So erstellst du einen Arbeitsvertrag - Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

ZUSAMMENFASSUNG: Leitfaden zur Erstellung eines Arbeitsvertrags

1. Definition: Schriftliches Dokument, das Arbeitsbedingungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer regelt.

2. Sinn und Zweck: Rechtsschutz, Transparenz, Schutz von geistigem Eigentum und vertraulichen Informationen, professioneller Eindruck und Kündigungsregelungen.

3. Wichtige Klauseln: Vergütung, Vertraulichkeit, Zuständigkeiten, Vertragsdauer Arbeitszeiten, Wettbewerbsverbot.

4. Abgrenzung zu Verträgen mit unabhängigen Auftragnehmern: Unterschiede bei Arbeitsschutz, Steuer- und Sozialversicherungsrecht.

5. Schriftliche Verträge: Vorbeugung von Streitigkeiten und Erfüllung von Anforderungen des Nachweisgesetzes.

6. Zusätzliche Dokumente: Datenschutzhinweis, Beschwerde-Richtlinie, Datenschutz-Richtlinie, Gesundheitsschutz-Richtlinie, Anti-Korruptions-Richtlinie, Gleichbehandlungsrichtlinie.

Die passenden Vorlagen findest du hier:

• Arbeitsvertrag

• Befristeter Arbeitsvertrag

• Minijob-Arbeitsvertrag

• Werkstudentenvertrag

• Praktikumsvertrag

• Geschäftsführer-Anstellungsvertrag

Was ist ein Arbeitsvertrag?

Ein Arbeitsvertrag ist ein schriftliches Dokument, das die Arbeitsbedingungen zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer regelt. In einem Arbeitsvertrag werden die Bedingungen, unter denen ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, seine Pflichten in Bezug auf seine Arbeitsaufgabe und seine Rechte gegenüber dem Arbeitgeber festgelegt.

Es ist üblich, als Arbeitgeber dem zukünftigen Arbeitnehmer einen vorformulierten Arbeitsvertrag zur Durchsicht und Unterschrift vorzulegen. Hier besteht die Möglichkeit, das Arbeitsverhältnis nachhaltig und richtungsweisend in deinem Sinne auszugestalten, indem du arbeitsvertragliche Gestaltungsspielräume nutzt.

Warum muss mein Unternehmen Arbeitsverträge verwenden?

Arbeitsverträge sind ein wichtiges Rechtsdokument für jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt - sie bieten Arbeitgebern Schutz und ermöglichen es ihnen, die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten. Im Folgenden findest du einige der wichtigsten Gründe, warum ein Arbeitsvertrag für dein Unternehmen von Vorteil sein kann:

1. Rechtsschutz - Arbeitsverträge bieten einen rechtlichen Rahmen, der die Rechte und Interessen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern schützt. Sie legen die Beschäftigungsbedingungen fest, z. B. Aufgaben, Vergütung, Sozialleistungen, Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen, Vertraulichkeit, Wettbewerbsverbote und Streitbeilegungsverfahren. Durch einen schriftlichen Vertrag haben beide Parteien eine klare Vorstellung von ihren Rechten und Pflichten, was das Risiko von Rechtsstreitigkeiten verringert und die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften gewährleistet.

2. Transparenz - Arbeitsverträge tragen dazu bei, von Anfang an klare Erwartungen und Leitlinien für das Arbeitsverhältnis festzulegen. Sie umreißen die Aufgaben und Zuständigkeiten des Arbeitnehmers, die Unternehmensrichtlinien und -verfahren sowie alle spezifischen Bedingungen oder Anforderungen im Zusammenhang mit der Stelle. Ein Arbeitsvertrag ist auch ein Bezugspunkt, auf den sich beide Parteien berufen können, wenn es in Zukunft zu Missverständnissen oder Meinungsverschiedenheiten kommt.

3. Schutz des geistigen Eigentums und vertraulicher Informationen deines Unternehmens - Arbeitsverträge können Bestimmungen zum Schutz des geistigen Eigentums des Unternehmens enthalten, das den wichtigsten Vermögenswert eines Unternehmens darstellen kann. Diese Bestimmungen können dazu beitragen, wertvolle Unternehmensinformationen zu schützen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Verpflichtungen zur Wahrung der Vertraulichkeit verstehen und diese Rechte nicht offenlegen oder missbrauchen.

4. Professioneller Eindruck - Ein gut ausgearbeiteter Arbeitsvertrag zeugt von Professionalität und schafft bei Einstellungsverhandlungen ein positives Image für dein Unternehmen. Er zeigt potenziellen Mitarbeitern, dass dein Unternehmen das Arbeitsverhältnis ernst nimmt und sich für klare und faire Arbeitsbedingungen einsetzt.

5. Klarer Weg zur Kündigung - Auch wenn dies bei der Einstellung von Mitarbeitern nicht vorgesehen ist, kann es vorkommen, dass das Arbeitsverhältnis scheitert und du den Vertrag eines Mitarbeiters kündigen möchtest. Ein gut formulierter Arbeitsvertrag kann Klarheit über das Verfahren und die Bedingungen für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses schaffen.

Was sind die wichtigsten Klauseln, die ein Arbeitsvertrag enthalten sollte?

Die genauen Bedingungen eines Arbeitsvertrags variieren je nach Beschäftigungsstatus und Funktion, aber die wichtigsten Bedingungen in einem Standardarbeitsvertrag sind:

1. Vergütung - Dies sind die Einzelheiten des Gehalts oder Lohns des Arbeitnehmers für eine bestimmte Dauer und die Umstände, unter denen das Gehalt oder der Lohn angepasst werden kann, z.B. in Form von Lohnerhöhungen, variable Bestandteile wie Provisionen oder durch Sonderzahlungen.

2. Vertraulichkeitsklausel - Dies ist ein wesentliches Merkmal eines Arbeitsvertrags, das Arbeitgeber verwenden, um Arbeitnehmer davon abzuhalten, Geschäftsgeheimnisse oder wichtige Unternehmensdaten absichtlich preiszugeben;

3. Zuständigkeiten - Dies ist der allgemeine Rahmen, der die Aufgaben oder Zuständigkeiten des Arbeitnehmers gegenüber dem Unternehmen umreißt.

4. Vertragsdauer - Hier wird festgelegt, wie lange der Arbeitnehmer mit der Organisation oder dem Unternehmen zusammenarbeiten soll oder sich dazu verpflichtet. Je nach Art des Vertrags kann die Vertragsdauer für einen bestimmten Zeitraum oder als „fortlaufend“ festgelegt werden. Weitere Informationen zu den verschiedenen Arten von Verträgen findest du in diesem Leitfaden. Im Vertrag sollten auch die geltenden Kündigungsfristen für die Beendigung des Vertrags festgelegt werden.

5. Zeitplan - Hier wird im Wesentlichen festgelegt, wie viele Tage und Stunden ein Arbeitnehmer arbeiten soll.

6. Wettbewerbsverbotsklausel - Diese Klausel ist nicht in allen Arbeitsverträgen enthalten, kann aber dennoch sehr wichtig sein, insbesondere für leitende Angestellte. Sie verbietet dem Arbeitnehmer, nach Beendigung oder Ablauf des Arbeitsvertrags für eine bestimmte Dauer ein dem Arbeitgeber ähnliches Unternehmen wie der Arbeitgeber zu gründen oder für ein konkurrierendes Unternehmen zu arbeiten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Arbeitsvertrag und einem Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer?

Verträge mit unabhängigen Auftragnehmern werden oft als Beraterverträge oder Freelancer-Verträge bezeichnet und sollten nur dann verwendet werden, wenn die Person, die ihre Dienste anbietet, wirklich selbständig ist - im Gegensatz zu einem Angestellten in deinem Unternehmen.

Für Unternehmen ist es besonders wichtig, sich über den Beschäftigungsstatus jedes neuen Mitarbeiters zu vergewissern, da er sich auf die Arbeitsschutz-, Steuer- und Sozialversicherungsrechte, sowie das Gehalt des Mitarbeiters auswirkt.

Warum ist es wichtig ist, Arbeitsverträge schriftlich festzuhalten?

Ein Arbeitsverhältnis kann nicht nur entstehen, wenn du einen - wie üblich- schriftlichen Arbeitsvertrag unterschreibst, wie es normalerweise gemacht wird, sondern auch durch einen mündlichen Vertrag oder einfach durch den Beginn der Arbeit. Es gibt also keine gesetzliche Pflicht, die besagt, dass unbefristete Arbeitsverträge schriftlich sein müssen.

Wenn du jedoch einen befristeten Arbeitsvertrag abschließen möchtest, musst du diesen laut Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) schriftlich abschließen. Wenn die Befristungsabrede nicht schriftlich festgehalten wird, bleibt der restliche Arbeitsvertrag gültig, wird aber als unbefristet betrachtet.

Auch wenn Arbeitsverträge grundsätzlich formlos abgeschlossen werden können, empfehlen wir dir dringend, jeden Arbeitsvertrag schriftlich zu fixieren. Die Vorteile eines schriftlichen Arbeitsvertrages sind nicht nur bei Streitfällen wichtig, in denen dieser als belastbarer Nachweis dient, dass ein Vertrag besteht und was genau vereinbart wurde.

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag erfüllt außerdem die Anforderungen des Nachweisgesetzes (NachwG). Gemäß diesem müssen Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festhalten, unterzeichnen und dem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats nach Arbeitsbeginn aushändigen.

Das bedeutet, dass du zwar keinen schriftlichen Arbeitsvertrag entwerfen und unterzeichnen musst, aber innerhalb eines Monats die wichtigsten Inhalte des Arbeitsverhältnisses schriftlich festhalten musst. Ansonsten droht ein empfindliches Bußgeld. Allein aus diesem Grund solltest du Arbeitsverträge nur schriftlich abschließen.

Welche anderen Dokumente benötige ich bei der Einstellung von Mitarbeitern?

Während des Einstellungsverfahrens müssen den Bewerbern bestimmte Dokumente vorgelegt werden. Dazu gehören ein Datenschutzhinweis bei der Einstellung und ein Schreiben mit einem Stellenangebot.

Detaillierte Informationen über Bestimmungen, die in einen Arbeitsvertrag aufgenommen werden müssen, um dem deutschen Arbeitsrecht zu entsprechen, findest du in dieser praktischen Checkliste.

Nachdem du jemanden eingestellt hast, solltest du neben dem Arbeitsvertrag auch die folgenden Dokumente berücksichtigen:

1. Merkblatt zur Verarbeitung personenbezogener Daten - Wenn du personenbezogene Daten einer Person erhebst, ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass du ihr einen Datenschutzhinweis zur Verfügung stellen musst, der sie darüber informiert, wie diese personenbezogenen Daten verwendet werden. Dieses Dokument sollte beinhalten, wie die personenbezogenen Daten während des Beschäftigungsverhältnisses erfasst und verwendet werden (z. B. zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung und zur Verwaltung von Krankheit und Abwesenheiten).

2. Beschwerde-Richtlinie - Du solltest über eine klare Beschwerderichtlinie verfügen, damit deine Mitarbeiter Beschwerden und Probleme auf sichere und effektive Weise vorbringen können.

3. Datenschutz-Richtlinie - Wenn deine Mitarbeiter mit personenbezogenen Daten deiner Kunden umgehen, solltest du über klare Richtlinien verfügen, um sicherzustellen, dass sie wissen, wie sie diese personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen zu behandeln haben.

4. Arbeits- und Gesundheitsschutz-Richtlinie - Damit die Mitarbeiter sich über ihre Verantwortung für Gesundheit und Sicherheit und das Verfahren zur Meldung von Problemen im Klaren sind.

5. Andere interne Richtlinien - Vielleicht möchtest du andere interne Richtlinien einführen, in denen deine Mitarbeiter geschult sind, z. B. die Anti-Korruptions-Richtlinie oder eine Gleichbehandlungsrichtlinie.

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