Yritysosakkeiden omistaja – näin kasvatat yritysten arvoa Docuen avulla
Aluksi
Mikä on Docue?
Docue on yli 170 000 käyttäjän hyödyntämä palvelu yritystoiminnan asiakirjojen hallintaan, laatimiseen ja sähköiseen allekirjoittamiseen. Docuen ytimessä on teknologia, jolla voit laatia itsenäisesti huippulaatuisia juridisia asiakirjoja. Tämä mahdollistaa palvelun käyttäjille korkealaatuisten dokumenttien tekemisen palvelun avulla ilman juristin koulutusta.
Miten yritysten omistajat hyödyntävät meitä?
Docue mahdollistaa juridiikan hyödynnettävyyden yrityksen liiketoiminnassa. Palvelun kautta esimerkiksi rahoitukseen sekä yrityksen johdon ja henkilöstön sitouttamiseen liittyvät sopimukset on mahdollista laatia murto-osan kustannuksella siitä, mitä liikejuridiikan toimijat laskuttavat tavanomaisesti vastaavista toimeksiannoista.
Esimerkiksi useita yrityksiä omistavilla tahoilla voi oman asiakirjahallintonsa lisäksi olla pääsy samoja käyttäjätunnuksia hyödyntämällä useamman yrityksen asiakirja- ja sopimushallintoon. Palvelu mahdollistaa useiden yritystilien liittämisen saman käyttäjätunnuksen alle.
Toisaalta omistaja voi edellyttää Docuen palvelun käyttöä yhtiöissään. Mitä ammattimaisempaa ja laadukkaampaa on omistettujen yhtiöiden toiminta, sitä paremmat eväät yrityksillä on välttää sopimusriskit ja kasvattaa yritysarvoa.
Docuen käytöstä on monia hyötyjä kohdeyritykselle ja toisaalta myös omistajalle itselleen.
Docuen avulla
→ Tavoitteena yritystesi arvon nousun maksimointi.
Asiakirjamallimme
Docuen palvelussa on jopa 400 erilaista asiakirjamallia. Asiakirjoja on suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Asiakirjat ovat Docuen juristitiimin luomia ja palveluun koodaamia. Koska Docuen käyttäjät saavat hyödykseen valtavan määrän juristien sisältö- ja ohjelmointityötä, huippulaatuisten asiakirjojen luominen onnistuu käyttäjiltä itseltään ilman juridista koulutusta.
Osakkaiden väliset suhteet
Kattava osakassopimus sitouttaa osakkaat yhteisiin tavoitteisiin ja pelastaa monilta riidoilta.
Osakassopimus on yksi osakeyhtiön tärkeimmistä sopimuksista. Osakassopimus on osakkeenomistajien välinen sopimus, jossa asetetaan pelisäännöt yhtiön omistamiseen ja johtamiseen.
Osakassopimus sisältää tyypillisesti esimerkiksi seuraavia ehtoja:
yhtiön hallintotapa
osakkaiden työskentelyvelvoitteet yhtiössä
osakkaiden oikeus ja velvollisuus myydä yhtiön osakkeet tietyssä tilanteessa
Osakassopimuksella voidaan varautua myöhempään yrityskauppaan. Yrityskaupan tunnusteluvaiheessa on suuri etu, jos yhtiössä on osakassopimus, jossa on turvattu ostajan asema. Esimerkiksi ehdot, joiden mukaan ostaja saa ostaa yrityksen halutessaan ilman vähemmistöä, ovat kullanarvoisia.
Haluatko sitouttaa yritykseesi tietyn avainhenkilön osakeomistuksella? Useimmin omistus antaa parhaan kannustimen työskennellä ahkerasti ja määrätietoisesti yhtiön hyväksi. Osakekaupasta on syytä laatia asianmukainen kauppakirja. Muista määritellä tarkasti osakkeiden omistusoikeuden siirtyminen, maksuehdot ja kaupan purkamiseen johtavat tilanteet.
Muista liittää uusi osakas myös yhtiösi osakassopimuksen osapuoleksi. Se onnistuu erillisellä liittymissitoumuksella, jossa kaikki vanhat osakkaat ja uusi osakas hyväksyvät kaupan ja osakassopimuksen uuden osapuolen.
Tärkeimmät mallit:
Yrityshallinto
Laadukkaat pöytäkirjat osoittavat yhtiön hallinnon lainmukaisuuden.
Yhtiöjärjestys asettaa säännöt osakeyhtiön toiminnalle, ja se tulee perustamissopimuksen tapaan laatia heti yhtiötä perustettaessa. Vakiomuotoisen yhtiöjärjestyksen saat laadittua helpoiten Docuella tai yritystietojärjestelmässä ilmoittaessasi uuden yhtiön kaupparekisteriin. Vakiomuotoinen yhtiöjärjestys sisältää määräykset muun muassa yhtiön kotipaikasta ja toimialasta. Perustamissopimus ja siihen liitettävä yhtiöjärjestys kuuluvat yritystietojärjestelmän niin kutsuttuun osakeyhtiön perustamispakettiin, jonka voit laatia netissä.
Kaikista yhtiökokouksista on laadittava pöytäkirjat, joihin merkitään kokouksissa tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Pöytäkirjat on arkistoitava, ja niiden tulee olla osakkeenomistajien saatavilla kahden viikon kuluessa kunkin kokouksen pitämisestä. Hyvin tehty ja asianmukaisesti allekirjoitettu pöytäkirja on vahva näyttö siitä, että päätökset on tehty osakeyhtiölain mukaan.
Myös hallituksen kokouksista on laadittava pöytäkirjat, joihin kirjataan kokouksessa tehdyt päätökset. Pöytäkirjat tulee myös arkistoida. Nämä velvoitteet ovat lakisääteisiä, mutta laadukkaat pöytäkirjat antavat myös ammattimaisen kuvan yrityksen johtamisesta esimerkiksi sijoitus- ja yhteistyöneuvotteluissa.
Tärkeimmät mallit:
Työsuhteet
Työsuhteita koskevien sopimusten laadukas hoitaminen on keskeinen osa menestyksekästä liiketoimintaa.
HR-puolen tarkastus kuuluu due diligence -prosessiin. Laadukkaat asiakirjat ovat suoria näytteitä työsuhteiden ammattimaisesta hoidosta. Työsuhteiden huolellinen hoitaminen niiden koko elinkaaren ajan parantaa myös yrityksen työnantajakuvaa vastuullisena työnantajana.
Työsuhdeasiat ovat usein riitaherkkiä. Riitatilanteet työntekijöiden kanssa voivat ikävimmillään johtaa työnantajan merkittävään vahingonkorvausvelvollisuuteen sekä yrityksen imagoa nakertaviin mainehaittoihin. Docuen palvelussa laadittujen sopimusten avulla riidat voidaan välttää jo ennakolta, ja näin ne pienentävät liiketoimintaan liittyviä riskejä.
Työsopimuksiin liittyen on myös tärkeää varmistaa, että yrityksen toimintaan liittyvät patentit ja muut immateriaalioikeudet kuuluvat yritykselle, eivätkä työntekijöille.
Tärkeimmät mallit:
Työntekijöiden sitouttaminen
Sitoutuneet työntekijät takaavat yrityksen kasvun.
Osaava ja motivoitunut henkilöstö on yritykselle merkittävä voimavara. Yrityksen menestykselle on tärkeää pyrkiä säilyttämään osaavat työntekijät yrityksen palveluksessa ja kannustaa heitä samoihin tavoitteisiin kuin yhtiön osakkeenomistajia. Kannustinjärjestelmän käyttöön ottamisella henkilöstöä voidaan motivoida toimiin, joilla luodaan yhtiölle pitkän aikavälin arvoa.
Työsuhdeoptioilla työnantajayhtiö oikeuttaa työntekijän merkitsemään työnantajayhtiön osakkeita ennalta sovituin ehdoin myöhempänä ajankohtana. Optiosopimuksen ehdot asetetaan sellaisiksi, että henkilöstö hyötyy yhtiön osakkeen arvonnoususta tulevaisuudessa.
Henkilöstöannilla työntekijöille tarjotaan mahdollisuutta tulla työnantajansa osakkeenomistajiksi. Osakkeiden merkintähinta on usein osakkeen käypää hintaa alempi – osakkeita saatetaan tarjota merkittäväksi jopa ilmaiseksi.
Tärkeimmät mallit:
Salassapito ja kilpailukielto
Liikesalaisuudet ovat yhtiön arvokkainta pääomaa.
Salassapitosopimuksen tehtävä on suojata yrityksen kullanarvoisia liikesalaisuuksia. Liikesalaisuuksia ovat esimerkiksi tuotekehitystiedot, liikeideat, yhteistyökumppanien tiedot, talousluvut ja strategia. Kaikkia liikesalaisuuksia yhdistää se, että kilpailijan tai asiakkaan tiedossa ne voivat olla hyvin vahingollisia yritykselle. Arvokkuudestaan huolimatta liikesalaisuuksia saatetaan jakaa hyvinkin hövelisti ja ilman minkäänlaista salassapitosopimusta. Erillinen kirjallinen salassapitosopimus on ensiarvoisen tärkeä aina, kun liiketoiminnasta luovutetaan arkaluontoista tietoa esimerkiksi työntekijälle, konsultille tai alihankkijalle.
On tavanomaista, että yrityksen johtohenkilöillä ja avainhenkilöillä on kilpailukieltosopimus, joka estää heitä siirtymästä kilpailijalle tai perustamasta kilpailevaa yritystä 6–12 kuukauden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Tällä pyritään vaikeuttamaan sitä, että se tietotaito, jonka yritys on työntekijälleen tarjoamalla koulutuksella ja vastuulla mahdollistanut, siirtyisi tuoreena kilpailijalle.
Tärkeimmät mallit:
Sähköinen allekirjoittaminen
Helppo ja nopea tapa allekirjoittaa yritystoiminnan dokumentit.
Sähköinen allekirjoitus on juridisesti pätevä tapa allekirjoittaa sopimukset ja muut asiakirjat Suomessa ja koko EU:ssa. Sähköistä allekirjoitusta käytettäessä palveluun syntyy aikaleima, jolla voidaan osoittaa perinteistä allekirjoitusta kattavammin allekirjoitusprosessin eteneminen ja allekirjoituksen syntyhetki. Allekirjoitukseen yhdistettävä puhelinnumero tai sähköpostiosoite antaa lisäksi perinteistä allekirjoitusta vahvemman näytön siitä, että allekirjoituksen on tehnyt juuri tietty henkilö.
Sähköisesti allekirjoitetuista dokumenteista voidaan todentaa jälkikäteen dokumentin sisällön muuttumattomuus. Asiakirjojen sisällöt ovat siis sinetöityjä ja osapuolet vahvasti tunnistettuja.
Dokumenttien hallinta
Selkeä sähköinen arkisto on yrityksen valttikortti.
Kaikki Docuella laaditut asiakirjat tallentuvat automaattisesti palvelun suojattuun arkistoon, Docue Driveen. Sinne on mahdollista tuoda vapaasti myös muita dokumentteja. Sähköinen arkistointi takaa, että tarvittavat dokumentit löytyvät aina helposti. Asiakirjoille on myös mahdollista tehdä muistiinpanoja ja asettaa muistutuksia tärkeistä päivämääristä.
Laadukkaasti järjestetty sopimus- ja asiakirjahallinto ei vain tehosta yrityksen päivittäistä työtä, vaan toimii myös valttikorttina mahdollisessa yrityskaupassa. Yrityskauppaan liittyvässä kaupan kohteen tarkastuksessa ostajalle annetaan pääsy myytävän yrityksen asiakirjoihin. Dokumenttien hallintaan panostaminen voi luoda yrityskaupassa yritykselle satojen tuhansien, jopa miljoonien eurojen arvon. Toisaalta taas huonosti hoidettuna se voi pahimmillaan olla este koko yrityskaupan toteutumiselle.
Liittyvät artikkelit
Liittyvät asiakirjamallit
Tietoa Docuesta
Docueta käyttävät niin yhden henkilön toiminimet kuin pörssiyhtiötkin.
Valmis kokeilemaan?
Docuella jopa yli 1 000 euron arvoisten asiakirjojen laatiminen onnistuu 10 minuutissa.
