Wellness Studios enkla lösning för att hantera 1000 avtal per år

Wellness Studio är en av södra Sveriges mest populära gym- och träningskedjor med 30 gym och 350 medarbetare spridda över Skåne, Blekinge och Småland. Förutom klassiska gym- och träningsaktiviteter erbjuder Wellness Studio tjänster som massage, akupunktur, fysioterapi och kostrådgivning. 

Krav på uppdaterade avtal varje termin

Bland Wellness Studios anställda återfinns cirka 250 instruktörer, vars anställningsavtal har krävt uppdateringar varje termin, dvs. två gånger per år. Med dessa anställningsavtal och övriga HR-relaterade dokument inräknade skriver bolaget över 1000 avtal per år. Processen för att se till att bolagets anställda haft uppdaterade och undertecknade avtal och handlingar har varit osmidig och tidskrävande för bolaget som fått improvisera för att få ordning och reda på alla dokument. Man har använt email, bokat personliga möten med platschefer och anställda för att få avtalen signerade och lagt alldeles för mycket tid på att jaga in underskrivna avtal. 

- Den tidigare processen kändes varken effektiv eller säker, säger Cecilia Hagström, personal- och löneadministratör på Wellness Studio – mot slutet av 2021 valde man därför att digitalisera processen för en smidigare och säkrare avtals- och dokumenthantering i linje med GDPR:s regler. 

Från e-signeringstjänst till komplett lösning

Wellness Studio sökte runt efter olika e-signeringstjänster i jakt på en smidigare lösning men valde till slut att använda sig av Docue, ett bolag vars jurister paketerat en uppsjö av smarta juridiska mallar, e-signering och dokumentförvaring i ett och samma system.

- Vi har fått till en smidig och digital process för våra avtal, där varje medarbetare kan signera sina avtal i mobilen varpå alla signerade avtal automatiskt sparas ner i vårt Docue-arkiv online, säger Lotta Stensson, platschef på Wellness Studio. 

Med Docue har Wellness Studio fått en helhetslösning som drastiskt minskat den manuella hanteringen av viktiga avtal och dokument, samtidigt som man höjt den juridiska nivån på de handlingar man löpande använder sig av. 

- Det känns tryggt att alltid ha tillgång till uppdaterade arbetsrättsliga dokumentmallar som vi vet att jurister har tagit fram, förutom anställningsavtal producerar vi arbetsgivarintyg och andra handlingar som efterfrågas av de anställda via Docue. Att vi dessutom fått hjälp med en smart process för att hantera dessa avtal på ett säkert och effektivt sätt har varit väldigt skönt för oss, fortsätter Cecilia Hagström. 

Gör ditt arbete enklare och snabbare än någonsin 

Docue hjälper företag att ta fram seriösa avtal på ett snabbt och enkelt sätt. Docues plattform för juridiska avtal, e-signering och säker dokumentförvaring kräver inga integrationer eller långsamma onboarding-övningar. 

Kom åt plattformen direkt via Docues hemsida. Plattformen är byggd för att underlätta arbetet för små- och medelstora företag och årspriset för användaren understiger vad många jurister fakturerar för en timmes arbete. Gör som Wellness Studio och testa plattformen idag.

Kontakt: Camilla Skoog, camilla@docue.com

Tags: Wellness Studio