Digitala bolagsstämmor blir allt vanligare för aktiebolag
Digitala bolagsstämmor har blivit en viktig del av den svenska företagsmiljön, särskilt efter de förändringar som infördes från den 1 januari 2024. Bolagsstämmor som hålls digitalt gör det möjligt för aktieägare att delta via videokonferens eller digitala plattformar, vilket innebär att de kan rösta och ställa frågor utan att behöva närvara fysiskt.
Huvudregeln är att en bolagsstämma hålls årligen i aktiebolag och ska utspela sig på den ort där styrelsen har sitt säte. Bolagsstämman ska alltid hållas inom sex månader från att bolagets räkenskapsperiod löpt ut. Att hålla en bolagsstämma kan från den 1 januari 2024 hållas digitalt, vilket endast är möjligt om detta har angivits i bolagsordningen.
Vad är en digital bolagsstämma?
En digital bolagsstämma är en stämma som helt genomförs online, utan att aktieägarna samlas fysiskt. Det innebär att det inte finns något fysiskt säte för stämman, och att alla aktieägare som ska delta är med via ett digitalt medium.
Digitala bolagsstämmor kan inkludera olika typer av möten, inte bara de där alla deltagare ser och hör varandra i realtid. Det kan även vara möten där ljud och bild sänds från ledningen via ett system (t.ex. Google-Meets), medan aktieägarna ställer frågor och röstar i ett annat system. Deltagande kan ske även via telefon, vilket ger ytterligare flexibilitet.
Som vid en fysisk stämma måste en digital stämma organiseras så att alla aktieägare har möjlighet att delta och utöva sina rättigheter. Det krävs rutiner för att identifiera deltagarna och för att räkna röster. Det är styrelsen som ansvarar för hur den digitala stämman ska organiseras. Ordföranden bedömer sedan om förberedelserna är tillräckliga och hur eventuella problem som kan uppstå under stämman ska hanteras.
Ändringar i bolagsordningen
För att ett aktiebolag ska kunna hålla digitala bolagsstämmor krävs det att detta anges i bolagsordningen. Bolaget måste alltså införa en specifik bestämmelse för att möjliggöra digitala stämmor.
Viktiga dokument för ditt bolag
Kort om kallelse till bolagsstämma
Kallelsen till en digital stämma måste innehålla tydlig information om hur aktieägarna ska delta och rösta. Den ska ange praktiska detaljer, som tidpunkten för stämman, hur aktieägarna kopplar upp sig, samt vilken teknisk utrustning de behöver. Informationen måste vara tillräcklig för att aktieägarna ska kunna delta; det är inte tillräckligt att enbart hänvisa till företagets webbplats för mer information.
Kort om protokoll till bolagsstämma
I själva protokollet till bolagsstämman är det viktigt att det anges att det utgör en digital bolagsstämma istället för orten.
Sammanfattning av digitala bolagsstämmor
Sammanfattningsvis hålls en digital bolagsstämma helt online utan fysisk närvaro, vilket kräver att detta anges i bolagsordningen. Styrelsen ansvarar för arrangemanget, och ordföranden säkerställer att förberedelserna är tillräckliga. Tänk på att kallelsen till en digital stämma måste ge tydlig information om deltagande och röstning, vilket säkerställer att aktieägarna kan utöva sina rättigheter fullt ut. Det är även viktigt att ange att en digital bolagsstämma ska hållas direkt i protokollet.
Tags: digital bolagsstämma, bolagsstämma digitalt, digital årsstämma
Arian Sadeghi | Jurist