Kundenbeziehungen stärken durch Datenschutz-Know-how

Warum personenbezogene Daten wichtig sind

Grundlegend für den Schutz personenbezogener Daten ist das Wissen über die eigenen Rechte. Die DSGVO, die 2018 in Deutschland in Kraft trat, sichert die Grundrechte und Freiheiten natürlicher Personen, insbesondere das Recht auf Schutz personenbezogener Daten.

Trotz der langjährigen Geltung der DSGVO ist vielen Unternehmen und Bürger:innen noch unklar, welche Anforderungen sie konkret erfüllen müssen. Laut einer Studie der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) haben viele Menschen nur begrenzte Kenntnisse über ihre Rechte und den Umgang mit personenbezogenen Daten.

Für eine sichere Datenverarbeitung ist es daher entscheidend, dass sowohl Unternehmen als auch betroffene Personen ihre jeweiligen Rechte und Pflichten kennen.

DSGVO in der Praxis

Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, muss die DSGVO beachten. Die Verordnung definiert sowohl Rechte der Betroffenen als auch Pflichten der Verantwortlichen. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn eine rechtliche Grundlage dafür besteht. Unternehmen müssen daher vor Beginn der Datenverarbeitung festlegen, auf welcher Basis die Verarbeitung erfolgt.

Neben der rechtlichen Grundlage müssen weitere Kriterien erfüllt sein, damit die Verarbeitung zulässig ist. Ein Datenschutzhinweis oder eine Datenschutzerklärung ist dabei ein zentrales Werkzeug, um Transparenz zu schaffen. Sie informiert die Betroffenen klar und verständlich darüber:

• Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden

• Auf welcher rechtlichen Grundlage die Daten erhoben werden

• Wer Zugang zu den Daten hat

• Wie Daten ggf. weitergegeben oder in Drittländer übertragen werden

Da Unternehmen unterschiedliche Arten von Daten und Verarbeitungstätigkeiten haben, unterscheiden sich die erforderlichen Inhalte je nach Kontext. DSGVO-Regeln gelten nicht nur für die Datenschutzerklärung, sondern in allen Bereichen, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Beispiele:

• Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags, wenn externe Dienstleister, z. B. für die Gehaltsabrechnung, eingebunden werden

• Informationen über den Einsatz von Cookies auf der Unternehmenswebsite und die Möglichkeit für Nutzer:innen, der Verarbeitung zu widersprechen

Warum Datenschutzwissen wichtig ist

Unternehmen, die die Anforderungen der DSGVO erfüllen wollen, müssen die Pflichten genau kennen. Laut BfDI verzichten manche Bürger:innen auf bestimmte Handlungen aus Unsicherheit über die Verarbeitung ihrer Daten – unnötigerweise.

Durch transparente Kommunikation über die Datenverarbeitung können Unternehmen nicht nur die DSGVO einhalten, sondern auch Vertrauen bei Kund:innen stärken.

Auf Websites der Europäischen Kommission und der BfDI finden sich umfassende Informationen zum Datenschutz und zu Pflichten für Unternehmen. Digitale Plattformen wie Docue bündeln wichtige Informationen praxisnah, z. B.:

• Was ist DSGVO und gilt sie für mein Unternehmen?

• Wer ist eigentlich Verantwortlicher für personenbezogene Daten?

• Fünf zentrale Punkte für die eigene Datenschutzrichtlinie

• Was genau sind personenbezogene Daten?

• Bedeutung von Auftragsverarbeitern

Einhaltung ist entscheidend

Die Einhaltung der Datenschutzgesetze ist nicht nur gesetzliche Pflicht – sie schützt auch das Vertrauen der Kund:innen. Verstöße können hohe Bußgelder nach sich ziehen und die Reputation eines Unternehmens gefährden.

Datenschutzrichtlinien und Verträge können aufwendig, zeitintensiv und teuer sein. Hier bietet Docue Unterstützung:

• Anpassbare Vertragsvorlagen für sämtliche Nutzerfunktionen

• Rechtssicher und auf deutsche Unternehmensanforderungen zugeschnitten

• Effizient, kostengünstig und qualitativ hochwertig

Für eine feste monatliche Gebühr stehen zahlreiche rechtssichere Verträge zentral bereit. Mit einfacher E-Signatur und sicherer Ablage ist Docue eine praktische Lösung für Unternehmen, die Datenschutz effizient umsetzen möchten.