Neues Jahr, neue Regelungen: So gehst du als Unternehmer mit den Änderungen im Arbeitsrecht ab 01.01.2025 sicher um

Bürokratieentlastungsgesetz IV: Neue digitale Möglichkeiten zur Erfüllung der Nachweispflichten ab 2025

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV hat der Gesetzgeber zum 1. Januar 2025 beschlossen, einige wichtige Neuerungen im Nachweisgesetz, dem Bürgerlichen Gesetzbuch und der Gewerbeordnung umzusetzen. Diese Änderungen sollen dir als Arbeitgeber die Erfüllung deiner Nachweispflichten erleichtern und gleichzeitig für deine Beschäftigten mehr Transparenz schaffen.

Eine wesentliche Neuerung betrifft die Form des Nachweises: Statt der bislang vorgeschriebenen Schriftform reicht künftig die Textform aus. Das bedeutet, dass du wesentliche Vertragsbedingungen einfach digital übermitteln und dokumentieren kannst – ein erheblicher Schritt in Richtung digitale Verwaltung und weniger Papieraufwand.

Die wichtigsten Änderungen im Überblick:

1. Textform als Standard für Arbeitsverträge und Vertragsbedingungen

Für den Nachweis der Arbeitsbedingungen wie Arbeitszeiten, Vergütung und Urlaubsanspruch ist die elektronische Textform nun ausreichend. Damit genügt es, wenn deine Beschäftigten die Vertragsbedingungen digital empfangen und den Erhalt bestätigen. Diese neue Regelung ermöglicht es dir, Verträge ohne handschriftliche Unterschrift zu erstellen und zu versenden, sofern die Dokumente dauerhaft zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sind. Nach wie vor haben Mitarbeitende jedoch das Recht, die Bedingungen in Schriftform zu verlangen, und du musst dies dann erfüllen.

2. Vertragsänderungen und Befristungen

Ab 2025 können auch Änderungen wesentlicher Vertragsbedingungen in Textform übermittelt werden. Früher war hier die Schriftform erforderlich, nun genügt es, die Änderungen digital zu versenden, wenn deine Mitarbeitenden keine handschriftlich unterzeichnete Version anfordern.

Für Arbeitsverträge mit Befristungsvereinbarungen ist jedoch weiterhin Vorsicht geboten: Diese benötigen zwingend die Schriftform, sofern sie im Sinne des Teilzeit- und Befristungsgesetzes befristet sind. Eine Ausnahme stellt allerdings eine Abrede zur Altersgrenze dar, z. B. eine Vereinbarung bis zum Renteneintritt; in diesem Fall ist die Textform ausreichend.

3. Besondere Anforderungen für Branchen mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit

Die Option zur digitalen Übermittlung gilt nicht in allen Bereichen. Unternehmen in Branchen, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind (z. B. Baugewerbe, Gastgewerbe, Gebäudereinigung), müssen weiterhin auf die klassische Schriftform zurückgreifen, um die Nachweispflichten zu erfüllen.

4. Erleichterung bei Zeugnissen: Elektronische Ausstellung ab sofort erlaubt

Ein Arbeitszeugnis kann ab 2025 mit Einwilligung des Arbeitnehmers auch in elektronischer Form ausgestellt werden. Bislang war ausschließlich ein schriftliches, unterschriebenes Dokument erlaubt. Nun bietet sich dir als Arbeitgeber die Möglichkeit, Zeugnisse digital zu versenden, wenn der Arbeitnehmer dem im Vorfeld zugestimmt hat.

5. Praktische Umsetzung und Vorteile für dich

Die neuen Regelungen bedeuten weniger Aufwand für den Nachweis und die Verwaltung von Arbeitsverträgen und anderen Dokumenten. Künftig genügt es, Verträge und Änderungen digital zu versenden, solange sie gespeichert und von den Mitarbeitenden bestätigt werden können. Der gesamte Prozess wird dadurch effizienter, ohne dass du Abstriche bei der Rechtssicherheit machen musst.

So unterstützt Docue dich bei den Änderungen

Zum 01.01.2025 werden wir die betroffenen Vorlagen anpassen. Mit den angepassten Vorlagen von Docue kannst du alle neuen Anforderungen mühelos erfüllen. Unsere Plattform bietet dir folgende Lösungen:

1. Arbeitsverträge und Nachweise in Textform: Unsere Vorlagen werden angepasst so konzipiert, dass du Verträge und Vertragsänderungen ganz einfach in Textform erstellen und digital unterzeichnen lassen kannst. So sparst du den Aufwand für Ausdruck und Versand und kannst die Nachweise jederzeit digital archivieren.

2. Rechtssichere Empfangsbestätigung: Docue sorgt dafür, dass der Empfang deiner Dokumente durch die Mitarbeitenden bestätigt wird, um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Du wirst daran erinnert, wenn eine schriftliche Version gefordert wird, und unser System dokumentiert den gesamten Prozess.

3. Digitale Arbeitszeugnisse: Auch Arbeitszeugnisse lassen sich mit Docue künftig rechtssicher digital ausstellen, wenn der Mitarbeitende zustimmt. Dies vereinfacht den Prozess erheblich und spart Zeit bei der Verwaltung. Hier werden wir eine neue Vorlage in unserer Datenbank bereitstellen, damit du dir unkompliziert die Zustimmung im Vorfeld einholen kannst.

4. Ausreichend Speicherplatz: Das smarte und sichere Archiv von Docue stellt sicher, dass du die benötigten Dokumente schnell findest. Und das nicht nur heute, sondern auch noch nach Jahren. Weise deinen Nutzern Rollen zu, um den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren und nutze die Erinnerungsfunktion, um keine wichtigen Fristen zu verpassen.

Docue bietet dir alles, was du brauchst, um mit den neuen gesetzlichen Anforderungen ab dem 01.01.2025 effizient und sicher umzugehen. Mit den angepassten Vorlagen und digitalen Tools erleichtern wir dir die Einhaltung der Nachweispflichten und bringen dir echte Entlastung im Alltag.

Die Autorin ist Legal Counsel bei Docue.