En guide för aktiebolag – så effektiviserar du din bolagsstyrning

Juridiken som ett verktyg i bolagsstyrningen

När man driver ett aktiebolag spelar juridiken en betydelsefull roll för att få verksamheten att rulla igång och växa. Idag är det kutym att de allra viktigaste besluten grundar sig i juridiskt korrekta dokument – som även gör företagandet allmänt tryggare. 

För dig som styr hela eller en del av ett bolag är det således viktigt att säkerställa att alla bolagsrättsliga avtal och dokument finns på plats och är anpassade efter företagets enskilda förutsättningar. Men vilka avtal och dokument är det egentligen fråga om? Nedan kommer vi steg för steg gå genom vilka juridiska dokument som är viktigast för just dig.

1. Bolagsordning – en viktig hörnsten i verksamheten

Obligatoriskt för alla aktiebolag: Bolagsordningen är det mest grundläggande regelverket som ditt bolag måste följa i sin verksamhet. Bolagsordningen reglerar frågor om bolagets verksamhet, beslutsprocesser, samt regler för ledning och utvald styrelse. Det är obligatoriskt för alla svenska aktiebolag att ha en befintlig bolagsordning och denna ska alltid registreras hos Bolagsverket. 

Måste alltid innehålla särskilda uppgifter: En bolagsordning ska enligt lag alltid innehålla följande uppgifter:

• namn på bolaget,

• svensk ort för bolagets säte,

• konkret beskrivning av bolagets verksamhet,

• total aktiekapital (min. 25 000 kr),

• antalet styrelseledamöter, 

• antalet aktier, och mycket, mycket mer!

Tänk på det här: Bolagsordningen bör alltid vara tydlig och innehålla samtliga obligatoriska moment för att anses vara giltigt. Kom ihåg att alla väsentliga förändringar i bolaget bör regelbundet uppdateras i enlighet med gällande lagar och regler. 

Vill du ta reda på mer om bolagsordning? Läs vidare här

2. Bolagsstämma – med per capsulam som ett alternativ 

När samtliga aktieägare i bolaget ska fatta beslut, till exempel om en nyemission, hålls vanligtvis en bolagsstämma.

Vilka frågor ska behandlas på bolagsstämman? På bolagsstämman finns det inga krav på vilka frågor som ska behandlas, utan syftet är att aktieägarna samlas för att fatta ett beslut om vissa frågor. Det är däremot viktigt att alla beslut är förenligt med aktiebolagslagens regler.

Per capsulam: Det kan krävas mycket resurser och onödigt pendlande att samla alla aktieägare på en och samma plats för att fatta vissa beslut – därför är per capsulam ett bra alternativ. Genom att föra ett protokoll för bolagstämma per capsulam kan du begära aktieägarnas undertecknande av protokollet, vilket i sin tur innebär att aktieägarna kan godkänna beslutsförslagen i efterhand, utan att behöva vara på plats. 

Vill du ta reda på mer om bolagsstämma? Läs vidare här

3. Styrelseprotokoll – för smidigare beslutsprocesser 

Vad gör styrelsen? På bolagsstämman kan man utse en styrelse som utgör aktiebolagets högsta ledning. Alla beslut som inte kan fattas av bolagsstämman har styrelsen hand om. Dessa uppgifter inkluderar att utföra sitt arbete i enlighet med aktieägarnas direktiv, men även välja och stötta VD:n i dennes arbete med den löpande verksamheten. 

Krav på ett giltigt protokoll: Vid varje styrelsemöte måste ett protokoll föras för varje beslut som styrelsen tar. Det finns krav på ett giltigt protokoll som att protokollet ska:

• Numreras korrekt

• Undertecknas av protokollföraren

• Justeras av ordföranden och en ordinarie deltagande styrelseledamot

• Innehålla information i rätt följd om alla beslut etc.

Vill du ta reda på mer om styrelseprotokoll? Läs vidare här

4. Aktieägaravtal – spelreglerna för ägandet

Förhållandet mellan aktieägarna och bolaget kan ibland vara krångligt och spänstigt. Därför är aktieägaravtalet det regelverk som stadgar alla delägares skyldigheter respektive rättigheter. Varken aktiebolagslagen eller bolagsordningen rör alla tänkbara situationer som delägarna kan försätta sig i. Aktieägaravtalet utgör därför ett viktigt komplement till dessa. 

Vill du ta reda på mer om aktieägaravtal? Läs vidare här

5. Anslutningsavtal till aktieägaravtal

Att skriva aktieägaravtalet om och om igen, kan ta betydligt längre tid än förväntat, särskilt när man har andra viktiga arbetsuppgifter och ärenden för handen. Samtidigt kanske man vill ta in nya aktieägare för att fortsätta investera i verksamhetens drift eller produktutveckling – i sådana fall är ett anslutningsavtal ett utmärkt alternativ. 

Viktigt att tänka på: Anslutningsavtalet påverkar inte de ursprungliga villkoren i aktieägaravtalet, men aktieägaravtalet kan påverka skyldigheterna och rättigheterna som tillkommer i anslutningsavtalet. 

Vill du ta reda på mer om anslutningsavtal till aktieägaravtal? Läs vidare här

Docue – från onödigt pappersarbete till ett digitalt system

Det är naturligtvis inte alltid lätt att hålla koll på alla bolagsrättsliga dokument som behövs vid varje enstaka tillfälle, och det juridiska stoffet gör det knappast lättare. Dessvärre använder många bolag sig fortfarande av traditionellt pappersarbete och jurister som på lång sikt kostar onödigt mycket tid och pengar – vilket sällan är den mest optimala lösningen för ett nyetablerat bolag.

Vårt syfte är därför att digitalisera och automatisera processen för att skapa alla bolagets juridiska handlingar. Vi fokuserar på att dokumentskapandet ska ske så snabbt som möjligt, till ett överkomligt pris. Vår tjänst fokuserar på tre aspekter som följer varandra i ett naturligt led, som självklart ska underlätta dokumenthanteringen hos våra kunder:

1. Avtalsskapandet – skapa dina egna mallar eller utgå från våra befintliga automatiserade mallar

2. E-signering – skicka ut dina preliminära dokument för e-signering till dina avtalsparter

3. Förvaring av samtliga dokument – utnyttja ett obegränsat lagringsutrymme för att förvara dina dokument i en skottsäker databas

Från våra mallar för bolagsordning till aktieägaravtal, får du tillhörande rättslig vägledning i varje dokument. Våra dokument innehåller informationsboxar som förklarar vad varje moment innebär och vad du bör tänka på innan du går vidare till nästa steg. För oss är användarvänligheten i vår tjänst bland de viktigaste aspekterna, både för nybörjare och den kunnige. 

Tveka inte. Effektivisera din bolagsstyrning med Docue idag!