Rechtskonforme Zustellung von Kündigungen
Eine Kündigung muss in Deutschland immer schriftlich erfolgen. Das bedeutet, dass ein Kündigungsschreiben ausgedruckt und unterschrieben werden muss. Doch wie gelangt dieses Schreiben rechtssicher an den Empfänger?
Für die Berechnung und den Start der Kündigungsfrist ist entscheidend, wann die Kündigung tatsächlich zugestellt wird. Rechtlich gilt eine Kündigung als zugegangen, wenn die adressierte Person unter normalen Umständen von ihr Kenntnis nehmen kann. Häufig streiten sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer über den Zugang des Kündigungsschreibens. In solchen Fällen trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast. Daher widmen wir uns in diesem Beitrag der Frage, welche Voraussetzungen der Arbeitgeber für den rechtssicheren Zugang seines Kündigungsschreibens zu erfüllen hat.
Die Voraussetzungen für den Zugang des Kündigungsschreibens hängen davon ab, ob der Arbeitnehmer anwesend oder abwesend ist.
Zustellung an einen Anwesenden
Bei Anwesenheit des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Kündigungsschreiben wirksam zustellen, indem er dem Arbeitnehmer das Kündigungsschreiben persönlich am Arbeitsplatz überreicht und sich den Empfang der Kündigungsschreibens auf einer Kopie des unterschriebenen Originals oder auf einer Empfangsbestätigung schriftlich bestätigen lässt. Dies kann beispielsweise im Rahmen eines Personal- oder Feedbackgesprächs erfolgen.
Zustellung an einen Abwesenden
Wenn sich der Arbeitnehmer nicht am Arbeitsplatz befindet,, gilt das Kündigungsschreiben als zugegangen, sobald es auf eine übliche Weise in die tatsächliche Verfügungsgewalt des Arbeitnehmers gelangt ist und dieser unter normalen Umständen die Möglichkeit hatte, von seinem Inhalt Kenntnis zu nehmen.
Hier stehen dem Arbeitgeber verschiedene Möglichkeiten offen:
Eine Briefsendung
Der Arbeitgeber wirft den Brief bei der Post ein, und die Post liefert ihn dann in den Briefkasten des Empfängers. Allerdings kann der Zugang auf diese Weise nicht sicher nachgewiesen werden. Im Streitfall ist es unwahrscheinlich, dass die Aussage des Arbeitgebers allein vor Gericht ausreicht, um die Zustellung des Kündigungsschreibens nachzuweisen.
Einschreiben mit oder ohne Rückschein
Das Einschreiben mit oder ohne Rückschein wird dem Arbeitnehmer oder einer anderen empfangsberechtigten Person (z.B. Ehepartner) persönlich durch den Briefträger übergeben. Hierfür erhält der Postbote eine Unterschrift vom Empfänger. Ist niemand zu Hause, bewahrt die Post das Schreiben in der Regel für sieben Werktage inklusive Samstage in einer Filiale auf und hinterlässt dem Arbeitnehmer im Briefkasten eine Benachrichtigung darüber, dass ein Einschreiben für ihn zur Abholung bereitliegt.
Da der Empfänger nicht zur Abholung des Einschreibens verpflichtet ist, besteht für den Arbeitgeber das Risiko, dass der Arbeitnehmer das Kündigungsschreiben niemals abholt und die Kündigung unwirksam bleibt.
Einwurfeinschreiben
Eine weitere Möglichkeit bietet ein Einwurfeinschreiben. Hierbei erfolgt die Zustellung mit der Post in den Briefkasten des Arbeitnehmers. Der Postbote dokumentiert den Einwurf mit einer exakten Angabe von Uhrzeit und Datum Der Absender kann anhand der Nummer auf seinem Einlieferungsbeleg den Status der Zustellung jederzeit abrufen.
Da ein Einwurfeinschreiben vor Gericht - vorausgesetzt der Postbote hat die Vorgaben des Zustellungsprozesses eingehalten - lediglich als Indiz für den Zugang des Kündigungsschreibens gewertet wird, ist die Beweiskraft dieser Zustellungsart relativ gering.
Einsatz eines Boten
Die sicherste Option stellt der Einsatz eines Boten dar. Als Bote in Betracht kommen sowohl zuverlässige Mitarbeiter aus der Personalabteilung als auch jede andere beliebige Person wie z.B. Kuriere. Der Bote übergibt dem Arbeitnehmer das Kündigungsschreiben an dessen Wohnanschrift entweder persönlich, übergibt es seinem Empfangsboten oder wirft ihm das Schreiben in den Briefkasten.
Als geeigneter Empfangsbote gilt zum Beispiel ein Ehepartner, der unter der gleichen Anschrift gemeldet ist. Kinder, Handwerker, Nachbarn, WG-Mitglieder oder Untermieter eignen sich nicht als Empfangsboten. Bei diesen Personen gilt das Kündigungsschreiben erst als zugestellt, wenn der vermeintliche Empfangsbote den Brief tatsächlich an den Empfänger übergeben hat. Dies wird für den Arbeitgeber in der Regel schwer zu beweisen sein.
Hat der Arbeitnehmer keinen Briefkasten und ist auch keine dritte Person vor Ort, die dem Boten das Schreiben abnehmen kann, kann dies auch unter der Tür der Wohnung durchgeschoben oder an die Tür angeheftet werden. Das Einklemmen in den Türspalt der Wohnungstür ist allerdings nicht ausreichend.
Der Arbeitgeber ist durch den Einsatz eines Boten und eines entsprechenden Protokolls in der Lage, vor Gericht eine ununterbrochene Beweiskette von der Erstellung bis zum Zugang der Kündigung nachzuweisen.
Das Protokoll einer Kündigungszustellung durch einen Boten sollte folgende Angaben enthalten:
Vor- und Nachname bzw. Anschrift des Boten.
Vor- und Nachname bzw. Anschrift des Kündigungsempfängers.
Datum bzw. Uhrzeit des Einkuvertierens des Kündigungsschreibens.
Datum bzw. Uhrzeit der persönlichen Übergabe oder des Einwurfs in den Briefkasten.
Datum bzw. Ort der Unterschrift des Boten.
Unterschrift des Boten mit seinem Vor- und Nachnamen.
Fazit
Der Arbeitgeber hat verschiedene Optionen, eine Kündigung wirksam zuzustellen. Am sichersten ist die persönliche Übergabe in Verbindung mit einer Empfangsbestätigung oder die Zustellung per Bote in Kombination mit einem Zustellprotokoll.
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Die Autorin ist Legal Counsel bei Docue.
Katharina Brendel