Näin suuri vakuutusmeklari yhdenmukaisti asiakassopimuksensa Docuen avulla
Kun liiketoimintaa laajennetaan, hallinnon ja brändin yhtenäisyys on monesti uhattuna. Asiakirjat eivät ole enää yksin toimitusjohtajan tai pienen tiimin käsissä, jolloin ne alkavat helposti elää omaa elämäänsä organisaation eri laidoilla. Vakuutusmeklari Söderberg & Partnersissa ymmärrettiin, että oikeilla työkaluilla tätä ongelmaa voidaan ehkäistä.
Söderberg & Partners lyhyesti – taustalla kansainvälinen konserni
Söderberg & Partners on yksi Suomen suurimmista vakuutusmeklariyrityksistä. Se kilpailuttaa ja hallinnoi asiakasyritystensä vakuutuksia ja tarjoaa mm. riskienhallintaan liittyviä asiantuntijapalveluita. Päätavoite on hoitaa asiakkaan vakuutusturva kuntoon kustannustehokkaasti ja hallinnollista vaivaa vähentäen.
Yritys työllistää Suomessa noin 100 asiantuntijaa ja toimii 17 paikkakunnalla ympäri maan. Yritys on osa laajempaa kansainvälistä konsernia, jolla on satoja toimistoja – muun muassa Ruotsissa, Norjassa, Iso-Britanniassa, Alankomaissa sekä Espanjassa.
Tarina Suomessa – nopea kasvu ja sen tuomat haasteet hallinnolle
Söderberg & Partnersin toiminta alkoi Suomessa vuonna 2014. Kasvu on ollut nopeaa, ja työkaluina ovat olleet orgaanisen kasvun ohella myös franchise-sopimukset ja yritysostot. Tällaisessa toimintaympäristössä tehokkaan ja yhtenäisen hallinnon luominen on haaste, koska mukaan tulee koko ajan uusia tiimejä entisine toimintatapoineen.
Suomen Söderberg & Partnersin toimitusjohtaja Joakim Seeberg liittyi yritykseen itse nimenomaan yritysoston kautta, kun Söderberg osti hänen aiemman työnantajansa vuonna 2017. Toimitusjohtajaksi Seeberg valittiin laajemman fuusion yhteydessä vuonna 2021.
Seeberg tunnisti kasvun tuomat haasteet hallinnon ja brändin yhtenäisyydelle.
“Ennen Docueta meillä oli monta erilaista toimintatapaa, monta erilaista lomakepohjaa. Koettiin, että brändin takia meidän on todella tarpeellista yhdenmukaistaa sekä asiakirjojen ulkoasua että niihin liittyvää prosessia”, Seeberg kertoo.
Tavoitteena päästä eroon epäyhtenäisistä Word-pohjista ja useista järjestelmistä
Seeberg etsi ratkaisua, joka mahdollistaisi asiakirjojen luotettavan ja tehokkaan yhtenäistämisen kasvavassa organisaatiossa. Tärkeäksi nähtiin myös sähköisen allekirjoituksen saatavuus samasta palvelusta.
“Vanhoina toimintatapoina meillä oli enimmäkseen Word-pohjat, joita oli konsernissa useita erilaisia. Wordeja muutettiin PDF-tiedostoiksi, pyöriteltiin sähköposteissa, joskus skannattiin.”
Käyttöön otettiin Docue, jonka kanssa lähdettiin yhdenmukaistamaan asiakkaille tehtävien valtakirjojen ja toimeksiantosopimusten laatimista ja allekirjoittamista. Söderberg & Partnersille luotiin Docueen omat personoidut asiakirjamallit, joilla yhdenmukaiset asiakirjat syntyvät vaivattomasti laatijasta riippumatta.
“Nyt saamme määrämuotoista dokumentaatiota asiakkaille. Asiakirjat ovat laadukkaan näköisiä, ja laatiminen on helppoa. Docuen myötä ollaan luovuttu myös toisesta järjestelmästä ja keskitetty kaikki meidän sähköinen allekirjoittaminen yhteen paikkaan”, Seeberg kuvailee.
Miten jalkauttaa uusi järjestelmä koko organisaatioon?
Uusissa järjestelmissä korkeana kynnyksenä on monesti järjestelmän opettelu ja levittäminen koko organisaation käyttöön. Avainasemassa on ymmärrettävä koulutus ja asiakkaan yksilöllisten tarpeiden huomioiminen heti käyttöönotossa.
“Docue palveli meitä todella hyvin – käyttöönotto sujui erinomaisesti. Suunnittelimme Docuen kanssa yhdessä kaiken, ja oltiin yllättyneitä siitä, että kuinka paljon Docue pystyi meitä tukemaan. Ihan palvelun personoimisesta henkilöstön kouluttamiseen asti. Kun otetaan uusia järjestelmiä käyttöön, tulee helposti muutosvastarintaa, mutta Docuen kanssa sitä on ollut todella vähän”, Seeberg kertoo ensiaskeleista.
Söderberg & Partners on nyt kolmatta vuotta Docuen asiakas – Seeberg antaa erityismaininnan siitä, että palvelua ja sen käyttökokemusta on kehitetty jatkuvasti koko tuo aika. Kehitystä ja asiakkaiden tarpeiden kuuntelua jatketaan systemaattisesti.
Jaakko Laukia