Dokumentenchaos vermeiden: Diese zwei Fehler kosten Unternehmen Zeit und Geld

Diese zwei Fehler machen neue Unternehmen häufig – hier findest du die Lösungen

Die Gründung eines neuen Unternehmens ist ein spannendes und arbeitsintensives Projekt. In der Anfangsphase konzentrieren sich viele auf das Wachstum des Geschäfts und die Kundengewinnung. Gleichzeitig ist es jedoch wichtig, sicherzustellen, dass die Unternehmensdokumente in Ordnung sind. Zwei häufige Fehler neuer Unternehmen betreffen die Erstellung von Dokumenten und das Dokumentenmanagement. Glücklicherweise gibt es hierfür einfache Lösungen.

1. Fehlende oder unklare Dokumente – ein unsichtbares Risiko für das Geschäft

Das Problem: Viele neue Unternehmen verlassen sich gutgläubig auf mündliche Vereinbarungen oder verwenden Vorlagen aus dem Internet, deren Urheber und Aktualität unklar sind. Neue Herausforderungen entstehen auch durch das Erstellen von Verträgen mit KI-Anwendungen, die die lokale Gesetzgebung nicht kennen und rechtlich unvollständige Dokumente erzeugen können. Dies kann später zu Problemen führen, wenn beispielsweise Unklarheiten mit Kunden, Partnern oder Mitarbeitern auftreten. Ohne klare Verträge setzt sich das Unternehmen Risiken aus, die durch eine angemessene Dokumentation hätten vermieden werden können.

Die Lösung: Die Rechtsdokumente von Docue bieten eine klare und rechtlich einwandfreie Grundlage für alle wesentlichen Verträge und Unternehmensdokumente. Die Vorlagen sind leicht an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassbar, und unsere Juristen halten sie stets aktuell gemäß den gesetzlichen Änderungen. So kann sich dein Unternehmen auf das Wesentliche konzentrieren.

Nutze beispielsweise diese beliebten Dokumentvorlagen:

• Das Protokoll der Gesellschafterversammlung dokumentiert Entscheidungen von Anfang an klar.

• Der Kooperationsvertrag klärt die Verantwortlichkeiten der Parteien und sichert das Erreichen gemeinsamer Ziele.

• Der Arbeitsvertrag schützt dich als Arbeitgeber und verhindert mögliche Streitigkeiten.

2. Schwaches Dokumentenmanagement – rächt sich langfristig

Das Problem: In vielen Unternehmen werden Dokumente an verschiedenen Orten gespeichert, beispielsweise in den E-Mails der Mitarbeiter, auf dem Desktop oder in zufälligen Papierstapeln. Anfangs mag dies wie eine Kleinigkeit wirken, doch mit der Zeit rächt es sich – wichtige Dokumente können verloren gehen, Sicherheitsrisiken nehmen zu und das Aktualisieren der Dokumente wird schwierig. Du möchtest sicherlich keine wertvolle Arbeitszeit mit der Suche nach verlorenen Papieren verschwenden. Daher ist es wichtig, das Dokumentenmanagement schon von Beginn an sorgfältig zu organisieren.

Die Lösung: Docue Drive wurde entwickelt, um das Dokumentenmanagement zu erleichtern. Es bündelt alle Dokumente deines Unternehmens an einem Ort, wo sie leicht verwaltet, geteilt und aktualisiert werden können. Außerdem werden alle Dateien sicher in der Cloud gespeichert, sodass sie jederzeit und von überall verfügbar sind.

So erleichtert Docue Drive deine Arbeit:

• Automatische Metadaten erleichtern die Organisation von Dokumenten, indem Informationen wie Dokumenttyp, Autor und Datum hinzugefügt werden, was die Suche beschleunigt und die Verwaltung übersichtlicher macht.

• KI erstellt eine Zusammenfassung des Dokuments, sodass der wichtigste Inhalt leicht erfasst werden kann und bei Bedarf in verschiedenen Sprachen verfügbar ist.

• Wichtige Termine in Verträgen werden mit Erinnerungen gespeichert, sodass Kündigungsfristen, Ende der Probezeit oder Preisanpassungen nicht vergessen werden.

• Eine intelligente und schnelle Suchfunktion sorgt dafür, dass du das benötigte Dokument sofort findest – auch Jahre später.

Mit Docue bewältigst du die typischen Herausforderungen neuer Unternehmen mühelos – nutze den Service daher möglichst umfassend für die unterschiedlichen Bedürfnisse deines Unternehmens von Anfang an. Teste die einfache Art der Dokumentenerstellung, indem du dich hier registrierst.

Die Autorin ist Legal Counsel bei Docue.