Edustustili etsi allekirjoituspalvelua – Docue erottui muista asiakirjamalliensa ansiosta
Useat tilitoimistot hyödyntävät sähköistä allekirjoitusta tilinpäätösten allekirjoittamiseen. Etsiessään sopivaa ratkaisua Edustustili löysi Docuen, jossa myös kaikki tilitoimistolle hyödylliset juridiset asiakirjat pystytään laatimaan nopeasti ja luotettavasti.
Edustustili lyhyesti – kulmakivinä luottamus ja ammattitaito
Edustustili on vuonna 1992 perustettu Taloushallintoliiton auktorisoima tilitoimisto, joka tarjoaa asiakkailleen taloushallinto-, palkkahallinto- ja tilinpäätöspalveluita. Yrityksen toimistolla Helsingissä työskentelee noin kymmenkunta motivoitunutta ammattilaista, jotka pyrkivät jatkuvasti tarjoamaan asiakkailleen parasta mahdollista palvelua.
Haastattelimme Edustustilin palvelupäällikköä, Janina Hämäläistä, joka kertoi meille, miten he löysivät Docuen ja mitä hyötyjä siitä on ollut heidän tilitoimistonsa työn sujuvoittamisessa.
Docue ottaa tilitoimiston tarpeet kokonaisvaltaisesti huomioon
Hämäläisen mukaan Edustustili etsi aluksi ensisijaisesti sähköistä allekirjoituspalvelua. Kuitenkin tutkittuaan vaihtoehtoja tarkemmin he havaitsivat, että Docue tarjoaa paljon enemmän. Sen laaja asiakirja- ja sopimuspankki on osoittautunut äärimmäisen hyödylliseksi heidän päivittäisessä työssään.
Pelkän allekirjoituspalvelun sijaan Edustustili löysi Docuesta hyvän ratkaisun niin sisäisten HR-asioiden kuin asiakassuhteidenkin hallintaan. Muun muassa työsopimukset ja toimeksiantosopimukset luodaan ja allekirjoitetaan nykyään suoraan Docuen kautta.
Hämäläinen on kokenut erityisen positiiviseksi sen, että Docuen tarjoamat asiakirjamallit ovat juristien laatimia ja ylläpitämiä. Se tekee niiden käytöstä luotettavaa.
Suosittelisin Docueta myös muille tilitoimistoille juurikin näiden asiakirjojen ja sopimusten laadinnan ominaisuuksien vuoksi. Tästä on ollut meille enemmän hyötyä kuin pelkistä sähköisistä allekirjoituspalveluista.
Sähköinen allekirjoitus pähkinänkuoressa
Docue ei jää kilpailijoidensa varjoon myöskään sähköisen allekirjoituksen ominaisuuksissa, vaan palvelu sisältää kaikki ominaisuudet, mitä tilitoimistotyössä tarvitaan. Allekirjoitustavaksi voidaan valita joko helppo kosketusnäyttöallekirjoitus tai vahva allekirjoitus, jossa allekirjoittaja tunnistautuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Docuella voidaan allekirjoittaa kaikki asiakirjat riippumatta siitä, missä ne on laadittu. Allekirjoituskutsut ovat helposti kustomoitavissa yrityksen brändi-ilmeeseen sopiviksi. Mielenrauhaa tuo se, että kaikki dokumentit tallentuvat automaattisesti turvalliseen arkistoon.
Palvelun käyttöönotto virtaviivaisti tilinpäätöksen allekirjoitusprosessin
Edustustili käyttää Docueta muun muassa tilinpäätösten allekirjoittamiseen. Hämäläisen mukaan tilinpäätösten osalta Docuessa hyödyttää se, että palvelussa voi asettaa allekirjoitusjärjestyksen. Käytännössä ensin asiakkaalta saadaan allekirjoitus tilinpäätökselle, jonka jälkeen se toimitetaan automatisoidusti tilintarkastajalle allekirjoitettavaksi.
“Docuen käyttöönoton myötä tilinpäätösten allekirjoitusprosessit ovat huomattavasti nopeutuneet ja samalla niistä on tullut luotettavampia ja turvallisempia, kun kaikki hoituu sähköisesti”, Hämäläinen kiteyttää.
Hanna Lahtela