Mikä on sähköinen allekirjoitus?
Allekirjoitus on tahdonilmaisun sinetöinti. Historiassa se on tehty omakätisesti peukalonjälkenä, kynällä ja nykyisin myös sähköisesti. Lainsäädäntö ei kuitenkaan ole täysin ajantasainen uusien menetelmien suhteen.
Käsi ylös se, joka on joskus kironnut printteriongelmia tai huokaillut heikkoa skannauslaatua, jonka mielestä tapaamisten järjestäminen pelkkää allekirjoittamista varten on epätehokasta tai jonka mielestä sähköinen allekirjoitus on vaikeampi väärentää kuin kynällä paperille. Me kaikki tiedämme, että sähköinen allekirjoitus on asioista sovittaessa usein paras ratkaisu.
Suomi on tyypillisesti ollut digitalisaation edelläkävijämaita eikä sähköisen allekirjoituksen kohdalla ole toisin. Ennen koronapandemiaa jaksettiin vielä harvakseltaan tulostaa, postittaa ja/tai skannailla nimikirjoituksia paperille, kun kerran toimistoinfra oli tätä varten olemassa eikä ollut varsinaista pakottavaa syytä maksaa allekirjoituspalvelusta extraeuroja. Vuosien 2020–2021 etätyöarki, vuoden 2019 Postin lakkoilu sekä viime vuosina allekirjoituspalveluiden tarjonnan voimakas kasvu ovat ajaneet yritysten allekirjoitusprosessit vallankumoukseen. Käsillä on samanlainen siirtymä kuin aikoinaan yritysten välisten verkkolaskujen yleistyminen tai kuluttajien siirtyminen käteismaksamisesta lähimaksamiseen. Tiesitkö, että Suomi on molemmissa edellä mainituissa Euroopan, ellei jopa maailman johtava maa?
Suomessa ja muissa pohjoismaissa vallitsee sopimus- ja muotovapaus, eli osapuolten välinen allekirjoitus voidaan tehdä vapaamuotoisesti dokumentoimalla tahdonilmaisu tavalla tai toisella. Poikkeuksia tähän periaatteeseen voi syntyä kuitenkin esim. rahanpesulain tai maakaaren osalta (kts. taulukko jäljempänä alla). Euroopan Unionin eIDAS-asetus jakaa sähköisen allekirjoituksen kolmeen luokkaan:
Simple electronic signature (SES),
Advanced electronic signature (AES) ja
Qualified electronic signature (QES).
Yksinkertaisimman allekirjoituksen eli SES:n prosessit ja hinnat vaihtelevat tarjoajien kesken. Niiden kohdalla lisäarvoa suhteessa ilmaiseen tulosta-allekirjoita-skannaa menettelyyn saadaan usein sähköisen ratkaisun helppoudella, automaattisella arkistoinnilla, asiakirjan esivalmistellulla sisällöllä tai dokumentin sisältöintegraatioilla. Näiden suhteen palvelutarjoajien välillä voi olla siis merkittäviäkin eroja, vaikka otsikkotaso olisikin sama. Valitettavasti SES-tasoisen allekirjoituksen yleistymistä jarruttaa vielä tiettyjen lakien vanhakantaisuus sekä niihin vedoten myös isojen instituutioiden omat soveltamiskäytännöt.
Erityisesti AES on Suomessa jo hyvin laajasti käytössä ja siinä täyttyy myös rahanpesulain edellyttämä asiakkaan tunnistus pankkitunnusten avulla. AES on myös viranomaisten pääsääntöinen tunnistautumistapa. Tilanne ei valitettavasti ole vielä yhtä hyvä kaikissa Pohjoismaissa, sillä esimerkiksi länsinaapurissamme Ruotsissa pankit eivät vielä hyväksy AES allekirjoitusta lainkaan. QES-allekirjoituksen käyttöä hidastaa etenkin poliisin myöntämien sirullisten henkilökorttien yleistymisen hitaus sekä niiden lukemiseen liittyvän infran puuttuminen ja prosessien jäsentymättömyys.
Sähköisen allekirjoittamisen nykykäytäntöjä kuvaa alla oleva taulukko:
Me Docuella uskomme Suomen näyttävän maailmalle esimerkkiä sähköisen allekirjoittamisen kehityksessä, ja merkittävimpänä kotimaisena palvelutarjoajana haluamme olla siinä keihäänkärkenä. Tämänkin blogin tavoitteena on herättää keskustelua SES-tasoisen allekirjoituksen eduista suhteessa perinteiseen tapaan. Haluamme tuoda parhaat ratkaisut ja hyödyt myös ruotsalaisten asiakkaidemme käyttöön. Docue ei tarjoa pelkästään helppokäyttöistä sähköistä allekirjoitusta, vaan myös kattavia valmiita juridisia asiakirjasisältöjä itse dokumentteihin. Tämä erottaa meidät kaikista muista sähköisen allekirjoituksen tarjoajista markkinoilla.
Lue lisää Docuen sähköisestä allekirjoituksesta täältä.
Antti Seppä