Styrelsens roll och ansvar inom bolaget

1. Styrelsens sammansättning och ansvar 

Styrelsen utgör aktiebolagets högsta ledning och utses av bolagsstämman. Enligt svensk rätt är det styrelsen som fokuserar på väsentliga och strategiska frågor, och kan delegera både ansvar och befogenheter till enskilda styrelseledamöter eller VD (om sådan finns).

Styrelsens sammansättning är också av stor betydelse. I en väl sammansatt styrelse föreligger en balans mellan olika kompetenser och erfarenheter som bidrar till att man kan fatta välgrundade beslut. 

Därför rekommenderas det att styrelsen ska bestå av ledamöter med olika bakgrunder och färdigheter för att kunna bidra med olika perspektiv för att fatta vettiga beslut.

2. Samspelet mellan styrelse, VD och revisor

Styrelsen, VD och revisorn är alla viktiga bolagsorgan. För att säkerställa ett effektivt samarbete och en god bolagsstyrning är det viktigt att dessa aktörer samspelar på ett konstruktivt sätt.

2.1 Styrelsens förhållande till VD

När det finns en VD i företaget är det vanligtvis styrelsen som utser vem som ska ha befattningen som VD, vilket oftast brukar vara enstyrelseledamot. 

VD ansvarar för den löpande förvaltningen inom bolaget och agerar i styrelsens anda. VD ska alltså genomföra de strategier och beslut som styrelsen har fattat och rapportera till styrelsen om bolagets verksamhet och resultat.  

Det är således viktigt att styrelsen följer upp VD:ns arbete och ser till att bolagets verksamhet sköts på ett professionellt och effektivt sätt. Styrelsen och VD ska samarbeta och kommunicera på ett bra sätt för att säkerställa att detta sker. 

2.2 Styrelsens förhållande till revisorn

Revisorn är en oberoende granskare som ska granska bolagets årsredovisning enligt god revissionssed samt lämna en revisionsberättelse till bolagsstämman. Det är vanligt att revisorn även lämnar synpunkter på bolagets interna kontroll och redovisningssystem. 

Det är viktigt att revisorn har en god kommunikation och samverkan med styrelsen och VD. Genom ett konstruktivt samspel mellan dessa tre bolagsorgan kan man säkerställa en effektiv och transparent bolagsstyrning. Det är viktigt att alla organ arbetar tillsammans för att garantera att bolaget bedriver sin verksamhet på ett lagenligt och etiskt sätt.

Observera att i mindre bolag behövs ingen revisor om bolaget inte når upp till två av dessa värden för båda de två senaste räkenskapsåren: 

1. fler än 3 anställda (i medeltal),

2. mer än 1,5 miljoner kronor i balansomslutning, 

3. mer än 3 miljoner kronor i nettoomsättning.

3. Dokumentationens betydelse för styrelsearbetet

I styrelsens uppdrag ingår ett ansvar att säkerställa att alla relevanta dokument och protokoll upprättas på ett korrekt sätt. Därför är nästa steg för bolaget att ha en säker och god dokumentation av styrelsens viktigaste handlingar.

1. Styrelsemöte, protokoll: När styrelsen ska ha ett sammansträde för att besluta om olika frågor ska varje möte dokumenteras genom ett protokoll, där alla beslut och diskussioner sammanställs. Protokollet bör:

   - numreras i obruten nummerföljd, 

   - undertecknas av protokollföraren, samt

   - justeras av ordföranden och en person som utses av styrelsen.

2. Styrelsemöte, kallelse: Förutom protokollet är det också viktigt att styrelsen håller god dokumentation över de kallelser och dagordningar som används för styrelsemötena. En kallelse har inga lagreglerade formkrav, det vill säga inga krav på innehåll, men det rekommenderas alltid att inkludera detta:

   - tid och plats för mötet, 

   - dagordning, och 

   - eventuella bilagor.

I styrelsearbetet är det viktigt att se till att dokumenten enligt ovan arkiveras på ett ordnat sätt, så att de är lättåtkomliga vid behov. Genom att ha en bra dokumentation och protokoll kan styrelsen lättare följa upp tidigare beslut och se till att de implementeras inom god tid. Det ger också möjligheten att se över tidigare beslut för att undvika onödiga diskussioner om vad som har överenskommits.

4. Underlätta dokumenthanteringen med Docue

Att hålla koll på alla dokument och protokoll som styrelsen behöver upprätta kan i vissa fall vara en utmaning. Det är inte bara viktigt att skapa dokumenten på rätt sätt, utan även förstå vilka frågor och beslut som styrelsen kan behandla och hur detta formuleras i exempelvis ett protokoll. Styrelsen ska även se till att bolagets alla handlingar förvaras på ett strukturerat och säkert sätt. 

För att underlätta hanteringen av dina bolagsrättsliga handlingar har Docue utvecklat en komplett lösning som innefattar allt från färdiga interaktiva dokumentmallar till e-signering och digital förvaring. Med Docue kan du enkelt skapa dokument som följer alla krav på protokoll och standardinnehåll för kallelser – från endast 299 kr i månaden. Testa vår tjänst idag!