Styrelsemöte och andra årliga rutiner för aktiebolag

Den här artikeln är skriven för dig som driver bolag och bidrar med några enkla tips och råd om rutiner för styrelsearbetet i små och medelstora företag.

Styrelsemöte

Regelbundna möten. Styrelsen ansvarar bland annat för ett aktiebolags ekonomi men har också ett övergripande ansvar för bolagets verksamhet. Därför är det viktigt att styrelsen regelbundet sammanträder vid styrelsemöte och följer upp samt fattar beslut inom sina ansvarsområden.

Planera styrelsemöte – några viktiga delar att tänka på:

• Ha en tydlig agenda för varje möte. Agendan hjälper till att säkerställa att alla viktiga frågor diskuteras.

• Skicka ut kallelse till styrelsemöte i god tid. Kallelsen ska innehålla information om tid, plats och agenda.

• Skriv och spara protokoll från styrelsemötet – varje gång. Protokollen är viktiga dokument som används för att dokumentera styrelsens beslut och för att visa på hur styrelsen tagit sitt ansvar för bolagets ekonomi och verksamhet.

Schemalägg styrelsemöte

En plan att följa. Här är ett förslag på en årlig plan, ett schema, för att hålla styrelsemöte i ett aktiebolag. Planen utgår från ett styrelseår med start efter den obligatoriska årsstämman. Men tänk gärna på att ett kalenderår oftast inte börjar med Möte 1. För de flesta blir årets första styrelsemöte det som vi kallar Styrelsemöte 4 - läs mer så förstår ni varför!

Styrelsemöte 1: efter årsstämman. Efter årsstämman brukar styrelsen ses direkt för ett så kallat “konstituerande” styrelsemöte. På detta möte sker ofta följande:

• Fördelning av roller i styrelsen. Exempelvis bestäms vem som ska vara styrelseordförande (om inte stämman bestämt det). Kanske ska någon i styrelsen arbeta mer fokuserat på en särskild fråga, exempelvis uppföljning av bolagets ekonomi?

• Firmateckning. Styrelsen kan besluta om vem som ska ha rätt att skriva under för bolaget. Behöver några förändringar anmälas till Bolagsverket?

• Genomgång av bolagets ekonomi. Det är klokt att redan på det första mötet ta en titt på bolagets ekonomi, så att styrelsen har rätt kunskap för att hantera utmaningar och fatta beslut om investeringar.

• Tips! Boka in nästa styrelsemöte. Ett bra tips är att boka in det kommande årets styrelsemöten redan nu. På så sätt blir det lättare att hitta mötestider som passar alla.

Styrelsemöte 2: mitt i verksamhetsåret. När verksamheten rullat på ett tag bör styrelsen följa upp hur det går för verksamheten. På detta styrelsemöte kan följande punkter tas upp:

• Verksamhetens utveckling och framtid

• Uppföljning av bolagets ekonomiska situation

Styrelsemöte 3: i god tid innan det nya verksamhetsåret. Inför det kommande verksamhetsåret ska styrelsen planera och budgetera det kommande årets verksamhet. Tänk på att:

• Anta budget för kommande räkenskapsår

• Överväg vilka investeringar som kan komma att behövas

• Se över bolagets likviditetsbehov

• När ska det här mötet hållas? En rekommendation kan vara att om det nya verksamhetsåret påbörjas i januari, kan Styrelsemöte 3 hållas i november.

Styrelsemöte 4: inför årsstämman. Styrelsen ska förbereda inför årsstämman genom att göra följande:

• Årsredovisningen ska upprättas och undertecknas

• Styrelsen ska föreslå hur årets resultat ska användas

• Planera och skicka ut kallelse till årsstämma

Behöver verkligen alla aktiebolag hålla styrelsemöte?

Samma krav oavsett storlek. Lagens krav på styrelsearbetet gäller faktiskt alla aktiebolag, stora som små. I mindre företag där styrelsen består av personer som också arbetar i företaget kan det bli svårt att skilja på vad som är det “vanliga” jobbet och vad som är styrelsearbetet. I dessa bolag blir det ofta så att styrelsearbetet blandas med allt annat arbete och sker automatiskt. Detta känns för många logiskt, för varför skulle en företagare sätta sig ned och ha ett styrelsemöte med sig själv?

Visa att styrelsen tagit ansvar. Men det är faktiskt klokt att upprätta styrelseprotokoll även i de minsta företagen. Detta för att kunna visa på att styrelsen tagit sitt ansvar och för att minimera risken för personligt betalningsansvar för styrelseledamöterna. Vi på Docue förstår företagares vardag och vikten av smidiga system. Därför har vi tagit fram enkla mallar för styrelseprotokoll för ett effektivt företagande.

Utöver styrelsemöte, något mer att tänka på?

Seriös hantering av bolagets avtal. Utöver styrelsearbetet är det viktigt för alla företag att se över sina avtal regelbundet. Syftet med det är att säkerställa att avtalen fortfarande är aktuella och att de uppfyller dina behov.

Här är några tips för att hålla koll på dina avtal:

• Skapa en översikt över alla dina avtal. Detta gör det lättare att hålla reda på vilka avtal du har och när de går ut.

• Notera när avtalen går ut. Detta hjälper dig att undvika att förlänga avtal som du inte längre vill ha.

• Ta hjälp av ett system för att hantera dina avtal. I Docues system kan du organisera och hålla reda på dina avtal – dessutom kan du ställa in påminnelser så att du aldrig missar att säga upp ett avtal.

Sammanfattning

Genom att följa dessa tips kan du förbättra arbetet i ditt företag. Följ tipsen för att skapa bra rutiner, skydda ditt bolag mot risker och bygga förtroende hos kunder, leverantörer och andra intressenter.

Intresserad av Docue? Läs gärna våra kunders upplevelser här.

tags: styrelsemöte