Laadi yritystoiminnan sopimukset kirjallisena – 10 syytä miksi

1. Turvaat selustasi – vähennät riitojen mahdollisuutta

Suulliset sopimukset voivat tekohetkellä vaikuttaa helpolta vaihtoehdolta. Tosiasiassa niihin liittyy kuitenkin riskejä, jotka saattavat realisoitua vasta pitkänkin ajan päästä. Tällaisia riskejä ovat sopimuksen olemassaoloa, sopimukseen sisällytettyjä ehtoja tai näiden ehtojen tulkintaa koskevat ristiriidat.

Suullisen sopimuksen alkuperäistä sisältöä on jälkeenpäin erittäin vaikea näyttää toteen. Seurauksena on tyypillisesti turhauttava “sana sanaa vastaan” -tilanne, jonka ratkaisemiseksi joudutaan käymään pitkiä ja vaikeita neuvotteluja. Osapuolten erilaisten käsitysten syynä voi olla niin toisen sopijapuolen vilpillinen mieli kuin inhimillinen unohduskin.

2. Sopimuksen sisältö on helppo todeta

Kirjallisesta sopimuksesta käy nopealla silmäyksellä ilmi sopimuksen sisältö. Jos sopimusosapuolten lisäksi muidenkin henkilöiden tulee tietää sopimuksen sisällöstä, on sopimus tällöin paikallaan laatia kirjallisena.

Kirjallinen sopimus toimii myös selkeänä laskutusperusteena ja todisteena siitä, mitä jonkin laskutettavan tavaran tai palvelun osalta on sovittu.

3. Laki edellyttää tietyissä tapauksissa kirjallista muotoa

Sopimuksia solmittaessa vallitsee lähtökohtaisesti muotovapaus, jonka mukaan sopimus voidaan laatia osapuolten haluamalla tavalla – käytännössä kirjallisesti tai suullisesti. Tästä poikkeuksena ovat tietyt sopimukset, jotka on niitä erikseen koskevien lakien mukaan tehtävä kirjallisessa muodossa, jotta ne olisivat päteviä.

Kirjallisuusvaatimus koskee esimerkiksi osakeyhtiön perustamissopimusta, avioehtosopimusta sekä kiinteistön kauppakirjaa. Näihin sopimuksiin liittyy lisäksi muita muotovaatimuksia. Myös esimerkiksi kuitit ja velkakirjat ovat aina kirjallisia.

4. Voit poiketa lainsäädännössä asetetuista oletussäännöistä

Lainsäädännössä on runsaasti sääntöjä, joista voidaan poiketa osapuolten välisellä sopimuksella. Esimerkiksi työsopimuksen irtisanomisajat määräytyvät suoraan lainsäädännön perusteella, elleivät osapuolet poikkea näistä keskinäisellä sopimuksella. Osapuolet voivat lainsäädännön asettamissa raameissa sopia haluamallaan tavalla oletusirtisanomisajasta poikkeavan irtisanomisajan.

5. Sopimus tulee valmisteltua huolellisemmin

Suullinen sopimus solmitaan yleensä nopeasti ja vaihtelevissa olosuhteissa. Kirjallisen sopimuksen myötä sopimisesta tulee läpinäkyvämpää, kun osapuolet voivat rauhassa tutustua alustaviin sopimusehtoihin ja tarvittaessa kysyä myös muiden mielipidettä niistä. Sopimuksen sisällöllinen harkinta ja sitä myötä sitoutuneisuus sopimukseen kasvavat molemminpuolisesti.

Nykyään sopimuksia ei tarvitse enää allekirjoittaa kasvotusten hankalissa yhteistilaisuuksissa. Kun ehdoista on päästy yhteisymmärrykseen, sopimuksen voi allekirjoittaa sähköisesti.

6. Annat ammattimaisen kuvan yrityksestäsi

Kirjallisten sopimusten ansiosta yrityksesi liiketoiminta on uskottavampaa niin asiakkaiden kuin yhteistyökumppaneidenkin silmissä. Laatimalla sopimuksesi kirjallisesti osoitat sopimuskumppanillesi, että hoidat hallintosi ja liiketoimintasi ammattimaisesti.

Ammattimainen imago houkuttelee itsessään uusia asiakkaita, koska näyttäydyt pätevänä neuvottelukumppanina, jolle liiketoiminnassa menestyminen on tärkeää.

7. Kirjallisia sopimuksia on helppo hallita

Eri tahojen kanssa tehtyjen suullisten sopimusten hallinta on vaikeaa ja kuormittavaa. Liiketoiminnan kasvaessa sopimusten ja henkilöstön määrä lisääntyy, jolloin suullisten sopimusten käyttäminen muodostuu käytännössä mahdottomaksi. Siksi kirjallinen sopimuskäytäntö kannattaa omaksua jo toiminnan alusta alkaen.

Kirjallisten sopimusten sähköinen arkistointi on suositeltavaa. Näin säästyt paperikopioiden säilyttämiseltä, mapittamiselta ja epäluotettavalta sähköpostisäilytykseltä. Sähköinen arkistointi myös takaa, että löydät tarvitsemasi dokumentit aina helposti.

8. Sopimukset vaikuttavat yrityksesi arvoon

Yrityksen arvonmääritys tulee yleensä ajankohtaiseksi yrityksen myynti- ja ostotilanteissa sekä sukupolvenvaihdosten yhteydessä. Kirjallisilla sopimuksilla on merkitystä yrityksen arvoon ja siihen, millainen kokonaiskuva yrityksestä saadaan.

Esimerkiksi yrityskauppaan liittyvässä kaupan kohteen tarkastuksessa ostajalle annetaan pääsy myytävän yrityksen asiakirjoihin. Kirjallisten sopimusten puuttuminen voi pahimmillaan olla este yrityskaupan toteutumiselle.

9. Asiointi viranomaisten kanssa yksinkertaistuu

Kirjallisesti tehdyt sopimukset helpottavat asiointia eri viranomaisten, kuten Verohallinnon, kanssa. Usein viranomaiset (samoin kuin esim. pankit) vaativat kirjallista dokumentaatiota, vaikka lainsäädännössä sitä ei edellytettäisikään. On paljon helpompaa hoitaa asiakirjat alusta asti kuntoon kuin ryhtyä laatimaan niitä jälkikäteen.

10. Kuluttajasopimusten riski pienentyy

Kuluttajille annetaan lainsäädännössä erityistä suojaa. Jos kirjallista sopimusta ei ole tehty, joudut sinä elinkeinonharjoittajana kantamaan riskin epäselvyyksistä. Kirjallisten sopimusten avulla voit pienentää kuluttajasopimusten riskejä sekä parantaa asemaasi mahdollisten riitojen varalta.

Miksi Docue?

1. Sopimukset helposti pikavalinnoin

   Käytettävissäsi on yli 400 erilaista asiakirjamallia, joiden laadinta pikavalintojen avulla on helppoa – ja lopputulos aina laadukas.

2. Kiinteä kuukausihinta

   Kaikki asiakirjamallit ovat käytettävissäsi edulliseen, etukäteen tiedossa olevaan kuukausihintaan.

3. Sähköinen allekirjoitus ja arkisto

   Allekirjoitat valmiit asiakirjat helposti sähköisellä allekirjoituksella, jonka jälkeen asiakirjat tallentuvat automaattisesti palvelun arkistoon.