatia pöytäkirja, johon tilinpäätöksen käsitteleminen ja hyväksyminen kirjataan.

Laadit kutsut hallituksen kokouksiin ja kokousten pöytäkirjat vaivattomasti Docuen palvelussa, jossa käytettävissäsi ovat juristien laatimat mallisisällöt:

• Hallituksen kokouskutsun malli

• Hallituksen pöytäkirja (pohja) (valitse kohta “Tilinpäätöksen käsitteleminen ja hyväksyminen”)

Osakeyhtiön hallitus voi tehdä päätöksiä myös varsinaista kokousta pitämättä. Ilman kokousta tehty hallituksen päätös on kuitenkin dokumentoitava kuten tavanomainen kokouspöytäkirja. Docuen palvelusta löydät pöytäkirjamallin myös ilman kokousta tehtävään päätökseen:

• Hallituksen päätös kokousta pitämättä, pöytäkirjamalli (valitse kohta “Tilinpäätöksen käsitteleminen ja hyväksyminen”).

Hallituksen pöytäkirjojen lisäksi voit laatia Docuen avulla myös laadukkaat yhtiökokouspöytäkirjat. Tutustu asiakkaidemme rakastamiin asiakirjamalleihin:

• Yhtiökokouspöytäkirja (varsinainen yhtiökokous)

• Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja – malli

Tags: tilinpäätöksen hyväksyminen, tilinpäätös, tilinpäätöksen vahvistaminen