Förbättra dina kundrelationer med dataskyddskunskap

Den personliga integriteten

En av de mest grundläggande förutsättningarna för att kunna vidta åtgärder för att skydda sin personliga integritet är att känna till sina rättigheter. År 2016 antog EU dataskyddsförordningen (GDPR) som därefter trädde i kraft i Sverige år 2018. Syftet med förordningen är att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Trots att det gått över fyra år sedan GDPR införlivades i svensk lag är det många som än idag har dålig koll på vad förordningen faktiskt innebär. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) publicerade i slutet av 2022 en rapport om den svenska befolkningen och personlig integritet i digital miljö (2022:3). Av rapporten framkommer att hälften av alla svenskar har begränsad kännedom om dataskyddsförordningen (GDPR). För att åstadkomma en säker personuppgiftsbehandling är det av grundläggande betydelse att både de registrerade och det företag som behandlar personuppgifter är väl införstådda med de rättigheter respektive skyldigheter förordningen fastställer.

När GDPR aktualiseras 

Alla verksamheter som behandlar och hanterar personuppgifter måste följa GDPR. I förordningen fastställs såväl en mängd rättigheter för de registrerade som skyldigheter för de personuppgiftsansvariga. Det är endast tillåtet att behandla personuppgifter om det föreligger en laglig grund för behandlingen. Företaget måste därigenom, innan någon behandling påbörjas, avgöra på vilken grund behandlingen kommer att ske. 

Utöver kravet på laglig grund fastställs en mängd andra kriterier som den personuppgiftsansvarige ska uppfylla för att en behandling ska vara tillåten. En integritetspolicy är ett externt dokument som är viktigt för att säkerställa att företag uppfyller sina skyldigheter enligt GDPR. Dokumentet kan ses som en insyn för den registrerade i den personuppgiftsansvariges personuppgiftsbehandling. Integritetspolicyns huvudsakliga funktion är att tillhandahålla obligatorisk information till den registrerade på ett klart, tydligt och koncist sätt. Informationen som ska lämnas innefattar bland annat 

• vilka personuppgifter som behandlas, 

• den rättsliga grunden för insamlingen,

• vilka som kommer ta del av personuppgifterna, och

• hur personuppgifterna kommer att delas (överföring mellan länder).

Då det finns en mängd olika behandlingar av en mängd olika personuppgifter kommer resultatet av behandlingen att måsta skilja sig åt. Det är inte bara vid upprättandet av en integritetspolicy som reglerna i GDPR måste beaktas. I alla delar av verksamheten där personuppgifter på något sätt behandlas kommer regleringen att få betydelse. Det blir till exempel aktuellt att upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal när bolaget tar hjälp av en utomstående aktör för att betala ut löner till sina anställda, eller att via sin hemsida informera sina kunder om hur cookies på webbplatsen används och vilka möjligheter de har att avstå behandlingen.  

Varför är kunskapen viktig?

För att som företag kunna efterleva de krav som fastställs i GDPR är det avgörande att vara väl införstådd med vad dessa skyldigheter innebär. Av IMY:s rapport framkommer att ett inte oväsentligt antal svenskar avstår från vissa handlingar till följd av osäkerhet kring personuppgiftsbehandlingen. Så ska det inte behöva vara. Genom att vara tydlig med behandlingen av personuppgifter kan ett företag inte bara säkerställa efterlevnaden av GDPR, utan även stärka sina kundrelationer. Det finns mycket information att tillgå online. På hemsidor som tillhandahålls av Europeiska kommissionen och Integritetsskyddsmyndigheten kan du läsa mer om dataskyddet och vad du som företagare måste beakta vid personuppgiftsbehandling. I Docue har vi samlat lättillgänglig information kring bland annat:

• Vad är GDPR och gäller det mitt företag?

• Vem är egentligen personuppgiftsansvarig? 

• 5 viktiga punkter i din GDPR-policy

• Vad är egentligen en personuppgift?

• Innebörden av ett personuppgiftsbiträde

Efterlevnad är viktig

Efterlevnaden av dataskyddslagstiftningen är viktig. En lagstridig behandling av personuppgifter kan inte bara resultera i höga sanktioner, utan även i ett sinande förtroende från kunderna. Integritetsskyddspolicyer kan däremot vara krångliga, tidskrävande och dyra. 

Som tur är kan Docue hjälpa dig med upprättandet av dina dataskyddsavtal. Docues mallar kan anpassas av användaren för att omfatta alla användarfunktioner, vilket säkerställer att ditt företag ligger steget före sina dataskyddsåtaganden. Docue har skapats för företagaren som vill effektivisera sin tid och dra ner på kostnaderna – utan att tumma på kvalitén. Avtalen, skapade av svenska jurister, anpassas enkelt efter din verksamhet, varför du får ett skräddarsytt avtal till bråkdelen av kostnaden för en traditionell jurist. 

För en fast månadskostnad kan du få tillgång till ett hundratal avtal, på en och samma plats. Med sina högkvalitativa avtal, sin enkla e-signering, och smarta och säkra förvaring är Docue det självklara valet. Kom igång redan idag.