Arbeitszeugnisse richtig erstellen: Dein Leitfaden für rechtssichere und wohlwollende Zeugnisse

ZUSAMMENFASSUNG: Alles, was du über Arbeitszeugnisse wissen musst

1. Was ist ein Arbeitszeugnis und wer hat Anspruch darauf? Es dokumentiert Art, Dauer und ggf. die Qualität eines Arbeitsverhältnisses. Jeder Arbeitnehmer – auch Praktikanten und Auszubildende – hat Anspruch darauf.

2. Welche Arten von Arbeitszeugnissen gibt es?Einfaches Zeugnis (ohne Bewertung), qualifiziertes Zeugnis (mit Leistungs- und Verhaltensbewertung), Zwischenzeugnis (während des Arbeitsverhältnisses).

3. Wie ist ein Arbeitszeugnis aufgebaut? Struktur: Überschrift, Einleitung (Grunddaten), Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Sozialverhalten, Schlussformulierung.

4. Gibt es rechtliche Vorgaben für Arbeitszeugnisse? Es muss wahrheitsgemäß, wohlwollend und frei von negativen oder codierten Aussagen sein.

5. Was gehört nicht in ein Arbeitszeugnis? Keine Angaben zu Krankheiten, Abmahnungen, Gewerkschaftsmitgliedschaften oder privaten Details.

6. Warum ist ein gutes Arbeitszeugnis wichtig? Es ist eine wichtige Referenz für den Mitarbeiter und gleichzeitig ein Aushängeschild für dein Unternehmen.

7. Fazit: Ein gutes Arbeitszeugnis würdigt den Mitarbeiter und stärkt zugleich das Ansehen deines Unternehmens.

Die passenden Vorlagen findest du hier:

• Einfaches Arbeitszeugnis

• Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnisse sind wichtige Dokumente, die über die berufliche Zukunft eines Mitarbeiters entscheiden können. Für dich als Arbeitgeber bedeutet das: Du musst den rechtlichen Vorgaben entsprechen, gleichzeitig aber ein wohlwollendes und aussagekräftiges Zeugnis formulieren. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie das gelingt.

1. Was ist ein Arbeitszeugnis und wer hat Anspruch darauf?

Ein Arbeitszeugnis dokumentiert Art, Dauer und, im Fall eines qualifizierten Zeugnisses, die Qualität eines Arbeitsverhältnisses. Es gibt dem Arbeitnehmer eine Referenz für die Zukunft und potenziellen Arbeitgebern eine Grundlage zur Einschätzung.

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, unabhängig von seiner Position oder der Dauer der Beschäftigung. Dabei ist ein einfaches Arbeitszeugnis der Standard, sofern kein qualifiziertes Zeugnis explizit verlangt wird. Auch Praktikanten und Auszubildende können ein Arbeitszeugnis fordern. Es liegt jedoch beim Arbeitnehmer, dieses einzuholen – der Arbeitgeber stellt es nicht automatisch aus.

2. Die verschiedenen Arten von Arbeitszeugnissen

Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält lediglich Angaben zur Person, zur Dauer des Arbeitsverhältnisses und zur ausgeübten Tätigkeit. Es gibt keine Beurteilung von Leistung oder Verhalten.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis hingegen ergänzt diese Informationen um eine Bewertung der Leistung und des Sozialverhaltens. Es wird häufig bevorzugt, da es detailliertere Einblicke in die Arbeitsweise des Mitarbeiters gibt.

Ein Zwischenzeugnis wird während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Dies kann sinnvoll sein, wenn der Arbeitnehmer seine Aufgaben wechselt, eine längere Abwesenheit bevorsteht (z. B. Elternzeit), oder wenn er sich beruflich umorientieren möchte.

3. Wie ist ein Arbeitszeugnis aufgebaut?

Ein Arbeitszeugnis folgt einer festen Struktur, die Professionalität und Lesbarkeit garantiert.

Die Überschrift, die das Dokument als „Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“ kennzeichnet, steht am Anfang. In der Einleitung werden grundlegende Angaben wie Name, Geburtsdatum, Position und Dauer des Arbeitsverhältnisses genannt.

Die Beschreibung der Tätigkeit folgt daraufhin. Hier solltest du die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters detailliert, aber knapp zusammenfassen. Ordne diese nach Relevanz, damit die wichtigsten Aspekte zuerst genannt werden.

Die Leistungsbeurteilung schließt sich den beiden ersten Punkten an. Dabei geht es um die Arbeitsweise, Zielerreichung, Fachkenntnisse und besondere Erfolge. Eine wohlwollende Formulierung ist hier besonders wichtig, selbst wenn die Leistung nicht hervorragend war.

Das Sozialverhalten wird separat bewertet. Hier beschreibst du, wie sich der Mitarbeiter gegenüber Kollegen, Vorgesetzten, Kunden oder Geschäftspartnern verhalten hat.

Der Schluss bildet den Abschluss des Zeugnisses. Üblicherweise drückst du hier Dank und Bedauern über das Ausscheiden aus und gibst gute Wünsche für die Zukunft mit.

Am Ende des Dokuments stehen Ort, Datum und die Unterschrift. Achte darauf, dass eine ranghöhere Person, wie der direkte Vorgesetzte oder die Geschäftsführung, unterschreibt.

4. Rechtliche Vorgaben für Arbeitszeugnisse

Ein Arbeitszeugnis muss wahrheitsgemäß und wohlwollend formuliert sein. Es darf die berufliche Zukunft des Mitarbeiters nicht unzulässig erschweren. Ab dem 01.01.2025 wird es auch möglich sein, ein Arbeitszeugnis elektronisch zu übermitteln – allerdings nur, wenn der Arbeitnehmer dem vorher zustimmt.

Darüber hinaus dürfen keine negativen oder codierten Aussagen enthalten sein. Persönliche Informationen wie Krankheiten, Schwangerschaften oder private Details gehören ebenfalls nicht in das Zeugnis.

5. Tipps für die Erstellung

Ein gutes Arbeitszeugnis erfordert Sorgfalt und eine klare Struktur. Achte darauf, individuelle Leistungen hervorzuheben und Standardformulierungen zu vermeiden. Selbst bei durchschnittlichen Leistungen kannst du die positiven Aspekte betonen, ohne die Wahrheit zu verschleiern. Prüfe das Dokument sorgfältig auf Rechtschreibfehler, da diese den professionellen Eindruck schmälern.

6. Was gehört nicht in ein Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis darf keine Informationen enthalten, die nichts mit der beruflichen Leistung oder dem Verhalten des Mitarbeiters zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise:

- Krankheitszeiten

- Abmahnungen

- Mitgliedschaft in Gewerkschaften oder Parteien

- Persönliche Details wie Nebentätigkeiten oder private Interessen

7. Fazit

Ein Arbeitszeugnis ist mehr als nur ein rechtliches Muss – es ist eine Visitenkarte für den Mitarbeiter und zugleich ein Aushängeschild für dein Unternehmen. Mit einer klaren Struktur, sorgfältiger Wortwahl und dem richtigen Maß an Wohlwollen kannst du ein Dokument erstellen, das beiden Seiten gerecht wird. Bereite dich optimal vor und erstelle jetzt ein rechtssicheres Arbeitszeugnis, das den Anforderungen beider Seiten gerecht wird!

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