En extra bolagsstämma hålls endast om det behövs
En extra bolagsstämma, där protokoll (extra bolagsstämma, protokoll) förs, ska hållas om styrelsen anser att det finns skäl till det eller om det föreskrivs i bolagsordningen. I allmänhet hålls en extra bolagsstämma huvudsakligen i en situation där ett visst ärende är så brådskande att ett beslut inte kan skjutas upp till nästa ordinarie bolagsstämma (den så kallade årsstämman).
Hur skiljer sig en extra bolagsstämma från en årsstämma?
Aktieägarna utövar sin beslutande makt i aktiebolaget på bolagsstämman. I praktiken beslutar bolagsstämman endast om de mest betydelsefulla frågorna, såsom val av styrelse och ärenden gällande aktierna i bolaget. Typen av bolagsstämma (årsstämma eller extra bolagsstämma) är inte relevant för stämmans behörighet (men notera att vissa ärenden alltid enligt aktiebolagslagen ska beslutas på årsstämman, t.ex. fastställande av årsredovisningen och beviljande av ansvarsfrihet för ledningen). Reglerna för hur en stämma ska gå till är också lika vid båda typerna av bolagsstämma – de måste exempelvis sammankallas på samma sätt.
Protokoll ska upprättas och arkiveras
Vid en extra bolagsstämma måste det föras protokoll (extra bolagsstämma, protokoll). I protokollet ska resultatet av eventuella omröstningar och de beslut som fattas vid stämman antecknas. Protokollen arkiveras sedan och ska göras tillgängliga för samtliga aktieägare inom två veckor från respektive stämma. Ordentliga och tydliga protokoll ger även en professionell bild av företagsledningen, exempelvis för revisorer och i samband med investeringsförhandlingar.
Vad innehåller Docues protokollmall för extra bolagsstämma?
Docues mall för extra bolagsstämma (extra bolagsstämma protokoll, mall) bygger på aktiebolagslagens bestämmelser och innehåller färdiga modellklausuler för följande beslut:
Dispositioner av vinst och förlust
– Åtgärder som berör vinst eller förlust (t.ex. utdelning)
Uppdelning eller sammanläggning av aktier
– Ökning av antalet aktier genom uppdelning av aktier (s.k. aktiesplit)
– Minskning av antalet aktier genom sammanläggning av aktier (s.k. omvänd aktiesplit)
Nyemission
– Nyemission av aktier
– Riktad nyemission (med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt)
– Bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission (”emissionsbemyndigande”)
Emission av teckningsoptioner
– Emission av teckningsoptioner
– Bemyndigande för styrelsen att besluta om beviljande av teckningsoptioner (”optionsbemyndigande”)
Annat beslutsfattande
– Ändring av bolagsordningen
– Likvidation
Hur bolagsstämman går till, i stora drag:
En extra bolagsstämma går i regel till som följande:
- Bolagsstämman öppnas normalt av styrelsens ordförande eller den som styrelsen utsett.
- De närvarande väljer en ordförande för stämman (om inte annat föreskrivs i bolagsordningen). Stämmans ordförande ansvarar för att upprätta ett protokoll och en röstlängd i vilken det anges närvarande aktieägare samt antal aktier och röster som varje aktieägare har. I Docues protokollmodell finns även möjligheten att upprätta en sådan röstlängd.
- I regel får bolagsstämman endast besluta om ärenden som nämns i stämmokallelsen eller som enligt lag eller bolagsordningen ska behandlas på stämman.
- Om det, angående ett beslut, inte råder enhällighet ska ärendet på en aktieägares begäran gå till omröstning. I ärenden som inte rör val utgörs bolagsstämmans beslut av den mening som har fått mer än hälften av de avgivna rösterna. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. För beslut i vissa ärenden krävs dock kvalificerad majoritet. Vid val anses den som har fått flest röster vald.
- Protokollet ska undertecknas åtminstone av stämmans ordförande och en av protokolljusterarna och därefter arkiveras. Protokollet ska sedan göras tillgängligt för samtliga aktieägare inom två veckor från stämman. Bolaget ska spara det undertecknade protokollet.
Tags: extra bolagsstämma protokoll, extra bolagsstämma protokoll mall
