Kwalifikowany podpis elektroniczny – kiedy dokument elektroniczny jest równy formie pisemnej?

Polski system prawny

W polskim systemie prawnym tylko kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) jest co do zasady traktowany tak samo jak podpis odręczny. Oznacza to, że dokument podpisany kwalifikowanym podpisem spełnia wymagania formy pisemnej, o której mowa w kodeksie cywilnym. Pozostałe rodzaje podpisów elektronicznych – np. podpisy oferowane przez różne platformy – nie mają tego statusu.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Prawo unijne (rozporządzenie eIDAS) wyróżnia trzy typy podpisów elektronicznych. Różnią się one poziomem bezpieczeństwa oraz skutkami prawnymi jakie wywołują.

1. Zwykły podpis elektroniczny

To najprostszy rodzaj podpisu. Może nim być w zasadzie każda forma potwierdzenia tożsamości lub zgody w środowisku cyfrowym.

Przykłady:

• kliknięcie „akceptuję regulamin”,

• wpisanie imienia i nazwiska w formularzu online,

• zaznaczenie checkboxa pod oświadczeniem.

Zwykły podpis może być wystarczający w relacjach B2B lub tam, gdzie przepisy nie wymagają formy pisemnej. Jednak nie zastępuje podpisu odręcznego.

2. Zaawansowany podpis elektroniczny

To podpis spełniający określone wymogi techniczne z art. 26 eIDAS (m.in. unikalne powiązanie z podpisującym, kontrola nad danymi, wykrywalność zmian dokumentu). Jednak nie musi być oparty na kwalifikowanym certyfikacie.

Przykłady:

• podpis osobisty (E-dowód),

• podpis zaufany w Profilu Zaufanym,

• podpis tworzony w niektórych platformach biznesowych, gdzie tożsamość podpisującego została potwierdzona dodatkowo (np. SMS-em, loginem bankowym, profilem użytkownika).

Zaawansowany podpis jest bardziej bezpieczny i lepiej uwierzytelniony, ale mimo to wciąż nie jest równoważny formie pisemnej.

3. Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES)

To najwyższy poziom podpisu elektronicznego. Korzysta z niego osoba posiadająca kwalifikowany certyfikat, wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania (np. EuroCert, Certum, Autenti, KIR). Listę kwalifikowanych dostawców znajdziesz na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.

Tylko ten podpis jest prawnym odpowiednikiem podpisu własnoręcznego - spełnia wymóg formy równoważnej formie pisemnej.

Co warto wiedzieć?

• Tylko kwalifikowany podpis umożliwia zachowanie formy pisemnej.

• Wygląd podpisu (widoczny/niewidoczny) nie wpływa na jego ważność.

• Liczy się ważność certyfikatu w momencie podpisania.

• Podpis kwalifikowany jest uznawany na terenie wszystkich państw członkowskich UE.

Podsumowanie

Kwalifikowany podpis elektroniczny to jedyna forma podpisu online, która w polskim prawie jest równoznaczna z podpisem własnoręcznym. W praktyce oznacza to, że tylko dokument opatrzony takim podpisem spełnia wymóg zachowania formy równoważnej formie pisemnej.

Co ważne, kwalifikowany podpis elektroniczny jest uznawany na terenie całej Unii Europejskiej, zgodnie z przepisami rozporządzenia eIDAS — czego nie zapewniają inne rodzaje e-podpisów.

Zwykłe i zaawansowane podpisy elektroniczne mogą być przydatne w codziennych transakcjach biznesowych, ale nie gwarantują pełnej mocy prawnej tam, gdzie prawo wymaga formy pisemnej. Kluczowe jest więc świadome dobranie rodzaju podpisu do rodzaju dokumentu oraz upewnienie się, że w chwili podpisania kwalifikowany certyfikat był ważny. Dzięki temu masz pewność, że dokument podpisany elektronicznie wywoła dokładnie takie skutki, jakich oczekujesz.