Die verpflichtende E-Rechnung ab 2025: Alles, was Unternehmen wissen müssen

Diese Neuerung, die mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt wurde, markiert einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Im Folgenden werden die wichtigsten Informationen, Auswirkungen und praktische Hinweise zur Einführung der E-Rechnung zusammengefasst.

Warum die verpflichtende E-Rechnung?

Die E-Rechnung wurde eingeführt, um die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft zu fördern. Andere EU-Mitgliedstaaten wie Italien und Frankreich haben bereits ähnliche Systeme etabliert und zeigen, wie digitale Rechnungsstellung die Effizienz steigern kann. Auch Branchen wie die Automobilindustrie profitieren von der Nutzung standardisierter elektronischer Rechnungsformate, da diese eine nahtlose Integration in bestehende Lieferkettenprozesse ermöglichen. Sie bietet erhebliche Vorteile, darunter:

• Effizienzsteigerung: Rechnungsdaten müssen beim Empfänger nicht erneut erfasst werden, wodurch doppelte Arbeitsgänge und Fehler vermieden werden

• Kostenersparnis: Die Verarbeitung von strukturierten elektronischen Rechnungen ermöglicht medienbruchfreie Abläufe und reduziert administrative Aufwände

• EU-Integration: Deutschland schließt sich anderen EU-Mitgliedstaaten an, die die E-Rechnung bereits zum Standard gemacht haben

Was ändert sich?

Ab 2025 gilt eine E-Rechnung nur dann als solche, wenn sie den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Diese Norm legt fest, dass Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt werden müssen. Sie müssen dabei alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, wie etwa die Steuernummer, die Rechnungsnummer und den Ausstellungszeitpunkt, und so gestaltet sein, dass eine vollständige automatisierte Verarbeitung möglich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnungsdaten direkt in Buchhaltungssysteme integriert werden können, ohne dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist. Im Gegensatz zu einfachen PDF-Rechnungen müssen E-Rechnungen:

• in einem strukturierten elektronischen Datenformat ausgestellt sein (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD),

• eine elektronische Verarbeitung ermöglichen und

• alle gesetzlich geforderten Angaben enthalten.

Rechnungen, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, werden als „sonstige Rechnungen“ eingestuft und sind nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen betrifft:

1. Inländische Unternehmen: Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland

2. B2B-Geschäfte: Steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen im Inland

Ausnahmen:

Umsätze an Endverbraucher (B2C). Unternehmen können gegenüber Verbrauchern weiterhin Rechnungen in Papierform oder unstrukturierten Formaten wie PDF ausstellen. Voraussetzung für die elektronische Übermittlung ist jedoch die Zustimmung der Verbraucher. Diese Zustimmung wird häufig über die Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) eingeholt, in denen geregelt ist, dass Rechnungen per E-Mail oder in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden können. Alternativ kann die Zustimmung auch explizit erfolgen, beispielsweise durch ein Häkchen während des Bestellprozesses.

1. Kleinunternehmer (gemäß § 19 UStG) müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können

2. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze sind von der Pflicht ausgenommen

Übergangsregelungen

Für die Jahre 2025 bis 2027 gelten Übergangsregelungen: Diese sind besonders für kleinere Unternehmen von Vorteil, da sie Zeit schaffen, sich an die neuen Anforderungen anzupassen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro können weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verwenden, was ihnen die Möglichkeit gibt, die notwendigen technischen Systeme in ihrem eigenen Tempo einzuführen. Dies reduziert den finanziellen und organisatorischen Druck, insbesondere für Betriebe, die bisher keine umfangreichen digitalen Prozesse implementiert haben. Rechnungen in Papierform oder als PDF sind weiterhin möglich, wenn der Empfänger zustimmt. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen diese Optionen bis Ende 2027 nutzen. Ab 2028 ist die E-Rechnung für alle inländischen Unternehmen verpflichtend.

Praktische Umsetzung und Anforderungen

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie sowohl E-Rechnungen ausstellen als auch empfangen können. Folgende Schritte sind erforderlich:

• Technische Infrastruktur: Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang, jedoch wird eine Visualisierungssoftware empfohlen, um E-Rechnungen im XML-Format einsehen zu können

• Archivierung: E-Rechnungen müssen unverändert und im strukturierten Format für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden

• Datensicherheit: Unternehmen sollten geeignete Maßnahmen treffen, um Cyberattacken beim Empfang elektronischer Rechnungen zu verhindern

Vorteile für Unternehmen

Die E-Rechnung bringt neben der rechtlichen Konformität zahlreiche Vorteile: Sie ermöglicht nicht nur eine effizientere Verarbeitung von Rechnungen, sondern auch eine nahtlose Integration in bestehende digitale Tools wie Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Nutzung strukturierter Formate von Steueroptimierungen profitieren, da diese eine exaktere und schnellere Auswertung steuerlicher Daten erlauben.

• Zeitersparnis: Schnellere Verarbeitung und weniger manueller Aufwand

• Nachhaltigkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs

• Zukunftssicherheit: Integration in digitale Buchhaltungs- und Steuerprozesse

Fazit

Die verpflichtende E-Rechnung ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber auch erhebliche Chancen zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Mit frühzeitiger Vorbereitung können Unternehmen die Umstellung reibungslos meistern und langfristig von den Vorteilen profitieren.