Kaupparekisterilaki uudistui – tätä se tarkoittaa nyt ja tulevaisuudessa
Uusi kaupparekisterilaki astui voimaan 1.6.2023. Uudistuksen tavoitteena on parantaa PRH:n ylläpitämän kaupparekisterin tietojen luotettavuutta sekä tehostaa rekisteröintimenettelyä. Yritysten kannalta uusi laki tuo mukanaan aiempaa ankarampia seuraamuksia velvoitteiden laiminlyönnistä. Lain soveltamisessa edetään vaiheittain. Lue alta, mitkä uudistukset tulivat voimaan heti ja mihin muutoksiin sinun tulee varautua tulevina vuosina.
Huomioi nämä muutokset jo nyt
Edunsaajatiedot ilmoitettava rekisteristä poistamisen uhalla: PRH:lla on uuden lain myötä oikeus poistaa kaupparekisteristä yritykset, jotka ovat jättäneet tosiasiallisia edunsaajia koskevat tiedot ilmoittamatta. Tosiasialliset edunsaajat ovat tyypillisesti yhtiön omistajia. Kaupparekisteristä poistaminen voi tapahtua aikaisintaan kuuden kuukauden kuluttua uuden kaupparekisterilain voimaantulosta eli vuoden 2024 alusta alkaen.
Rekisteröityminen vapaaehtoiseksi toiminimiyrittäjille: Yksityisten elinkeinonharjoittajien ei enää lähtökohtaisesti tarvitse rekisteröityä kaupparekisteriin. Poikkeuksena ovat pienyritystä suuremmat yritykset, joiden on kirjanpitolain perusteella ilmoitettava tilinpäätöksensä rekisteröitäväksi. Muutos ei poista yksityisen elinkeinonharjoittajan velvollisuutta ilmoittautua Verohallinnon ylläpitämiin rekistereihin, kuten työnantajarekisteriin. Vapaaehtoinen rekisteröityminen kaupparekisteriin on edelleen mahdollista.
Passiivisuus kostautuu seuraamusmaksuilla vuodesta 2025 alkaen
Kaupparekisteri-ilmoituksen laiminlyöntimaksu: Tulevaisuudessa PRH voi määrätä laiminlyöntimaksun ilmoitusvelvolliselle, joka ei kehotuksesta huolimatta korjaa rekisteritiedoissa olevaa puutetta tai virhettä tai ilmoita liiketoimintakieltoon määrättyä henkilöä poistettavaksi rekisteritiedoista. Laiminlyöntimaksun suuruus on 300 euroa (julkisille osakeyhtiöille 600 euroa). Laiminlyöntimaksu voidaan määrätä esimerkiksi osakeyhtiön hallituksen puuttuessa tai tilanteessa, jossa yrityksen yhteystietoja koskeva ilmoitus on laiminlyöty.
Tilinpäätöksen myöhästymismaksu: Jos osakeyhtiö tai osuuskunta ei ilmoita tilinpäätöstä kaupparekisteriin kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, PRH voi määrätä tilinpäätöksen myöhästymismaksun. Myöhästymismaksu koskee joulukuussa 2024 ja sen jälkeen päättyviä tilikausia. Maksun suuruus tulee olemaan 150–600 euroa myöhästymisen kestosta riippuen. Jos tilinpäätös jätetään ilmoittamatta kahdelta tai useammalta peräkkäiseltä tilikaudelta, peritään myöhästymismaksu kaksinkertaisena.
Yrityksille tulossa uusia velvollisuuksia vuonna 2026
Velvollisuus tarkistaa kaupparekisteritietojen ajantasaisuus: Osakeyhtiöille ja osuuskunnille tulee velvollisuus merkitä rekisteritietonsa ajantasaisiksi vuosittain. Velvollisuus koskee myös sellaisia ulkomaisia elinkeinonharjoittajia, joilla on sivuliike Suomessa. Ilmoitus tehdään YTJ-palvelussa maksuttomasti. PRH voi määrätä tietojen tarkistamatta jättämisestä laiminlyöntimaksun.
Siirtyminen sähköiseen asiointiin: Vuodesta 2026 lähtien kaikkien yritysten (poislukien toiminimiyrittäjät, yhdistykset ja säätiöt) on toimitettava kaupparekisteriin perustamis-, muutos- ja lopettamisilmoitukset, tilinpäätökset ja muut kaupparekisterille annettavat asiakirjat sähköisesti YTJ-palvelussa. Monelle yritykselle sähköinen kaupparekisteriasiointi on jo arkipäivää, mutta uudessa laissa asetetun velvoitteen myötä loppujenkin yritysten on siirryttävä sähköisen asioinnin piiriin.
Vinkki: Tietojen ilmoittaminen kaupparekisteriin edellyttää usein, että ilmoitukseen liitetään kopio tai ote siitä hallituksen kokouksen tai yhtiökokouksen pöytäkirjasta, jossa kulloistakin asiaa koskeva päätös on tehty (esim. päätös hallituksen jäsenen valitsemisesta). Hyödyntämällä Docuen pöytäkirjamalleja hoidat koko prosessin alusta loppuun sähköisesti tulostamatta tai skannaamatta sivuakaan. Kokeile Docuen palvelua ja jätä paperisota taaksesi jo tänään.
Kirjoittaja on Docuen juristi.
Hanna Lahtela